8 sätt att motivera och engagera dina ideella volontärer

oavsett om du har en massiv arm av volontärer och volontär ledningspersonal, eller en handfull volontärer rapporterar till grundaren av ideella, volontärer är en av de mest värdefulla tillgångarna.

volontärer i USA är 63 miljoner starka. De håller grunden för det civila samhället. Oavsett vilken typ av volontärarbete de gör, de bidrar på ovärderliga sätt. De är hjältar! De är dina förespråkare, mästare, ambassadörer och arbetarbin. De fyller många roller i olika kapaciteter. Deras olika kompetensuppsättningar ger din ideella tillgång till ett urval av expertis. Dessa inkluderar styrelseledamöter, utskottsledare, utställningsguider, vaktmästare, administratörer och mer.

därför är det viktigt att du rekryterar och behåller en stark volontärbas. Här är ett användbart webinar om att hitta dina nästa 20 frivilliga superstjärnor med gratis verktyg och smarta strategier. I samtal med Tobi Johnson, en internationellt eftertraktad expert och master trainer I volunteer management, diskuterar vi hur du kan locka en engagerad fanbas till din sak.

ta dig tid att titta på videon och lära dig konsten att locka de bästa volontärerna. Det är en pågående process för varje ideell organisation eftersom du behöver volontärer för ett antal aktiviteter nu och i framtiden. Men de du redan har måste behållas genom att värdera sin tid, ansträngning och färdigheter och genom att hantera dem klokt. Låt oss se hur det fungerar.

8 sätt att motivera och engagera volontärer

1. kontrollera dina antaganden om volontärer
2. Design a volunteer engagement program
3. visa din uppskattning
4. värdera dina volontärers tid
5. spela till deras styrkor
6. kommunicera och lyssna på deras feedback
7. ge Volontärer den utbildning och de resurser de behöver
8. odla dina volontärer för andra, större roller

kontrollera dina antaganden om volontärer

innan du fokuserar på att engagera och motivera dina volontärer, kolla dina egna antaganden. Tänk rationellt på det värde som volontärer gör eller kan ge din organisation. Dina volontärer är som pengar i banken och bör värderas i enlighet därmed.

när en välgörenhetsorganisation får en gåva av säg, $25,000 eller mer, anses det vara ett stort bidrag. Men hur är det med volontären som ger över tusen timmar personlig tid till en ideell organisation? Vad är värdet av det? Vet din ideella organisation värdet av en volontärtimme och avkastningen på att behålla supportrar?

enligt oberoende sektor var det uppskattade nationella medelvärdet av volontärtid för 2018 $25.43 per timme. För många hängivna volontärer, som kan uppgå till en $25,000 gåva i ett år eller under en livstid, som ett resultat.

behandla volontärer som anställda för denna övning: lista sina jobb och timmar och vad lämpliga anställda skulle tjäna gör samma jobb. Se till att inkludera ett nummer för förmåner som motsvarande medarbetare skulle tjäna. Summera dessa siffror för att göra ett kraftfullt fall för att investera i volontärer.

volontärer är inte ” fri arbetskraft “och de är inte”lågutbildade”. Denna attityd leder till den självuppfyllande profetian att förvänta sig och därför tolerera, en medioker prestation av volontärer. Tidsgivare kräver lika mycket av en pågående, organiserad investering som betald personal eller pengar givare. Detta gör det möjligt att hålla dina ideella volontärer motiverade och engagerade, såväl som ansvariga och pålitliga.

utforma en volontär engagemang program

ofta, volontär engagemang hanteras långt under toppen av organisationen. Det kan vara en underenhet av någon avdelning som är villig att hysa det som inte nödvändigtvis är ett logiskt hem för det. Ett starkt och hälsosamt volontärprogram hanteras idealiskt från toppen av organisationen.

Volontärarbete bör uppfattas som en kritisk organisationshanteringsfunktion. Det bör diskuteras i styrelserummet och ingå i långsiktig planering och andra verksamhetskritiska aktiviteter.

en volontär engagemangspolicy bör utvecklas av ledning, viktiga volontärer och ledarskap. Det krävs mer än att bara skapa en kvalitetsupplevelse för volontärer, så inkludera mål och strategier. I sin tur bör detta bli en uppsättning riktlinjer och standarder som din ideella organisation kan replikera över alla frivilliga kontaktpunkter.

om du inte har en policy för volontärengagemang, ta det första steget genom att planera en brainstorming om ämnet volontärengagemang. För att komma igång, tänk på dessa 3 saker:

vilka är motivationerna för ideella volontärer?

beslutet att frivilligt, som beslutet att donera ekonomiskt, är en känslomässig. Volontärer motiveras av olika saker. Människor blir vanligtvis involverade av en eller flera av följande skäl:

