bli inspirerad

en evenemangsplanerares arbete är aldrig gjort, inte ens när själva evenemanget är klart. Lika viktigt som att få alla detaljer precis innan ditt evenemang, är det arbete som är kvar att göra direkt efter själva evenemanget!

en händelse debrief är ett möte med ditt team där du noggrant dekonstruera och analysera en tidigare händelse. En grundlig händelse debrief hjälper dig att identifiera vad som gick rätt, vad som gick fel, och vad som kunde vara bättre nästa gång. Om du inte tar dig tid att granska dina händelser kan du missa viktiga möjligheter att korrigera misstag och göra viktiga förbättringar.

även när en händelse verkar ha gått utan problem, finns det alltid element som kan förbättras—det är där en post-event debriefing med ditt lag blir viktigt. Att ta tid att avrapportera ett evenemang erbjuder många fördelar, inklusive att få värdefull feedback, effektivisera din process, förbättra deltagarupplevelsen och vidareutveckling av relationer med sponsorer, leverantörer och personal.

genom att ta tid efter händelsen för att fånga dina anteckningar och tankar, kommer dina händelser att förbättra varje utgåva eller år! Dessutom, om det blir nödvändigt att överlämna ditt evenemang till någon annan, kommer du att skapa dem för framgång genom att ha allt dokumenterat.

Debriefing startar under ditt evenemang

innan ditt evenemang är över, ta dig tid att skriva ner logistiken vad du vill komma ihåg, eftersom du kanske glömmer några detaljer när evenemanget är upptagen.

ta hänsyn till följande:

• hur många personer dök upp på evenemanget? Vad är andelen kvinnliga / manliga gäster?
• har detta påverkat catering och / eller left overs?
• var tiderna respekterade?
• insåg du några flaskhalsar eller problem du att ställa in och förhindra dem i framtiden?
• förutsåg du tillräckligt med personal för att hjälpa dina gäster under registrering / garderobsservice, för att ge alltid eller någon annan fråga under evenemanget?
• fick dina sponsorer och partners tillräcklig synlighet?
• skriv ner de saker du tyckte om platsen och de du vill förbättra.

Debriefing efter ditt evenemang

efter ditt evenemang vill du få utvärderingar av alla personer som är involverade i evenemanget. Samla så många uppgifter du kan få för att utvärdera hela bilden.

skicka ut en Evenemangsenkät till dina deltagare

Använd ett frågeformulär som täcker så många aspekter av evenemanget som möjligt, såsom inbjudningsprocess, evenemangsprogram eventlogistik så att du kan använda informationen under evenemangsdebriefen.

du kan få denna typ av feedback på tre olika sätt:

• gör din evenemangsundersökning tillgänglig under evenemanget genom att ställa in en monter där de kan lämna sina kommentarer. På så sätt får du deras feedback när det är friskt i deras sinne.
• maila evenemangsundersökningen några dagar efter evenemanget. Detta är ett bra komplement till din ‘tack e-post’. Var värd för undersökningen som ett formulär på din webbplats så att de kan fylla i det snabbt.
• fråga feedback via en evenemangsapp (om du använder en). Detta är kanske det mest interaktiva sättet att ta emot feedback. Se till att resultaten av denna undersökning är tillgängliga för din händelse debriefing session.

Bjud in de viktigaste parterna i din debrief

nyckelaktörer kan ge viktig information eftersom de ofta har en annan åsikt om saker. Om ditt organisationsteam är litet team är det bra att bjuda in alla. Om många personer har varit inblandade, se till att du har en representant för varje nyckelfunktion (evenemangsbesättning på plats, värdplatsen, eventuella logistikpartners, en talare eller sponsor och så småningom till och med en kollega som deltog i evenemanget.

detta ger Dig möjlighet att samla värdefulla input från olika synvinklar och kommer att underlätta framtida samarbete.

Ställ in en detaljerad agenda och använd en moderator

det är viktigt att träffa de viktigaste objekten i ditt evenemang: registrering, catering, installation, högtalare/underhållning, skyltar/inredning etc. Dessutom är det viktigt att utse någon att leda diskussionen så att konversationen inte blir kaotisk.

börja med dina mål, lyssna noga för att inte glömma att göra en sammanfattning

innan du börjar diskutera varje händelse aspekt, snabbt gå igenom dina mål och syften. Detta hjälper dig och teamet att skapa den bästa feedbacken. Det enklaste sättet att genomföra en händelse debriefing är att använda en händelse debrief Mall.

Använd data och göra den tillgänglig för andra

kanske det viktigaste steget: när du har samlat in data från ditt evenemangsmöte och/eller enkät är det viktigt att använda den för alla framtida händelser. För att säkerställa dokumentera dina anteckningar och åtgärder någonstans ditt team kan komma åt när som helst.

är du inspirerad att organisera ditt nästa evenemang?

kontakta oss via [email protected] eller ring +32 2 706 88 00 för att besöka våra platser i antwerpen, bryssel eller Li sightseeingturer. Tillsammans säkerställer vi en smidig organisering av ditt nästa evenemang så att din debrief-session kommer att innehålla så många positiva poäng som möjligt!
se till att du använder Bluepoints innovativa evenemangstekniker som kommer att locka ännu mer uppmärksamhet och göra evenemanget verkligen oförglömligt. Positiv feedback garanterad!