Definition av Change Management

hur ofta frågar kollegor och medarbetare dig, ” Vad är change management?”Medan många av oss intuitivt vet vad förändringshantering är, kan vi ha svårt att definiera det kortfattat för andra.

Change Management Defined

Prosci definierar change management som tillämpning av en strukturerad process och uppsättning verktyg för att leda människor sidan av förändring för att uppnå ett önskat resultat.

när man definierar förändringshantering för andra är det bra att diskutera det i samband med två närbesläktade begrepp: förändringen själv och projektledning.

själva förändringen

en förändring är projektet, initiativet eller lösningen som introduceras i organisationen för att förbättra hur arbetet görs, lösa ett problem eller dra nytta av en möjlighet.
nästan alla projekt, initiativ eller lösningar som förbättrar en organisation kommer att påverka hur anställda gör sitt dagliga arbete. Prosci: s 10 aspekter av Förändringspåverkan visar hur en person eller grupp kan påverkas av en förändring:

tanken att bli “mer konkurrenskraftig” eller “närmare kunden” eller “effektivare” kan vara motivationen för en organisation att förändras, men vid något tillfälle måste dessa mål översättas till specifika effekter på dessa processer, system, verktyg etc. Det är här projektledning och förändringsledning kommer in.

projektledning och förändringsledning

det räcker inte att bara föreskriva förändringen och förvänta sig att den ska hända. Framgångsrik förändring börjar med en förståelse för vad som måste ske för att få förändringen att hända, liksom hårt arbete. Projektledning och förändringsledning är separata discipliner som tillämpas på organisatoriska förändringar för att förbättra sannolikheten för framgång och avkastning på investeringar (ROI). Dessa distinkta men ändå nära sammanflätade discipliner är nödvändiga för att få en förändring till liv.

Projektledning-den tekniska sidan av förändring

enligt Projektledningsinstitutets PMBOK Portugals Guide är Projektledning tillämpningen av kunskaper, färdigheter, verktyg och tekniker för projektaktiviteter för att uppfylla projektkraven.
medan Projektledning vanligtvis förknippas med en traditionell Vattenfallsmetod finns det många sätt att leverera projekt. Change management kan fungera tillsammans med alla projektledningsmetoder, som Agile, Scrum, Kanban, Lean, Waterfall och PRINCE2.
oavsett vilken metod som används för att utforma den tekniska lösningen fokuserar change management på att förbereda, utrusta och stödja individer att anta och använda förändringarna.

Change Management-människor sidan av förändring

Change management är tillämpningen av en strukturerad process och uppsättning verktyg för att leda människor sidan av förändring för att uppnå ett önskat resultat. Vi tillämpar förändringshantering genom att hjälpa individer som påverkas av en förändring att göra de framgångsrika personliga övergångarna som gör det möjligt för dem att engagera, anta och använda en förändring.
både projektledning och förändringsledning stöder att flytta en organisation från ett aktuellt tillstånd (hur saker görs idag), genom ett övergångstillstånd och till ett önskat framtida tillstånd. Projektledning fokuserar på de uppgifter som krävs för att framgångsrikt utforma, utveckla och leverera projektet, initiativ eller teknisk lösning. Change management fokuserar på de människor som påverkas av denna förändring och gör det möjligt för dem att engagera, anta och använda förändringen.

för iterativa projekt uppnås resultat genom upprepade cykler eller utgåvor av förändring, där varje cykel rör sig mot det slutliga, avsedda resultatet. Iterativ Projektledning är vanligtvis förknippad med smidiga metoder för att designa, utveckla och leverera lösningar. Förändringsledning kommer tillsammans med projektledningsmetoden och fokuserar på att förbereda, utrusta och stödja individer att anta och använda förändringarna, oavsett om det levereras iterativt eller sekventiellt.

