förstå e-fakturering och e-fakturering: definitioner, fördelar och nyanser

det är dags att flytta bort från pappersräkningar, som kräver utskrift och leverans per post, och omfamna e-fakturering för att uppnå effektivare och effektivare leverans. E-räkningar kan även länka direkt till Vanliga frågor eller betalningshantering, för att påskynda räkningen betalningar.

Vad Är E-Fakturering?

elektronisk fakturering eller e-fakturering är den process genom vilken räkningar skickas och betalas elektroniskt. Denna process gör det möjligt för kunder att ta emot räkningar via e-post, webbportal eller till och med i maskinläsbara dataformat, vilket underlättar effektivare leverans och betalning.

e-faktureringsprocessen hanteras av avdelningen för kundfordringar, tar produktion från bokföringsprogram eller ERP-system och levererar detta till kunder. I allt högre grad automatiseras aspekter av denna papperslösa process för att förbättra hastighet och noggrannhet, inklusive uppföljningsåtgärder där faktureringstidsramar går utöver villkoren.

hur en e-faktura ser ut

en e-faktura eller e-faktura är helt enkelt en elektronisk version av en traditionell faktura eller faktura. Visuellt kan detta spegla en traditionell pappersräkningslayout eller utnyttja onlinefunktioner – till exempel en direktlänk till fakturabetalning, Vanliga frågor eller tillhörande resurser.

Alternativt kan e-räkningar levereras som maskinläsbara data som EDI-eller XML-formatdokument för att underlätta automatisk bearbetning och betalning med kundfordringsprogram.

i ett B2B-sammanhang avser e-fakturering leverans av elektroniska fakturor som har specifika detaljer som betalningstid, skatteinformation, PO-nummer och specificerade leveranser.

hur e-faktureringsprocessen fungerar

e-fakturering är den process genom vilken elektroniska räkningar genereras och levereras till kunder, påminnelser skickas och betalningar samlas in. E-faktureringsprocessen omfattar också en viss grad av prissättning och kreditinställning, som kan ställas in manuellt för varje kund eller bestämmas av regelbaserad automatisering.

stegen i e-faktureringsprocessen listas nedan.

1. kreditinställning – det första steget i en faktureringsprocess är att bestämma kreditgränsen och förfallodagen för överföring. Moderna e-faktureringslösningar kan sluta kretsloppet från försäljning till kreditinställning för att optimera prestanda och minimera risken.
2. prissättning-nästa steg är att bestämma prissättningen för varor eller tjänster som tillhandahålls. Elektroniska faktureringslösningar kan slå upp prissättning från en databas och tillämpa konto-eller kontaktnivårabatter efter behov.
3. Bill creation-e-räkningar genereras från ERP eller redovisningssystem data, som matas in i räkningen mall som krävs för varje mottagare – från PDF till EDI. Detta steg är normalt automatiserat och fortskrider mycket snabbare än traditionell manuell fakturering.
4. Bill delivery-ett annat steg som vanligtvis är automatiserat, leverans av e-räkningar kan utvecklas via e-post, portal, filöverföring eller direkt dataöverföring. Bill anmälan via SMS, e-postmeddelande, WhatsApp eller liknande kanaler kan användas för att varna mottagare till deras e-faktura är tillgänglig via en säker online-portal.
5. påminnelser-om biller tror att kunder inte har erkänt, öppnat eller betalat sin e-faktura inom en viss tidsram kan påminnelsemeddelanden automatiskt utlösas för att uppmuntra snabb betalning.
6. betalningshantering-e-fakturering erbjuder en klar fördel jämfört med papper fakturering ta emot betalningar, eftersom kunderna kan levereras en länk för att klicka och betala sin faktura online via kreditkort eller direkt insättning. Större automatisering är möjlig när e-räkningar levereras till automatiserade leverantörsskulder som validerar betalningsförfrågan via PO-nummerreferens och gör automatiska betalningar via ACH/NACHA.
7. Sales intelligence and reporting-spårning och rapportering om leverans av e-faktura, kvitto och även vem som har läst eller svarat på e-räkningar ger en tydlig fördel när man hanterar sena betalningar för ett hälsosamt kassaflöde. Försäljningsinsikter kan hämtas från vad som har fakturerats, var och när, samt förstå vilka konton som kan kämpa för att betala i tid och utgöra en framtida kreditrisk.

Top fördelarna med e-fakturering programvara

e-fakturering programvara möjliggör kundfordringar avdelningar att bli mycket effektivare. Att ta bort process ineffektivitet sparar tid och pengar, samt att säkerställa mer exakt och snabbare leverans av fakturor till kunder för snabb betalning. Ett väl utplacerat elektroniskt faktureringssystem är mer än bara en operativ uppgradering, det är en strategisk fördel.

de främsta fördelarna med e-fakturering programvara är:

