6 steg för att organisera dina skattedokument

Mar 23, 2018 | skatter

situationen

varje år skjuter jag upp mina skatter tills en sista minuten scramble för kvitton och dokument. (Jag har en sidospel som säljer vintagemöbler, så jag har massor av affärskostnader att hantera.) När jag äntligen är klar med arkivering kastar jag allt i en låda och skjuter den i garderoben, men de lådorna staplar upp. Det finns så mycket saker att hålla reda på före och efter skattedagen, men jag är aldrig säker på vad jag ska behålla och hur länge. Hjälp!

—Megan, Coeur d ‘ Alene, Idaho

lösningen

du är inte den enda skattesäsongen procrastinator—inte med ett långt skott. Upp till en fjärdedel av alla skattefiler väntar till de sista två veckorna före IRS-tidsfristen för att få sin avkastning. Som, som du redan har samlat, är inte supersmart, eftersom de flesta kommer att få återbetalning. Men för någon som du, simma i kvitton och kryptera för dokument, smärtan är akut.

vet detta, men: när du biter på kulan och blir organiserad, kommer den lättnad du känner att vara som vikten av tusen kvitton som lyfts av dina axlar.

“att lära sig att organisera dokument är en färdighet som alla kan lära sig”, säger Rashelle Isip, en New York City – baserad organisationskonsult som bloggar på TheOrderExpert.com. ” Ja, det kräver tålamod, disciplin och engagemang för att sätta och hålla pappersarbete i ordning, men avkastningen kan vara bra när det gäller ens sinnesfrid.”

OK, men när du står längst ner i Monteringspapper, hur börjar du ens sortera igenom allt? Och hur vet du vad du ska behålla och vad du ska strimla när du är klar? Här är några tips för att komma igång.

1. gör en investering i förskott. Att kasta en räkning eller ett kvitto i en hög någonstans i ditt hus tar ungefär 0,3 sekunder. (Jag är säker på att någonstans i världen finns det en forskare som studerar detta.) Att sortera ut allt kommer skattetid kan ta ungefär … för alltid. Budgetering mer tid på framsidan-en timme eller två för att inrätta ett arkivsystem, en minut eller så för att lämna in varje nytt papper—kommer att löna sig big-time. Du kommer att spendera mycket mindre tid på att vandra runt i huset och leta efter saker och muttra under andan som en galen person.
2. skapa ett centraliserat system för pappersdokument. Detta kan låta komplicerat, men Isip rekommenderar en enkel metod. “Det är lättare att ta emot, öppna och bearbeta lön, inkomst och investeringsdokument när du har en utsedd lagringsplats för dem i hemmet eller kontoret”, sa hon. “Att helt enkelt märka en manila-mapp “skattedokument” och placera relevanta material inuti det kan göra tricket, liksom en dragspelfilmapp, skokartong eller till och med en tidningshållare.”
3. elektronisk registrering är där den är på. Om tanken på pappersarbete freaks dig—eller om du bara är en techie typ av person—skanna dina kvitton och ladda ner dina online-uttalanden i en mapp på din dator. (Om du inte har en skanner fungerar telefonappar som Genius Scan eller Scanner Pro bra.) Ja, IRS är A-OK med den här metoden. Om du använder elektroniska poster måste du dock säkerhetskopiera dem säkert i ett moln som Dropbox eller Google Cloud. Det här är inte bara min inre IT-avdelning som pratar; det är ett IRS-krav. (Även personer som håller papperskopior av allt bör lagra en elektronisk kopia i molnet.)
4. latskap kan kosta dig-bokstavligen. När det gäller elektroniska uttalanden och formulär är det frestande att bara lämna dem online tills du behöver dem. Många institutioner gör elektroniska register fritt tillgängliga på sina webbplatser under bara en period av, säg, ett år eller arton månader—kanske mindre. Därefter kan du behöva begära dem, vilket kan ta några dagar. Du kan till och med bli ombedd att betala en avgift.
5. underhåll förhindrar kris. Om du har skapat ett system är du halvvägs där. Den andra hälften använder den. Välj en viss tid till fil: varje dag när du får posten, varje fredag medan du tittar på Great British Baking Show, eller när du betalar dina räkningar. Isip hade en klient, en småföretagare, för vilken skattesäsongen “alltid slutade vara en prövning.”Hon rådde sin klient att bära en fysisk mapp runt under dagen för kvitton och sedan deponera dem på en central plats hemma varje natt, under hela året. Det fungerade.
6. följ ” regeln för evigt eller sju år.”I allmänhet har IRS tre år att granska dig när du lämnar in en avkastning, men om det identifierar ett väsentligt fel kan det gå tillbaka längre, i allmänhet sex år. Men om någon lämnar in en bedräglig avkastning eller försöker hoppa över att betala skatt helt och hållet, finns det ingen stadga för begränsningar. Så du borde behålla din avkastning – och dina W – 2s och 1099s-för alltid, och stödja finansiella dokument i sju år. (För mycket mer om vad du ska behålla och hur länge, se det praktiska ekonomiska arkiveringstabellen i kapitel 2 i min bok få ett ekonomiskt liv.)

skjut inte upp att bli organiserad förrän Monteringspapper försvinner magiskt. Istället för att göra dina skatter på ditt vanliga, kaotiska sätt i år, skapa den mappen och gå på kvittojakt. Organisera dina W-2s och 1099s. Go digital. Du kommer att sätta ett prejudikat för bättre skattesäsongsbeteende nästa år. Vem säger att det är för sent för nyårslöften?