Det finns A3-planer och sedan finns det A3-planer

om du har hängt runt lean-samhället ett tag kommer du utan tvekan att ha stött på konceptet på en “A3-Plan”. Idag ska vi titta på vad en A3 är och titta på de olika typerna av A3, för att klargöra vilken typ du skulle använda när – det kan vara lite förvirrande i början.

Vad är en A3-plan?

en A3 är helt enkelt en pappersstorlek (420mm x 297mm) men vad en A3-plan representerar i lean och näringslivet är möjligheten att lägga en plan på ett pappersark och använda det här arket för att kommunicera planens avsikt, tillsammans med aktuell status.

med någon lean-strategi använder vi A3-planen för att definiera nuvarande tillstånd-var är vi nu?, den framtida staten – var behöver vi vara? och klyftan-skillnaden mellan nuvarande och framtida stater. Vi måste sedan lyfta fram vad vi ska göra för att stänga det gapet och hur ska vi mäta och spåra vår framgång. Detta görs parallellt med vårt Plan-Do-Check-Act-tänkande. A3-planen är inte bara Plandelen, den används för att spåra görandet och kontrollen och justeras vid behov under Act eller Adjust-fasen.

vilka är typerna av A3-planer?

det finns tre huvudtyper av A3-planer

1. Strategisk Planering A3

2. Projektstatus A3

3. Problemlösning A3

antalet A3-typer och deras faktiska namn varierar mellan företag och branscher. För enkelhetens skull kommer här att fokusera på de tre viktigaste. Nyckeln här är att förstå att det finns olika applikationer för A3-Planen.

strategisk planering A3

Detta är den typ av planering som görs på Ledande ledningsnivå i ett företag och är den övergripande A3-Planen. Vi vill använda denna typ av A3 – planering när det framtida tillståndet är på medellång till lång sikt-ofta 12 månader eller mer. När du börjar på din lean-resa kan denna tidsram börja med en 6 månaders omfattning.

denna höga nivå av A3-plan måste fortfarande följa PDCA-cykeln. På denna nivå är Kontrollsteget kritiskt. Tydliga mätvärden måste definieras i början så att alla förstår vilka åtgärder som är viktiga och hur de kommer att samlas in och användas. detta kommer att avgöra hur projektets “framgång” uppfattas.

projektstatus A3

många åtgärdssteg behövs för att slutföra den strategiska planeringen A3 och dessa enskilda åtgärder är uppdelade i projekt A3s, vilket gör att varje område eller processägare har sin del av den övergripande strategiska planen. Nyckeln här är att se till att omfattningen överensstämmer med toppnivåplanen, och mätvärdena är en ren delmängd av de strategiska. Det bästa sättet att planera för framgång med ett projekt A3 är att ha fullständig anpassning.

problemlösning A3

problemlösning A3 planen tillåter oss att arbeta igenom ett problem. Målet är att få så mycket information och input från de som är involverade i processen som möjligt för att helt definiera vad problemet egentligen är – utan överenskommelse om det faktiska problemet du försöker lösa kommer det att vara mycket svårt att få enighet om att den uppsättning lösningar du ska pröva och genomföra faktiskt kommer att lösa de problemen.

OBS Jag sa” uppsättning lösningar du ska prova och implementera ” – problemlösning måste ses som en serie försök. Våra traditionella problemlösningsmetoder är för den högsta personen i rummet att förklara vad man ska göra och då måste de smarta försöka få denna “lösning” att fungera; det är ett enormt slöseri med tid, energi och resurser. Att ha en sann team problemlösning strategi kommer att ta tid att utveckla men kommer att ge bättre problemlösning på lång sikt. Använd A3-planen för problemlösning för att dokumentera de viktigaste insatserna och försöken som genomförs för att hitta en uppsättning lösningar.

hierarki av A3s

som du kan förvänta dig, vi behöver många fler problem lösas än vi behöver strategiska planer, så det kommer att bli många fler problemlösning A3s.

så nästa gång du anger med din bit A3 papper och en penna, spendera några minuter konsolidera dina tankar och kontrollera vilken typ av A3 du skapar. Ju mer kortfattad din A3 är desto bättre blir resultatet eftersom du kommer att kunna kommunicera det verkliga problemet eller klyftan du tar itu med.