1. processeffektivitet – pappersräkningar kräver mycket mer tid och ansträngning för att producera och leverera, elektroniska räkningar tar en bråkdel av detta.
2. förbättrad noggrannhet-direkt anslutning mellan och elektroniskt faktureringssystem och bokföringsprogram och/eller ERP-system eliminerar mänskliga fel från processen.
3. förbättrad leverans-att skicka pappersräkningar per post garanterar inte leverans. Coronaviruspandemin har visat att elektronisk leverans är mer flexibel och korrekt och når kunder där de är, i det format de vill ha.
4. status synlighet-att veta vem som har fått, läst och svarat på sina e-räkningar möjliggör mer riktade uppföljningsåtgärder och hjälper kassaflödesprognoser.
5. Automation-företag letar alltmer efter att automatisera repetitiva manuella processer för ökad effektivitet, så skicklig personal kan fokusera på mer lönsamma aktiviteter. Övergången från pappersräkningar till e-fakturering utgör en enorm möjlighet för processautomatisering.
6. strömlinjeformade betalningar-e-räkningar kan skickas med betalningslänkar för att ta betalningar online via kreditkort, betalkort eller direkt insättning.
7. minskade omkostnader-att inte behöva underhålla och hantera maskiner för utskrift och leverans av pappersräkningar eller betala för postleverans kan innebära en betydande kostnadsbesparing för många företag.
8. skalbarhet och flexibilitet – e-fakturering är en mycket mer skalbar lösning än pappersfakturering. Traditionellt, om faktureringsvolymerna ökade, skulle det behöva investeras i tryckning, processhantering och leverans. Denna investering skulle vara överflödig och bortkastad om volymerna sedan minskade. Elektroniska system kan skala upp och ner snabbare och effektivare.
9. minskat koldioxidavtryck – pappersräkningar kräver mer energi och resurser för att producera och leverera (per post). Elektroniska räkningar är mycket mer energieffektiva och bättre för miljön.
10. förbättrad kundupplevelse – pappersräkningar kan se lite gammaldags ut för kunderna nu. E-räkningar kan presenteras på ett mer professionellt sätt, med strömlinjeformad tillgång och betalningshantering, förenkla och förbättra varje kunds upplevelse av ditt varumärke.

Vem e-fakturering hjälper

E-fakturering hjälper ett brett utbud av funktioner inom alla företag. Från effektivisering av fakturering och leverans inom kundfordringar, till automatisering av dina kunders leverantörsreskontraprocesser. Förbättringarna i rörelsekapital och kassaflödesprognoser ger försäkran och kapital för att stödja tillväxt och investeringar i hela verksamheten. Några av de största effekterna listas nedan.

• Finans – e-fakturering förbättrar faktureringseffektiviteten och frigör rörelsekapital genom att driva ner DSO, som tidigare hölls i fordringsboken. Den större status synlighet inneboende i e-fakturering möjliggör mer exakta kassaflödesprognoser, stödja investeringar i hela den bredare verksamheten för tillväxt och stabilitet.
• kunder-när kunder får sina räkningar elektroniskt kan de betala dem lättare och snabbare, samt ha tillgång till faktureringshistorik om de behöver skriva ut någonting.
• leverantörer – om du tillåter din leveranskedja att fakturera dig elektroniskt kan de fungera mer effektivt och du kan göra betalningar snabbare utan att förlora tid på att fråga och klargöra felaktiga fakturauppgifter.
• ar-avdelningen-kundfordringar drar nytta av e-fakturering mer än någon annan aspekt av verksamheten, det är här som fördelarna med processautomatisering och effektivitetsförbättringar möjliggör förbättrad prestanda mot KPI: er.
• AP-avdelning-att ta emot fakturor elektroniskt hjälper leverantörsskulder att förutse utgifter, dra nytta av rabatter för tidig betalning och behandla betalningar mer effektivt.
• Operations-operations dra nytta av det förbättrade kassaflödet och finansiella prognoser kapacitet e-fakturering ger, vilket möjliggör större investeringar där det behövs för att förbättra operativa kapacitet och effektivitet.

Hur Skiljer Sig E-Fakturering Från E-Fakturering?

även om e-fakturering och e-fakturering ibland används omväxlande, används elektronisk fakturering oftare för att beskriva en specifik aspekt av faktureringsprocessen i ett B2B-sammanhang. Konsumenter som tar emot en elräkning elektroniskt tenderar att beskriva detta som en räkning, medan ett företag som tar emot en faktura för specifika listade leveranser, mot en specifik PO, skulle prata om att ha fått en faktura.

fakturor är specifika faktureringsdokument som skickas under faktureringsprocessen. E-fakturering tenderar att omfatta ett bredare utbud av funktioner än fakturaskapande, leverans, uppföljning och betalningshantering som finns i EIPP (elektronisk fakturapresentation och betalning) eller e-fakturering. e-fakturering innehåller också en del av kreditgräns inställning och prissättning tabeller, samt stänga slingan från betalningar till försäljning insikt och justera kredit poäng.

e-faktureringssystemet eller lösningen inom en organisation kommer att innehålla ett EIPP-element, men utvidgar detta till att omfatta insikt, prissättning och kreditöverväganden som gäller både konto och betalare.

kan e-fakturering och e-fakturering hjälpa min organisation

efter att ha läst så här långt, du kommer sannolikt att överväga en investering i e-fakturering, kanske vill distribuera e-fakturering programvara internt eller välja en lämplig tjänsteleverantör se till att din e-fakturering distribution är en framgång.

vårt råd skulle vara att prata med några olika leverantörer av e-fakturering, som kan hjälpa dig att definiera den lösning du behöver och hur du bäst kan göra detta. På Corcentric kan vi hjälpa dig att utvärdera olika aspekter av EIPP och den bredare e-faktureringslösningssatsen – kontakta dig för ett samtal utan skyldighet idag.