En Guide till arbetsorder och arbetsorderhantering (prov ingår)

en arbetsorder är bindväven mellan en kund och det arbete de vill göra. Arbetsorder fungerar som pappersspåret som definierar vad som behöver göras, när och för hur mycket inom en organisation. Arbetsorderhantering är livsnerven i många branscher som tillhandahåller service och underhåll.

de flesta av oss har skrivit på eller fått en arbetsorder, men som så mycket av det som är vanligt har vi inte riktigt en fast uppfattning om vad det är och varför det är en så viktig länk i många affärstransaktioner.

Vad är en arbetsorder?

en arbetsorder är ett dokument som beskriver ett jobb mellan en kund och en entreprenör. Arbetsorder kan genereras för användning inom en organisation, sannolikt med arbetshanteringsprogramvara, men de fungerar oftast som ett kontrakt mellan kunden och vem de kontrakterar för att utföra önskat arbete.

en arbetsorder innehåller en beskrivning av jobbet med en uppskattning av vad det kommer att kosta att få det gjort, inklusive arbetskraft, delar och material. Det kan finnas formulär bifogade beroende på vilken typ av arbete du tilldelar, vilket kan kräva tillstånd eller annat pappersarbete.

arbetsordern kommer också att ha information om platsen där arbetet behövs, vem som ska utföra det och tidsramen för att det ska slutföras. Kundinformationen ingår också och kan användas som faktura för arbetet.

relaterat: Gratis Arbetsordermall för Excel

vad används arbetsorder för?

arbetsorder standardisera arbetsflödet och skapa en enkel och snabb process för schemaläggning, tilldelning och spårning arbete samtidigt dokumentera resurser och spårning prestanda.

arbetsorder används främst inom byggbranschen för serviceförfrågningar, men kan även användas för produkter, inspektioner och revisioner. Arbetsorder kan inte alltid kallas sådana. Till exempel i tillverkning kallas en arbetsorder ofta en försäljningsorder när en byggnad eller teknik ska äga rum.

oavsett vilken bransch en arbetsorder används i används den för att spåra och övervaka status för jobbet för att se till att det är klart i tid och inom budget. Detta gäller när arbetsorder används i fältservice eller inom en bransch som har till uppgift att regelbundet inspektera. I det avseendet fungerar de nästan som en projektstatusrapport.

Arbetsordertyper

när det gäller struktur finns det flera typer av arbetsorder.

• citat: denna typ av arbetsorder är en lista över produkter med deras prissättning ingår. Dessa offerter fångas och kunden kan sedan fatta beslut om huruvida de uppfyller sina ekonomiska krav för arbetet. Dessa produkter är inte engagerade i lager.
• beställningar: skillnaden mellan en offert arbetsorder och en orderbaserad arbetsorder är att den senare är en lista över produkter som är mer benägna att köpas av kunden. Därför kan dessa begås till en inventering.
• Oplanerad Arbetsorder: Detta tar upp arbete som inte har planerats i förväg, till exempel när maskiner går sönder eller när det finns ett brådskande, oplanerat korrigerande produktunderhåll.
• planerad arbetsorder: när du har arbete som återkommer och kan schemaläggas i förväg, till exempel förebyggande underhåll eller andra automatiska uppdateringar, kallas det en planerad arbetsorder.
• Intern arbetsorder: det här är arbetsorder som kommer från någon i organisationen och skickas till en annan person inom samma organisation. Majoriteten av interna arbetsorder är digitala.
• extern arbetsorder: när en arbetsorder kommer från utanför organisationen kallas den en extern arbetsorder. Dessa granskas ofta och planeras före körning.
• Manuell arbetsorder: Underhållschefer schemalägger ofta manuella arbetsorder för hand efter att ha fått en arbetsförfrågan. De tilldelar manuella arbetsorder till motsvarande teammedlem antingen internt eller externt.
• Automatisk Arbetsorder: När en arbetsorder kan ställas in för att automatiskt schemalägga uppdrag till motsvarande anställda, ofta via ett programverktyg, kallas det en automatisk arbetsorder.

om du pratar om en tjänst arbetsorder, då snarare än en produkt, du beskriver schemat för det jobbet som ska levereras.

dessa typer är något flexibla genom att när arbetsordern är gjord kan den ändras från en offert till en order och specificera hur många produkter på offerten som kan begås till. En order till en offert har endast orderinformation, till exempel ett auktoriseringsdatum.

