Human Resource Information Systems

Vad är Human Resource Information System (HRIS)?

en Human Resource Information Systems (HRIS) är programvara som ger en centraliserad arkiv av anställd master data som human resource management (HRM) gruppen behöver för att slutföra core human resource (core HR) processer.

vissa människor förklarar det också som ett mjukvarupaket som utvecklats för att hjälpa personalpersonal att hantera data. Personalpersonal använder dessa system för att underlätta arbetsflödet, förbättra effektiviteten och lagra och samla in information. