blogg, resurser

flytta kontor kan revolutionera ditt sätt att göra affärer. Oavsett om du letar efter ett stort utrymme för att ge ditt företag utrymme att växa eller utöka din räckvidd genom att förgrena sig till mindre satellitkontor, finns det massor av skäl till varför du kanske vill flytta.

oavsett din motivation, den här guiden hjälper dig och ditt team att förbereda dig genom att tillhandahålla en praktisk checklista för kontorsflytt. Längs vägen täcker vi allt från att engagera din personal i beslutsprocessen till riskbedömningar i samband med COVID-19. Följ med oss när vi utforskar de viktigaste sakerna att tänka på när du flyttar kontor.

planering och inställning av tidsfrister

förberedelse är nyckeln när det gäller ett kontorsflytt. Om du tar dig tid att tänka tydligt på ditt företags mål för flytten kommer du att spara huvudvärk i framtiden och se till att övergången går så smidigt som möjligt. Ange alla dina förslag på papper, inklusive detaljer som din budget, önskad plats(er) och det datum du vill flyttas in av.
en annan viktig del av planeringsfasen är att fastställa tidsfrister för viktiga punkter i din kontorsflyttningsresa: välj en tidsram inom vilken du ska slutföra din första forskning, köra ideer av ditt team och bestäm sedan en lista över funktioner som ditt ideala kontor kommer att ha. Du vill tillåta minst några månader efter detta att undersöka och jämföra dina alternativ innan du fattar ett beslut.

engagera din personal

när du tänker på vilken typ av kontor som bäst passar ditt företag, försök att engagera ditt team. Genom att ge din personal ett uttalande i beslutsprocessen kommer du inte bara att göra flytten mycket mer produktiv på kort sikt, utan också förbättra medarbetarnas välbefinnande och behålla priser för framtiden.
i en nyligen genomförd undersökning rapporterade knappt 70% av de anställda att rörliga kontor hade en positiv effekt på dem och deras verksamhet som helhet, med förmåner som att ha mer utrymme för att utföra uppgifter och arbeta i en mer visuellt tilltalande miljö som framstår som de främsta orsakerna till ett framgångsrikt drag.
med detta i åtanke är det troligt att ditt teams åsikter om att flytta till ett nytt kontor kommer att baseras på ganska subjektiva funktioner, så att konsultera dem innan du ens börjar din sökning är ett smart beslut. Ett tillvägagångssätt som har fungerat bra för våra kunder är att börja med informella chattar och sedan följa upp med en företagsövergripande undersökning när du vet vilka funktioner människor bryr sig mest om.

plocka kriterier

nästa steg är att ange en lista med kriterier för ditt office-drag. Att förstå vad din personal letar efter i det nya utrymmet hjälper dig att uppnå detta. Om ditt team föredrar parkering på plats eller rymliga breakout-områden, försök ta hänsyn till detta (se bara till att det matchar dina egna mål och vara realistiskt om din budget).
oroa dig inte om tanken på att komma med en definitiv checklista verkar lite överväldigande först. Det är en viktig milstolpe i ditt kontor omlokalisering, men vi har arbetat med massor av företag för att få denna del rätt i det förflutna – bara komma i kontakt och vårt vänliga team kommer att vara mer än glada att hjälpa.

hitta de perfekta lokalerna

med all din första forskning som tas om hand och din checklista för kriterier är det dags att börja din sökning. Som vi redan har talat om, att få dina planer i ordning i tid och enligt ett schema är en viktig del av kontorsflyttningsprocessen – men försök att inte rusa själva kontorsökningen.
oavsett vilken plats du har bestämt dig för, är vårt praktiska kontorssökverktyg här för att hjälpa dig att upptäcka de perfekta lokalerna för dig från hundratals platser upp och ner i Storbritannien. Berätta bara var du vill att dina nya kontor ska vara så hjälper vi dig att begränsa dina alternativ.
lokala begränsningar för låsning tillåter, vi erbjuder guidade turer med social distansering och alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa att du får en ordentlig titt utan att äventyra säkerheten för dig eller din personal. För dem som föredrar att inte delta personligen, videovisningar görs ibland tillgängliga (tveka inte att kontakta oss och fråga!)
våra 360 virtuella turer i Brasilien låter dig också utforska våra kontor var du än är. Hittade någonstans du gillar utseendet på? Gå till valfri office-sida på vår webbplats för att uppleva platsens utseende och känsla i din egen tid – klicka bara på ikonen ‘360’ under bilden.