• de vill bidra till en orsak där de tror
• de vill lära sig nya färdigheter
• deras behov av att uppfylla affärs-och/eller sociala förväntningar
• de vill ha en känsla av ägande och kontroll som de inte kan hitta i en arbetssituation
• de motiveras av en önskan om förändring
• de vill ha kul och njuta av vad de gör
• de vill träffa nya människor

tänk på var och en av dessa motiv och bygg ditt program runt dem. Och var på förhand med att fråga var och en av dina potentiella volontärer om deras motiv, så att du bättre kan matcha dem med ett uppdrag.

varför lämnar volontärer?

enligt EN United Way-undersökning är här de främsta anledningarna till att volontärer lämnar en organisation (i storleksordning):

• de var underutnyttjade
• den fysiska miljön stödde inte deras ansträngningar
• atmosfären var opersonlig, spänd eller kall
• de gjorde ett förslag som inte agerade på eller svarade på
• de såg inte sambandet mellan en dags arbete och en annan
• Veteran långsiktiga volontärer skulle inte låta dem in i deras “insider” grupp
• de visste inte hur de skulle säga att de ville lämna
• anställda behandlade dem som ett avbrott, inte lika välkommen, förväntad hjälp
• verkligheten av deras erfarenhet var inte vad de förväntade sig när de undertecknade på

för att volontärer ska kunna fortsätta volontärarbete måste de känna sig värderade. De måste se resultaten av sitt arbete och respekteras. Med tanke på varför volontärer engagera sig och varför de lämnar är en bra katalysator för att utforma en volontär engagemang politik.

Pro Tips: ha en volontär “Bill of Rights and Responsibilities”.

Varför behöver jag en frivillig Bill of Rights and ansvar?

det är ganska användbart dokument att ha. Det kan hjälpa dig att utveckla en policy och vägleda dig genom förvaltningsprocessen.

det kan också användas som ett intervjuverktyg och diskussionsstartare. Ge det inte bara som en hand-out. Det kommer att ignoreras helt. Att gå igenom det med en blivande volontär hjälper till att orientera dem och ställa in rätt ton för det nya förhållandet.

denna process kan också varna dig för eventuella problem med matchen. En av de föreslagna ansvarsområden kan göra en blivande volontär balk och avslöja problem med matchen du hellre vet förr än senare. Kanske är det inte en bra passform, eller kanske kan du diskutera hur du åtgärdar problemet i förväg.

visa din uppskattning

behandla dina volontärer som stora givare. De ger sin tid, energi och ibland pengar. Visa din uppskattning med daily stewardship. Volontärer är olika, och var och en kräver Anpassad interaktion—detta kommer i sin tur att stärka ditt förhållande.

möjligheterna är oändliga, men det finns sätt att känna igen volontärer som du kan integrera i din meny med individuella kudos och gruppuppskattningsinsatser.

här är några av dem:

• först och främst tacka dina volontärer. Och sedan tacka dem igen.
• värd en volontär uppskattning part, och om budgeten tillåter familj eller andra gäster. Lägg till ett tema och uppmuntra all personal att delta. Kräv att anställda som regelbundet arbetar med volontärer deltar i en kreativ uppskattningsövning.
• ha en fotobås vid en lunch för att spela in dina volontärer som firar. Lägg bilderna på din webbplats och lägg upp dem på dina sociala medier.
• värd en unik händelse. Volontärer på St. Anthony i St. Petersburg, FL. bjöds på en kort kryssning fångas på video och sätta på YouTube. Tänk på en utflykt till en lokal attraktion eller studieresa till ett museum eller prestanda. Arenor kan erbjuda dig en affär eller donera tiden, särskilt om du återgälda genom att göra dem till en officiell sponsor.
• om det inte finns någon budget för ett evenemang kan varje avdelning spela in ett videomeddelande om varför volontärer är värdefulla. Konsolidera meddelandena och spela upp videon under ett rutinmässigt volontärmöte.
• skicka handskrivna anteckningar av uppskattning. Handskrivna anteckningar är sällsynta idag, så när det händer märks det och uppskattas.
• dela dina volontärers framgångshistorier för att visa den viktiga skillnaden de gör. Om en volontär hjälpte ett icke-engelsktalande barn att lära sig läsa en bok på engelska hela vägen, skulle det verkligen vara något att kråka om.
• hedra de bästa volontärerna på stora och små sätt. Små erkännandeinsatser betyder mycket – i tryck, online och evenemangsinställningar.
• utse en” volontär i månaden ” erkännande eller något som ibland har volontärer i ditt nyhetsbrev, sociala medier och andra försäljningsställen.

värdera dina volontärers tid

människor volontär eftersom de vill göra skillnad i världen. De har upptagna liv och konkurrerande ansvar som vi alla gör. Därför, om de inte känner att de gör skillnad, kommer de inte att fortsätta att donera sin tid och energi.

att skriva på alla som går framåt för att “hjälpa” på vaga sätt, utan tydliga mål och samordning, slösar helt enkelt tid – för både betald personal och volontärer. Ge volontärer en känsla av syfte medan de arbetar med dig — Ställ in förväntningar, definiera mål och se till att de har vad de behöver för att få ut det mesta av sin tid.