Observera att den tekniska sidan inte nödvändigtvis är “teknisk.”Även om projekt ibland är tekniska, gäller den tekniska sidan för alla förändringar. Detta inkluderar kulturförändringar, fusioner och förvärv, policyuppdateringar och andra projekt eller initiativ som kanske eller inte involverar teknik.
varje organisationsförändring kommer att ha både en teknisk sida och en folksida, och var och en kräver separata resurser och verktyg för att få förändringen att förverkligas.

mål för varje lag

projektledningsgruppen arbetar för att flytta den tekniska sidan av förändringen framåt från punkt A till punkt B. sådana projektledningsaktiviteter gäller processer, system, verktyg etc. förändringen innebär att människors jobb kommer att påverkas.

förändringsledningen arbetar för att hjälpa de individer som påverkas av förändringen villigt stödja eller acceptera förändringen, ta på sig förändringen som sin egen och tillämpa förändringen som förväntat (dvs. engagera, anta och använda förändringen).

exemplet nedan visar övergången från funktion (A) till funktion (b).

målet med projektledning är att effektivt distribuera resurser för att designa, utveckla och leverera projektet, initiativet eller lösningen. Målet med förändringsledning är att hjälpa varje individ som påverkas av förändringen att göra en lyckad övergång, med tanke på förändringens krav.

omfattningen av förändringsledning och projektledning

nästan varje organisationsinitiativ eller projekt kräver en viss nivå av projektledning och förändringsledning. Det finns väldigt få fall där du inte behöver båda disciplinerna. Var och en av projekten nedan behöver separat projektledning och förändringshantering, förutom att implementera själva förändringen:

1. distribuera en ERP-lösning (Enterprise Resource Planning) över hela organisationen
2. omforma arbetsprocesserna och kontaktskripten för dina callcenteragenter
3. integrera två organisationer och deras informationssystem efter en sammanslagning eller förvärv
4. implementera nya virtuella samarbetsverktyg för en distribuerad arbetsstyrka
5. utveckla en ny försäljningskanal

ser projektledning och förändringsledning likadant ut för varje initiativ? Vanligtvis Nej. Medan de flesta behöver åtminstone några, fungerar varje disciplin bäst när den anpassas för din unika situation, organisation, kultur och historia och den specifika förändringen som du genomför.
mängden och typen av projektledning du behöver beror på komplexiteten, graden av förändring och mängden flexibilitet som krävs i lösningsdesignen. Hur mycket förändringsarbete som behövs beror på hur mycket störningar enskilda människors dagliga arbete har. Det beror också på organisationens attribut, såsom kultur, värdesystem och historia med tidigare förändringar.

integrera förändringsledning och projektledning

medan de är distinkta studieområden, är förändringsledning och projektledning integrerade i praktiken. Stegen och aktiviteterna rör sig i samklang när team arbetar för att gå från nuvarande tillstånd till önskat framtida tillstånd.

förändringsledning och projektledning planeringsaktiviteter

tänk exempel på de aktiviteter som uppstår under planeringsfasen av ett projekt eller initiativ.

projektledare:

• identifiera de milstolpar och aktiviteter som måste slutföras
• Beskriv de resurser som behövs och hur de ska fungera tillsammans
• definiera omfattningen av vad som kommer och kommer inte att ingå i projektet

ändra Chefer:

• Craft nyckelmeddelanden som måste kommuniceras
• arbeta med sponsorer för att bygga aktiva och synliga koalitioner av ledande ledare
• gör fallet till berörda anställda om varför förändringen behövs

de mest effektiva projekten integrerar dessa aktiviteter i en enda projektplan.

förståelse har fördelar

det kan vara svårt att skilja mellan förändring, projektledning och förändringsledning. I praktiken är dessa tre komponenter nära sammanflätade för att ge ett positivt resultat till organisationen. Men att förstå skillnaderna gör det mycket lättare att felsöka när en förändring inte går framåt som förväntat.

till exempel är de utmaningar som kommer från:

• utformningen av förändringen (projektet, initiativet eller lösningen själv)?
• den tekniska processen, aktiviteter eller resurser (Projektledning)?
• hur individer accepterar eller motsätter sig förändringen (change management)?

när du förstår skillnaderna mellan förändring, projektledning och förändringshantering blir det tydligt att identifiera korrigerande åtgärder. Och när du vet vad varje komponent arbetar för att uppnå är det inte längre svårt att definiera förändringshantering för andra.