6 typer av personal Records & varför de är viktiga att hålla

personal records är det vanliga sättet att dokumentera en anställds relation med ett företag eller en organisation. I vissa fall innehåller dessa poster ganska allmän information, medan andra gånger kan de innehålla privata eller konfidentiella detaljer. Oavsett filtyp måste personalregister uppdateras regelbundet för att säkerställa operativ effektivitet och framgång.

vad är personalregister?

personalregister, eller personalfiler, är register som hänför sig till anställda i en organisation och består av omfattande, ackumulerad information. Personalregister upprätthålls vanligtvis av en byrås HR-avdelning och innehåller relevanta insikter om en anställds ansökan, arbetsbeskrivning, lönedata och mer.

6 olika typer av personalregister

även om det finns en rad personalregister som en organisation kan använda, passar alla dessa dokument i en av sex kategorier. Av dessa kategorier tenderar de vanligaste refererade att anställa dokument och rapporter om arbetsprestanda.

1. allmän information: denna gruppering ecompasses personlig information som den anställdes fullständiga namn, födelsedatum, personnummer, telefonnummer, adress, och eventuellt deras akuta kontaktnummer, också.
2. Anställningsdokument: de flesta arbetsgivare hänger på dokument som används i anställningsprocessen, till exempel anställningsansökningar, arbetsbeskrivningar och CV eller omslag.
3. anställningsavtal: Ibland regleras aspekter av förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare av officiella handlingar som fackliga kontrakt, konkurrensavtal och sekretess-eller sekretessavtal.
4. ersättning: poster relaterade till ersättning (och förmånsinformation) inkluderar W-4s, mottagarformulär, löneposter och tidskort för tidigare år.
5. jobbprestanda: det här avsnittet är ganska brett, men kan innehålla prestationsutvärderingar, korrigerande åtgärder, disciplinära brev, utmärkelser, nomineringar, utbildning, referenser, träningsrekord eller kampanjer inom byrån.
6. Post-employment information: på samma sätt arbetsgivare behålla anställa dokument, många fil post-employment information också. Dessa dokument är saker som ett avgångs-eller uppsägningsbrev, slutlig prestationsbedömning och slutlig lönecheck.

6 poster som ska förvaras i en separat, konfidentiell fil

det är bra — och ofta juridiskt krävs — att hålla vissa anställdas register och information i en konfidentiell fil som är skild från resten av ditt pappersarbete. Korrekt hantering av personalregister kan ta lite extra ansträngning, men det är ett nödvändigt steg mot att skydda integriteten för alla anställda eller anställda.

1. Bakgrundskontrollresultat: Bakgrundskontrollresultat sträcker sig från tidigare anställningsverifiering, till kredithistoria, till en sökandes kriminella historia. Genomförande av bakgrundskontroller görs för att säkerställa säkerheten för varje anställd.
2. tvister dokument: tvister är en process för att hantera tvister inom domstolssystemet. Dokument som är involverade i en rättstvist (dvs. den omtvistade åtgärden själv eller domarens slutliga beslut) bör alltid lagras i en konfidentiell handling.
3. Form i-9s: Form i-9s används för att verifiera identitets-och anställningstillstånd för personer som anställts för arbete i USA. Eftersom dessa formulär har mycket känslig, personligt identifierbar information, kräver de noggrant skydd.
4. journaler: alla anställningsrelaterade dokument som innehåller medicinsk information måste sparas oberoende av andra personalfiler, så ingenting avslöjas oavsiktligt eller delas med en annan anställd.
5. federala och statliga ledighetsdokument: de flesta federala och statliga arbetstagare får betald ledighet varje år för situationer som födelse, adoption eller fosterplacering av ett nytt barn; vård av en make, barn eller förälder; militär Vård och ledighet; och personliga hälsoskäl, som alla är helt konfidentiella.
6. Medarbetarutredning: dokument som hänvisar till en anställds disciplinära åtgärder eller en HR-utredning om en anställds anspråk måste skyddas i en konfidentiell fil som inte kan nås av andra anställda på kontoret.

varför det är viktigt att hålla personalregister uppdaterade

det gör det lättare att lämna in skatter

att revidera dina personalregister är viktigt för din organisations framgång, särskilt när du överväger hur dessa register spelar in för att lämna in statliga och federala anställdas skatter. Om du kopplar av med att uppdatera dessa dokument kommer du sannolikt att ha mer av en utmaning att fylla i de obligatoriska skatteformulären och förbereda kvartalsvisa detaljer för din lön. Men med korrekt och pågående journalföring har du mycket lättare att lämna in icke skattepliktiga löner, anställningsförmåner, semestertid, sjukfrånvaro och så vidare.

