7 kraftfulla verktyg för informationshantering

jag brukade vara en sparare, vilket betyder att jag sparade allt. Det slog mig äntligen förra gången vi flyttade, över 9 år sedan tack och lov, att jag hade svårt att släppa saker. När jag lastade lastbilen insåg jag att vi flyttade lådor som hade förblivit oöppnade sedan vårt senaste drag över 3 år tidigare.

den typen av “spara allt” tänkande har också dykt upp i hur jag gör mitt arbete. Högar av papper, lådor och hyllor fulla av böcker, anteckningar som fastnat överallt, allt detta kunde lätt ta över min arbetsyta om det inte var för den hjälp jag får från lite teknik.

följande är sju av mina mest kraftfulla verktyg för informationsinsamling och hämtning som hjälper mig att fånga information så snabbt som möjligt så att jag kan glömma det nu, komma tillbaka till jobbet och vet att jag kommer ihåg det senare.

här är mina 7 kraftfulla informationshanteringsverktyg.

1. Gmail
om du inte använder Gmail saknar du ett av de enklaste och mest kraftfulla sätten att hålla mycket information organiserad för när du behöver det senare.

Jag använder Gmail för att samla e-post från flera e-postadresser till en plats.

jag skickar påminnelser till mig själv från min iPhone eftersom jag vet att jag kommer att kontrollera min e-post senare.

jag organiserar e-postkvitton från onlineköp i en” Orders ” – mapp för framtida referens.

jag har också filter som är inställda i Gmail för att enkelt organisera vissa e — postmeddelanden och prenumerationer som jag har ställt in för att kringgå min inkorg-jag kan läsa dessa senare när det är bekvämt.

jag kan också komma åt Gmail var som helst.

2. Google Kalender
födelsedagar, årsdagar, möten, speciella evenemang, aktiviteter som mina barn är involverade i, faktureringspåminnelser och många fler saker jag lagrar i Google Kalender. Några av de saker jag har ställt in för att skicka mig ett mail eller en textpåminnelse vid det datum och den tid jag har planerat. En sak som jag verkligen uppskattar är att ha förmågan att schemalägga upprepade händelser som jag aldrig behöver röra igen och ändå får jag ett meddelande varje månad eller vecka vid lämplig tidpunkt.

3. Simplenote &Notational Velocity (Mac)
det här är faktiskt två verktyg men jag använder inte det ena utan det andra. Simplenote är webbtjänst och en App som jag använder på min iPhone som gör att jag kan fånga och komma åt lagrade textanteckningar var jag än är. Jag kan också komma åt alla dessa textanteckningar i Notational Velocity på min dator. Det som gör dessa två programvaror så oumbärliga för mig är hur de ger mig tillgång till samma data och allt synkroniseras automatiskt. Förresten, jag använder Dropbox, en annan mördare webbtjänst jag ska skriva om en annan gång, att göra alla synkronisering för dessa två program.

4. Evernote
detta är en annan information fånga ansökan. Det finns en mängd information på webben om att använda Evernote på din dator och iPhone, men jag tycker att det är lite mer än jag behöver för att bara fånga text vilket är vad jag gör mest.

vissa människor föredrar att använda Evernote och inte Simplenote & Notational Velocity. Det kan vara enklare för dig också. Men det jag huvudsakligen använder Evernote för är att organisera pappersdokument som jag har tagit och digitaliserat med en skanner.

när jag har skannat ett dokument och det sparas som en PDF släpper jag helt enkelt PDF-filen på Evernote-ikonen. En gång arkiverad i Evernote har jag tillgång till alla de skannade pappersbitarna som jag kanske har sparat i en hög någonstans, och de lagras i molnet för förvaring. Jag kommer åt allt från Evernote på min dator, i en webbläsare från vilken dator som helst på Evernote-webbplatsen eller på min iPhone från Evernote-appen.

synkroniseringen görs av Evernote-tjänsten – Jag använder gratisversionen-och jag gör inte mycket annat än att ibland organisera vissa typer av information i en mapp eller två i Evernote.

5. Instapaper
detta är en webbtjänst jag tillgång från min webbläsare samt från en app på min iPhone och det finns två saker jag verkligen älskar Instapaper.

den första är den lätthet med vilken jag kan spara saker jag har hittat på webben som jag kanske vill läsa senare. Jag har en genväg i min webbläsare som när den klickas lagrar en länk till den aktuella webbsidan till Instapaper-tjänsten. Nu kan jag gå vidare till viktigare saker utan att vara orolig jag glömmer vad jag ville läsa. Jag kan dra upp Instapaper-tjänsten senare i min bowser eller jag kan öppna appen och läsa webbsidan på min iPhone när jag är borta från mitt skrivbord.

det andra Jag älskar är Instapaper-appen själv med presenterar helt enkelt texten på de webbsidor jag har sparat utan allt röran som ofta ses på en webbsida. Nu kan jag läsa saker bort från min dator i en enkel och un-störande format.

6. Pinbaord.in
Detta är en praktisk bokmärkestjänst. Detta är inte en gratis tjänst men det är värt de få Dollar det kostar att hålla dina bokmärken organiserade. Detta använder jag för att enkelt bokmärka webbsidor med information för senare hämtning om jag behöver dem senare. Jag bokmärke massor av saker för senare och varje objekt kan märkas så att de lätt kategoriseras och hämtas senare. Jag brukade använda den läckra tjänsten men jag har hittat det Pinboard.in är mycket enklare, tillåter mig att bokmärka webbsidor snabbt och enkelt för senare, och är lätt att använda när jag behöver söka efter något jag har sparat.

som en sidoanteckning — Pinboard.in låt mig ansluta mitt Instapaper-konto så att allt jag skickar till Instapaper också blir bokmärkt i pinboard.in

7. Kindle &Kindle App
jag inkluderar Kindle och Kindle-appen här i mina topp 7-informationsinsamlingsverktyg eftersom jag verkligen tycker om och använder kindle-läsmiljön ganska mycket. Inte bara köper jag inte längre papper och bläckböcker när det finns en digital version tillgänglig, men jag har också Instapaper skicka webbsidor till min Kindle. Jag föredrar ofta att läsa långa artiklar från webben på min Kindle. Genom Instapaper-tjänsten har jag ett arkiv med dokument som automatiskt skickas till min kindle regelbundet.

jag skickar också långa PDF-filer till min Kindle med dem konverterade till ebook-format av Amazon document conversion service. Och nu med synkronisering av personliga dokument kan jag läsa dessa dokument på Kindle eller på min telefon och min läsplats förblir synkroniserad.

dessa 7 kraftfulla informationsinsamlingsverktyg har sparat mig massor av tid och räddat mig från pappershögar. Jag har bara rört ytan på vad dessa verktyg kan göra. Dessa kanske inte alla tjänar dig så bra som de har tjänat mig men det bästa verktyget för att organisera information är det du ska använda.