riskbedömningar när du flyttar kontor

särskilt i samband med COVID-19 och anpassning till det ‘nya normala’ bör din personalsäkerhet vara din högsta prioritet under en kontorsflytt. Din riskbedömning måste gå utöver de vanliga hälso-och säkerhetshänsynerna och tänka på viktiga frågor som:

• finns det tillräckligt med skrivbordsutrymme för din personal till socialt avstånd?
• kan sittplatser i kantiner och gemensamma utrymmen vara åtskilda?
• har lobbyn ett lämpligt område för säker incheckning och andra försiktighetsåtgärder innan du går in i byggnaden?
• finns det lättillgängliga handfat, kök och badrum så att personalen kan tvätta händerna regelbundet?
• kan arbetsytorna ventileras genom att öppna fönster och dörrar i närheten?

besök HSE: s officiella vägledning om riskbedömningar under COVID-19-pandemin för mer information.

innan flytten

när du har fattat ett beslut och undertecknat på den prickade linjen måste du börja tänka på logistiken för flytten själv. Här är några sista saker att tänka på innan du flyttar till ditt nya kontor:
1. Utse en office relocation manager
en bra ide vi har plockat upp från bizspace kunder är att utse en office relocation manager som kommer att övervaka det praktiska i flytten själv. De kommer att ansvara för att ordna de finare punkterna som ändring av Kontorsadress och andra överväganden som omfattas nedan. Börja ta ansökningar när du har bestämt dig för att du ska gå vidare med kontoret och erbjuda någon form av ersättning för det extra ansvaret.
2. Wi-Fi och telefonlinjer
glöm inte att sortera dina Wi-Fi-och telefonlinjer. Tänk på att det kan finnas några stillestånd – särskilt om du byter leverantörer – så få det planerat om några veckor före flytten. Om du väljer ett servicekontor är det troligt att vissa viktiga faciliteter kommer att ingå i ditt hyrespaket, men se till att kolla in detta i förväg.
3. Adress och telefonnummer
en av de viktigaste ansvarsområden ditt kontor omlokalisering chef är att ordna ändring av adress och telefonnummer. Du bör sträva efter att hålla ditt telefonnummer detsamma som en bekväm kontaktpunkt för kunder och leverantörer. Om detta inte är möjligt, ordna en vidarekopplingstjänst och låt dina kontakter veta om det nya numret och adressen. Slutligen ställer du in en omdirigering av e-post till din nya Kontorsadress.
4. Office deliveries
ansluten till den här sista punkten vill du också meddela office delivery suppliers om din adressändring (eller ordna nya leverantörer om du flyttar längre bort). Från mat och dryck till rengöringsmedel och brevpapper, det finns gott om saker som din personal kommer att vilja levereras från get-go, så att sortera ut detta tidigt kommer att säkerställa en smidig övergång för alla inblandade.
5. Säkerhet och försäkring
Kontorssäkerhet kan täckas som en del av ditt hyresavtal, men kontrollera att du har något lämpligt på plats långt före schemat för att undvika hicka. På en liknande anteckning måste du också tänka på vilka typer av försäkringar som gäller för ditt företag. Detta kan inkludera saker som innehåll & lager, byggnadsskydd och offentlig ansvarsförsäkring.
6. Tänk på möbler och förvaring
beroende på vilken typ av paket du går för kan du behöva undersöka dina alternativ när det gäller möbler och förvaring. Redovisning för ditt företags planer för tillväxt eller nedskärningar, se till att du har tillräckligt med skrivbord, skåp och skåp för att stödja hela arbetskraften – och få dessa sorterade om du upptäcker att det finns ett underskott. Om möjligt är det värt ett besök att mäta innan du köper något.
7. Slutkontroller
gå över till dina nya arbetslokaler en vecka eller så före flyttdatumet för att utföra slutkontroller. Vi rekommenderar att du går igenom listan som vi har tillhandahållit här en gång till och kryssar för saker när du går för att se till att du träffar marken.
denna BizSpace-guide har erbjudit en fullständig checklista för omlokalisering av kontor, som tar dig igenom alla viktiga detaljer som gör ett smidigt och framgångsrikt drag. Om du vill att en fysisk checklista ska användas inom din organisation kan du ladda ner en PDF-checklista som innehåller allt vi har täckt.
för ytterligare information – eller för att diskutera dina planer med vårt vänliga och erfarna team – tveka inte att kontakta oss idag.