fördelar med en papperslös arbetsplats

Vad är ett papperslöst kontor?

ett papperslöst kontor är en arbetsplats som har minimala pappersbaserade processer och förlitar sig på digitaliserade dokument istället. Vissa organisationer föredrar termen “pappersljus” eftersom många kontor och avdelningar inte helt kan eliminera pappersfiler på grund av process-eller efterlevnadskrav.

oavsett, att minska användningen av papper hjälper till att påskynda en organisations digitala transformationsresa. Detta innebär vanligtvis övergång till ett elektroniskt dokumenthanteringssystem som digitaliserar filer och lagrar det i ett centralt arkiv.

fördelarna med att gå papperslösa

företag i USA spenderar mer än 120 miljarder dollar per år på tryckta formulär, varav de flesta blir föråldrade inom tre månader och hamnar i papperskorgen. Dessutom spenderar kontorsarbetare 30-40 procent av sin tid på att leta efter dokument i fysiska arkivskåp.

några av de mest pappersintensiva avdelningarna är personalresurser, leverantörsskulder och fordringar, anläggningshantering och kundservice, som hanterar en stor mängd applikationer, CV, kvitton, arbetsorder, fakturor, räkningar och mer.

uppenbarligen skapar arbete med pappersdokument problem som hindrar en anställd från att vara produktiv och en organisation från att spara kostnader. Att anta ett papperslöst system kan lösa dessa utmaningar och uppnå fördelar som:

• spara tid på att hitta och hämta fysiska filer. Digitala dokument kan enkelt organiseras och indexeras, vilket gör att du hittar de filer du behöver mycket snabbare med sökfunktioner. När dokument blir mer tillgängliga skärs tiden för att hämta filer avsevärt så att ditt team kan vara mer produktivt och fokusera på andra värdefulla uppgifter.
• främja samarbete mellan teammedlemmar. Personalen kan dela filer digitalt utan att skriva ut och visa uppdaterade och tidigare versioner av dokument. Detta minimerar stegen och optimerar arbetsflödet när du arbetar tillsammans på dokument.
• förbättra informationssäkerheten. Åtkomsträttigheter kan tilldelas och återkallas beroende på användarnivå och dokumenttyp. Med granulära säkerhetsinställningar kan konfidentiell och känslig information spåras och skyddas mot missbruk och obehöriga ändringar. Detta minskar också risken för förlust och stöld.
• spara kostnader för utskrift och lagring av dokument. Att eliminera majoriteten av pappersarbete hjälper dig att spara pengar på papper och arkivskåp, liksom andra kostnader som kopieringsbläck och kontorsmateriel.

hur man omvandlar till ett papperslöst kontor

ett dokumenthanteringssystem fångar och lagrar information digitalt på en enda plattform med integrerade sökalternativ. För att underlätta övergången från papper till digitalt kan du börja med:

• bestämma rätt lösning. Plattformen som du distribuerar bör ta itu med och lösa dina unika affärsbehov och utmaningar, med flexibiliteten att anpassa sig till förändringar och skala med tillväxt.
• starta digitaliseringsprocessen. Detta är sannolikt den mest utmanande delen på grund av den tid och arbete som är inblandat. Storleken på arbetet beror på hur många pappersfiler det finns till att börja med. Men med hjälp av din lösningsleverantör kan du arbeta med en strategi för att ta itu med digitaliseringsprocessen som sedan kan implementeras som bästa praxis för anställda.
• ingjuta Change management. En viktig del av ett framgångsrikt omvandlingsinitiativ är att få inköp från intressenter. Hjälp ditt team att förstå behovet av förändring och hur ett nytt system hjälper dem att bli mer produktiva, effektiva och värdefulla i sitt arbete. Utveckla ett utbildningsprogram för att förbereda anställda på att hantera nya processer och samla feedback från dem för ytterligare förbättringar.

som med alla ändringar tar det tid för din organisation att anpassa sig. Det rekommenderas att börja i mindre skala med kritiska processer som har störst inverkan från att gå papperslös, innan du skalar lösningen till andra processer och avdelningar.

kontakta oss om du vill veta mer om hur ett dokumenthanteringssystem kan hjälpa ditt kontor att bli papperslöst.