Volontärmöten är viktiga för att stödja öppna kommunikationslinjer men håll inte onödiga möten eller vandra bort från din agenda. Vik upp dem snabbt.

spela till deras styrkor

volontärer tycker om att använda sin expertis för en god sak. Låt dem därför tillämpa sina styrkor för att förbättra din organisation och se till att uppgiften är utmanande och stimulerande.

använd inte bara dina volontärer för att göra det arbete som ingen annan vill göra.

om kuvert måste fyllas, så var det, men kanske sätta dem som ansvarar för projektet. Gör ditt bästa för att utnyttja deras kompetensuppsättning samtidigt som du ser till att varje uppgift eller tilldelad avdelning är meningsfull och trevlig för dem på något sätt.

Pro Tips: respektera deras unika

det skulle vara naturligt att tilldela en revisor till finansavdelningen eller en tidigare sjuksköterska till patientavdelningen på ett sjukhus, men inser att volontärer kanske vill göra något annat än de gör eller gjorde i sitt yrkesliv. Revisorn kanske föredrar att arbeta med djur eller träffa och hälsa på människor. Sjuksköterskan kanske föredrar att arbeta på en konstutställning.

så länge de är kapabla och kan göra jobbet, tilldela dem till deras föredragna uppgift/område. En glad volontär är en lojal volontär.

kommunicera och lyssna på deras feedback

lyssna på vad dina volontärer säger. Volontärer som känner sig ignorerade kommer förmodligen inte att vara volontärer länge. Fråga därför deras åsikter, lyssna på deras förslag och följ alltid upp. När en volontär närmar sig dig med en ide, lyssna och ställ frågor. Om det kan rymmas, låt dem veta när det träder i kraft.

men om det är en som inte är handlingsbar, följ upp med en snabb förklaring. Förstå vad volontären vill, lära sig vad deras förväntningar är och kommunicera regelbundet. Nivån på dina volontärers engagemang återspeglar din förmåga att lyssna på deras önskemål, behov och förslag.

Pro Tips: skapa en feedbackenkät.

volontärer ska kunna tala direkt, men vissa människor är inte bekväma att ge konstruktiv feedback i en gruppinställning eller under en-mot-en-möten. En väl utformad undersökning kan distribueras regelbundet eller alltid tillgänglig för att begära feedback. Eller använd en online-enkät app som JotForm Survey Maker eller SurveyMonkey. Och gör deras namn valfria. På så sätt kan en volontär höja sin oro(s) utan att peka ut sig själva, och det kommer att garantera ärlig feedback.

ge Volontärer den utbildning och resurser de behöver

visst, ideella volontärer förtjänar största respekt. Ge dem de resurser och verktyg de behöver för att lyckas, oavsett om det är en penna och papper eller en dator med rätt programvara. Att tillhandahålla resurser inkluderar också att tillhandahålla tillräcklig utbildning för att göra sina jobb.

det är viktigt att personalen som interagerar med dina volontärer är “på samma sida” när det gäller standarder för volontärengagemang. Volontärer bör ha en välkomnande point-person tillgänglig för dem som har tid för sina frågor. Denna punkt-person bör ha kapacitet att orientera dem till ditt arbete, och viljan att hjälpa dem att förbättra sin kompetens.

att genomföra regelbundna prestationsutvärderingar med volontärer är ett annat sätt att behandla dem som medarbetare och visa dem att du stöder deras ansträngningar och vill se dem lyckas. Respektera dem tillräckligt för att spendera tid på att prata om sitt arbete och öka sitt ansvar (när det är lämpligt).

odla dina volontärer för andra, större roller

dina volontärer kan också vara ledare — personal, rådgivare, styrelseledamöter och konsulter. Din volontärpool kan ge inte bara andra mänskliga resurser utan givare. Visst, du har volontärer som bara vill dyka upp och hjälpa till med vilken uppgift du än tillhandahåller. Vård och utfodring av alla dina volontärer är dock avgörande för din organisations rykte och tillväxt. Du vet aldrig var resurser kommer ifrån, så tänk på din volontärstyrka som ett nätverk av möjligheter.

slutsats

att motivera och engagera ideella volontärer är lättare än din organisation kanske tror. Eftersom dina volontärer vill göra skillnad.

låt dem växa och tillsammans skapar ditt arbete förändring som stöder ditt uppdrag. Och glöm inte att ha kul med dina volontärer—de är fenomenala människor som delar samma önskan om framgång.