6 enkla sätt att minska pappersförbrukningen på ditt kontor

chansen är att ditt företag vill vara mer miljömedvetet, både för att allmänheten förväntar sig det och du vill uppträda etiskt och ansvarsfullt. Utöver detta, om du minskar din pappersförbrukning kan du också förenkla din verksamhet och spara pengar. Medan det går papperslöst kan det verka skrämmande nu, det finns gradvisa steg du kan vidta för att säkerställa att ditt kontor gör övergången så sömlöst som möjligt.

Budget för inkrementella pappersminskningar

om du planerar att dramatiskt minska din användning av papper eller gå papperslös helt, kommer ett plötsligt skifte nästan säkert att störa ditt företags arbetsflöde. Leta istället efter sätt att skära ner gradvis. Börja med din budget och bestäm var du inte behöver papper längre, ta sedan itu med detta område under flera månader. Till exempel, om en avdelning som kan gå papperslös har en budget på $2,000 i årliga pappersförnödenheter, syftar till att minska detta antal med $200 varje månad. Om du hellre vill göra ändringar i alla delar av ditt företag, försök att minska avdelningspappersanvändningen totalt sett med en viss procentandel varje månad.

säkerhetskopiera allt elektroniskt

vissa kontorsarbetare och chefer älskar att göra mer än en kopia av varje dokument. Detta grundliga sätt att arkivera gör det säkert lättare för interna granskningar eller externa revisioner, men mängden utrymme som dessa kopior tar upp fördubblas. Istället för att fysiskt duplicera allt, överväg att säkerhetskopiera viktiga filer på en dator eller ägna serverlagring till viktiga dokument. Du kanske också vill använda externa hårddiskar, minnen eller molnet för mer bekväm hämtning av värdefulla dokument.

Tänk på elektroniska transaktioner

om du är ett företag som gör en hel del upphandling, överväga alternativ till att skicka checkar eller skriva ut inköpsorder. Det finns flera B2B-alternativ när det gäller e-handelstransaktioner, till exempel direkta insättningar. Det är inte bara mycket snabbare för dig att göra dessa transaktioner online, du hoppar över alla dagar det normalt tar för checkar att komma fram eller behandlas. Programvara som vår kan hjälpa till att effektivisera transaktioner och inköpsorder, samtidigt som du skär ner på papper också.

utför all intern kommunikation online

Hjälp din personal att sparka vanan att skriva ut noteringar eller lämna gula post-it-anteckningar på ditt skrivbord genom att kräva användning av e-post-eller snabbmeddelandeprogram. Försök att genomföra möten utan att använda papper genom att ge presentationer med PowerPoint eller Google Slides och skicka dagordningar via e-post. Kom ihåg att om allt annat misslyckas kan du också prata med din personal eller ledning på gammaldags sätt: via telefon eller personligen.

Beställ lättare och tunnare papper

om det ser ut som att gå papperslöst är ett mer avlägset mål än tidigare realiserat, finns det några kortsiktiga lösningar du kan göra som minskar ditt miljöpåverkan. Börja med att minska obligationslager från säga, 50 lbs till 20 lbs. Undvik också bestruket eller speciallager där det är möjligt eller använd det bara för dokument som du kanske delar med en klient.

Bestäm vad som behöver skrivas ut

i dagens moderna hemmakontor har du förmodligen en bra uppfattning om vilka dokument som behöver utfärdas i papperskopia och vad som kan delas elektroniskt. Det är till exempel lättare att hantera dina bokföringsdokument på skärmen i ett lättläst format. Ändå kan det finnas viss dokumentation som ska skrivas ut, till exempel bokslut eller formellt presentationsmaterial. Diskutera dessa standarder med dina anställda så att de känner sig bemyndigade att fatta beslut om skrivaranvändning på egen hand. Om något behöver skrivas ut, uppmuntra anställda att använda mindre teckensnitt eller skriva ut på båda sidor av arket.

minska pappersförbrukningen och spara några träd

mycket få av dessa tips innebär några drastiska förändringar i kontorsbeteende eller plötsliga förändringar i företagets arbetsflöde. När de väl är utförda sparar de inte bara ditt företags pengar i pappersorder, utan dyrbar tid involverad i hantering, underhåll och noggrant sökning efter tryckta dokument. Dessutom kommer du sannolikt att ha större sinnesfrid att veta att du kanske har sparat några träd i år.