Event Management: en steg-för-steg-guide om hur du använder den i dina händelser

Event management. Det är en fras som kastas runt mycket, men utöver den bokstavliga betydelsen av att bara hantera händelser, vad innebär det exakt? Och mer signifikant, hur kan det användas i händelser?

varje typ av evenemang kräver en unik uppsättning färdigheter och know-how som hjälper dig att mildra kaoset och köra smidiga och engagerande evenemang för dina deltagare.

det finns mycket att täcka, varför vi i den här artikeln kommer att gå igenom nyckelbegreppen för evenemangshantering och visa hur de kan tillämpas direkt på dina händelser.

Event management explained

enkelt uttryckt är event management samordning, planering, organisering och genomförande av ett evenemang. Termen omfattar projektledning över varje aspekt av en händelse, vilket kan vara allt från att hitta talare till att skicka ut undersökningar efter evenemanget. Dessutom kan händelsehantering tillämpas på alla typer av evenemang i alla miljöer.

även om det ofta används synonymt med termen ‘evenemangsplanering’, är händelsehantering mer praktisk och har mer att göra med Logistik och den övergripande hanteringen inför och dagen för själva evenemanget.

varför händelsehantering är viktigt

att hantera en händelse korrekt är viktigt för att det ska bli en framgång. Enkelt uttryckt, oavsett hur bra din plats, högtalare eller underhållning är, underlåtenhet att få grunderna faktorer rätt, såsom budgetering och logistik, innebär att du kan utsätta dig för potentiellt oförutsedda utmaningar.

så tänk på det så här, ju mer tid du investerar i evenemangshantering, desto mer professionell blir ditt evenemang.

virtuell händelsehantering

den snabba ökningen av online-evenemang har snabbt tvingat oss att ta vår kunskap om personlig händelsehantering och anpassa den till den virtuella världen. Uppgifter som att hitta en plats, skapa hälso-och säkerhetsprotokoll och catering har ersatts av att hitta rätt teknik och skapa värdefullt innehåll och engagera deltagare.

det är därför när du hanterar en virtuell händelse, inte bara bör du förstå logistiken bakom det, men du bör också lägga extra tonvikt på att skapa intressant innehåll.

de fem stegen i händelsehantering

nu har vi grunderna ur vägen, låt oss dyka in i de fem grundläggande stegen i händelsehantering. Dessa kan tillämpas på alla händelser och bör ge dig massor av insikt som kan tillämpas direkt på dina händelser, i vilken form eller form det tar.

Steg 1: Skapa ett mål och gör dina läxor

det första steget i en lyckad händelse är att definiera ditt mål och skapa en handlingsplan för hur du ska få det att hända. Börja med att identifiera vad det är du vill uppnå, fokusera på ett mål och verkligen gå för det. I många fall kommer detta att vara självklart. Till exempel kanske du vill lansera en ny produkt eller kanske du vill generera extra leads.

vad du än bestämmer är det viktigt att komma in i detaljerna eftersom det ger dig en tydligare vision av evenemanget, vilket gör det lättare att hantera på lång sikt. Sedan, när du har identifierat ditt mål är det dags att börja göra din forskning.

Microdisect vad det är du vill uppnå och kartlägga de åtgärder som kommer att få dig dit. Detta hjälper till att förfina omfattningen av ditt evenemang och identifiera de åtgärder som krävs för att uppnå ditt mål.

ju mer forskning du utför, desto mer detaljerad och förfinad kommer evenemanget att bli. Och utöver detta får du en större förståelse för händelsens livskraft, särskilt när det gäller budget och hur detta motsvarar ditt mål.

steg 2: Välj ditt tema och skissera händelsen

nu när du har gjort din forskning är det dags att använda dina första resultat för att skapa en konkret handlingsplan för ditt evenemang. Det är viktigt att detta ger dig grunden för att börja utforma ditt evenemang så gå igenom varje detalj, men liten kan det vara.

för att få bollen att rulla, här är en lista med frågor som kan hjälpa dig att stryka ut dessa detaljer:

• vad är ämnet för evenemanget?
• Vem är målgruppen?
• var och när kommer evenemanget att vara?
• vad är formatet?
• vad är varaktigheten för händelsen?
• hur många deltagare kan jag förvänta mig?
• vem kommer att tala vid evenemanget?
• erbjuder jag aktiviteter eller underhållning?
• Hur kan jag hålla deltagarna engagerade?
• kommer du att ta betalt för biljetter?
• behöver du hitta sponsorer?
• vilken evenemangsteknik behöver jag?

det finns gott om mat för tanke här och många fler frågor som måste åtgärdas. Det som är viktigt är att du får dig in i en fundersam tankegång där du tänker på alla möjliga detaljer och eventualiteter kring evenemanget. Om du gör det kan du identifiera eventuella problem som kan uppstå tidigt.

steg 3: finslipa detaljerna

nu borde du ha en bra uppfattning om hur händelsen ska se ut, vilket betyder att det är dags att göra detta till verklighet. Detta steg är överlägset mest tidskrävande och består av en lång lista med åtgärder (se nedan) beroende på vilken typ av händelse du kör.

• hitta arenor (eller online-evenemangsplattformar), leverantörer, högtalare, sponsorer etc.
• bygga en händelse webbplats och lansera pre-event communications
• händelse marknadsföring och uppsökande
• spårning RSVPs och registreringsnummer händelse
• deltagare communications
• event logistics på dagen
• designa och slutföra kritiska händelse dokument, såsom minut för minut
• designa händelseincheckningsprocessen och skapa skyltar
• kommunikation efter händelsen

steg 4: Leverera händelsen

efter allt arbete du har lagt in genom att följa de tidigare stegen, det är dagen för händelsen. Du är nästan framme. Nu är det dags att leverera ett evenemang som kommer att engagera och locka dina deltagare. Här är några av de åtgärder du behöver ta, för att få dig över det sista hindret och se till att du kör en smidig och lyckad händelse.

• se till att allt är inställt
• checka in
• Gästkommunikation
• hantera oväntade problem och nödsituationer
• högtalare och gästsupport
• sociala medier och publikinteraktion

Steg 5: post-event tullar

ditt evenemang är avslutat, men det slutar inte här. Nu borde du ha en bra uppfattning om hur evenemanget gick och det är dags att börja samla feedback, fortsätta att engagera deltagare och planera för framtiden.

den första åtgärden, som görs 12 till 48 timmar efter evenemanget, är att skicka dina deltagare ett tack-e-postmeddelande med en undersökning efter evenemanget. Detta ger deltagarna gott om tid att smälta hur de hittade händelsen, ger dig massor av insikt om hur man kan förbättra.

sedan med alla värdefulla feedback du har samlat, föra laget tillsammans för en debrief. Dessa möten och samtal är mycket användbara för att dela personliga intryck och identifiera vad som kan göras för att gå vidare.

slutliga tankar

att organisera evenemang är en stor utmaning, men det är en aktivitet som kan ge stora fördelar. Och det är därför händelsehantering är så avgörande, det hjälper till att mildra risker så att du kan fokusera på de saker som betyder mest. Så ju mer tid du investerar i evenemangshantering, desto mer professionellt blir ditt evenemang.