Arbetsorderprov

du kanske undrar vad som ska vara på en arbetsorder för att ge det mest effektiva resultatet. För att få en bättre allmän uppfattning om arbetsorder och vad de innebär, Låt oss titta på ett prov. ProjectManager.com har ett antal gratis projektledningsmallar, och bilden nedan är en fullständig version av vår arbetsordermall. Vi kommer att beskriva de olika elementen i arbetsordern och hur man använder dem.

kontakt och intern Information

vår gratis arbetsordermall kan anpassas för att passa omkretsen av ditt företag, men det är fullt laddat med grunderna. Överst är där mycket av den relevanta informationen fångas, till exempel företagsnamn, adress och kontakt.

det finns också en plats att lägga till arbetsordernumret, vilket är nyckeln till att hålla reda på jobbet och hitta arbetsordern snabbt. Datum ingår för när arbetsordern utfärdas, när arbetet förväntas starta, avsluta och när det är klart.

en prioritetsnivå kan ställas in. Den person som begärde arbetsordern identifieras och ett kund-ID för internt bruk ges. För större organisationer kan avdelningen specificeras.

arbetsbeskrivning

köttet i arbetsordern är naturligtvis jobbet och dess relaterade arbete och material. Här beskrivs arbetet, vem som faktureras identifieras, och vid behov identifieras var arbetet ska skickas.

Följande är en detaljerad beskrivning av det arbete som ska utföras och hur många timmar det tar att göra varje radtid, liksom arbetarens uppgift med jobbet. Detta är sedan totalt.

obligatoriska Material

nästa avsnitt i vårt arbetsorderprov listar de material som behövs för att slutföra jobbet, hur mycket av varje, kostnaden och eventuell tillämplig skatt. Allt detta läggs till ovanstående summa för en delsumma. Eventuella ytterligare avgifter läggs till denna delsumma för att nå det totala priset på arbetsordern.

slutligen finns det utrymme att lägga till ytterligare information. Sedan finns det en signatur och dateline. Återigen är detta ett exempel på arbetsorder, men några tweaks kan gälla för nästan vilken arbetsorder du behöver för att producera.

viktiga principer för god arbetsorderhantering

en arbetsorder är i själva verket en uppgift. Det är ett sätt att beskriva, tilldela och spåra ett jobb för att se till att det är klart i tid och inom en överenskommen budget. Att hantera skapandet och flödet av en arbetsorder när den går från initiering till utförande och slutförande är nyckeln.

arbetsorderhanteringsprocessen följer tre enkla steg:

1. skapa en ny arbetsorder: oavsett om det är en konkret eller digital arbetsorder är det viktigt att ge rätt person(er) uppgifter om den här uppgiften, inklusive information som syfte, prioritetsnivå, beskrivande information och mer.
2. trafik genom organisationen: se till att mottagaren har den nödvändiga informationen de behöver för att slutföra arbetsordern enligt dina specifikationer.
3. Stäng arbetsordern när den är klar: För att hålla arbetsflödet organiserat, se till att alla arbetsorder är slutförda innan du skapar en ny arbetsorder.

när det gäller dem som är involverade i arbetsorderhantering inkluderar de den person som begärde arbetet, den person som är behörig att godkänna det och de som utför det.

att ha någon rapporteringsmekanism hjälper också till att hålla reda på arbetet och se till att det är klart inom tidsfristen. När du är klar, betalning krävs, och så lön måste vara inblandade för att hantera eventuella handpenningar och sedan slutlön.

Hur ProjectManager.com effektiviserar arbetsorderhantering

ProjectManager.com är prisbelönt programvara som hjälper till att organisera arbete och driva effektivitet. Generera, spåra och betala för arbetsorder förstärks av vår molnbaserade verktyg som ger dig realtidsdata för att alltid veta om du håller på schemat.

Kanban styrelser kan användas för att skapa arbetsorder, lägga till bilagor, prioriteringar och spåra framsteg. Dessa brädor är särskilt tilltalande för dem som föredrar ett visuellt arbetsflöde. Arbetsorder görs på digitala kort som sedan placeras under kolumner som representerar faserna i arbetet, som kan anpassas för att matcha organisationens nomenklatur.

spåra framsteg för bättre resultat

Håll koll på framstegen på instrumentpaneler som automatiskt återspeglar statusuppdateringar och beräknar mätvärden som tid, uppgifter, kostnader och mer. Om du till exempel sätter ihop en mekanisk arbetsorder och din besättning är ute på fältet, så länge de har internetanslutning, kan de uppdatera sin status eller samarbeta genom att kommentera på uppgiftsnivå.

tid inloggad arbete kan också spåras med tidrapporter som effektiviserar lönelistan också. De är säkra och lätta att använda. Vår obegränsade fillagring innebär att du kan använda verktyget som ett centralt nav för att hantera alla dina arbetsorder.

ProjectManager.com är ett molnbaserat verktyg som organiserar arbete och arbetare för ökad produktivitet. Hantera dina arbetsorder och hålla ditt team arbetar var de än är eller när de arbetar. Försök ProjectManager.com idag genom att ta denna gratis 30-dagars provperiod.