det överensstämmer med lagen

förutom att uppdatera personalregister är en bra affärspraxis är det möjligt att du måste följa vissa register för att följa bestämmelserna enligt både statlig och federal lag. Medan statliga lagar uppenbarligen varierar beroende på var du arbetar, Vill du se till att du följer gällande lagar varhelst dina kontor finns. Dessa lagar kan diktera vilken information som ska samlas in, vad din organisation kan eller inte kan göra med nämnda information och hur länge anställdas register ska lagras.

det hjälper till med löneändringar

en lönerevision skiljer sig från en lönehöjning, genom att en revision justerar hela lönestrukturen (inklusive alla primära komponenter). Eftersom en revidering är mer involverad än en traditionell höjning gör det det mycket viktigare att ha rätt information för att underlätta denna förändring. Utan exakta personalregister för att fungera som en guide kan ett antal problem beskära oss när vi försöker initiera denna modifiering. Men med uppdaterade register kan löneändringar ske sömlöst tack vare de aktuella uppgifterna och procentsatserna.

det hjälper till i en rättslig tvist

om din organisation befinner sig mitt i en rättslig tvist kommer du gärna att ha en bunt personalfiler för att stödja ditt ärende. Genom att upprätthålla personalregister kan du bevara en skriftlig historia kring en utsedd händelse (eller händelser), och i rättsliga förfaranden kan denna typ av dokumentation vara avgörande för det slutliga resultatet. Välskötta filer är det bästa sättet att citera anställdas kampanjer, lönehöjningar, disciplinära åtgärder eller till och med uppsägning, och den här typen av fysiska bevis kan gå långt för att garantera ett rättvist och balanserat beslut.

det bestämmer kampanjer eller avslutningar

en annan anledning rekommenderas att hålla personalfiler uppdaterade är att de hjälper till att bestämma kampanjer — och ibland avslöjar de också skäl för uppsägning. Om din organisation inte ändrar och förbättrar sina register kan det vara oerhört svårt att övervaka anställdas prestanda och produktivitetsnivåer. Men när du gör det till en punkt att dokumentera senhet, frånvaro och personlig prestation, kan du bättre spåra var anställda blomstrar eller misslyckas och sedan vidta åtgärder efter behov baserat på denna information.

digitalisera dina personalregister

uppdatera dina personalregister är en nödvändig del av en välorganiserad HR-avdelning, och ändå kan hantering av allt detta pappersarbete känna sig som en skrämmande (och oändlig) uppgift. Den goda nyheten är att digitalisering av dina personalfiler gör det enklare och mer strömlinjeformat för varje lag. Genom att använda digitala poster behöver du inte längre hantera klumpiga arkivskåp och istället ha dina viktiga dokument bekvämt uppladdade och tillgängliga via molnet — vilket många är överens om är det säkraste och mest effektiva sättet att hantera dokument och processer.

genom att samarbeta med Image API kan din byrå gå bortom sina staplar av papperspersonalregister och dyka in i det moderna, digitala landskapet. Image API: s digitala bildtjänster, molninnehållshantering och digital processautomatisering är utformade för att förenkla komplexiteten i registerhantering och säkerställa att din organisation uppnår mätbart värde och hållbara resultat med digital hastighet.

att gå digitalt med personalregister gör det lättare och säkrare att hantera filer på rätt sätt. Att hålla vissa personalfiler konfidentiella förenklas med olika behörigheter för olika användarnivåer, och att hitta nödvändiga dokument är effektivt med intelligenta sökalternativ. Digitaliserade personalregister gör det också möjligt att hålla sig kompatibel med komplicerade retentionsscheman smärtfritt — system som Image API: s Axiom Pro hanterar dessa scheman automatiskt.

Vanliga frågor om personalrekord

Vem har rätt att se dina personalregister?

i de flesta fall bör personalfiler för anställda behandlas som privata register som tillhör organisationen och motsvarande anställd. Med det sagt kan det vara till hjälp att skapa en policy som erkänner vem som har rätt att se personalregister, som arbetstagarens handledare eller chef (förutom arbetstagaren själv).

Varför är det viktigt att föra personalregister?

det är viktigt att hålla personalregister eftersom dessa dokument ger en skriftlig historia om allt som har hänt under anställningstiden. Av den anledningen behövs personalregister för att stödja åtgärder som kampanjer, lönehöjningar och till och med disciplinära åtgärder.

vilka är de viktigaste dokumenten som ska finnas i en personalfil?

personalregister bör hållas för varje anställd från det officiella anställningsdatumet. De viktigaste dokumenten till filen inkluderar allmän information (namn, adress, telefonnummer); anställningsformulär (ansökan, CV, arbetsbeskrivning); officiella anställningsavtal (fackliga kontrakt, konkurrensavtal); ersättnings-eller lönedata; prestationsutvärderingar; och information efter anställning (uppsägningsbrev, slutlig granskning).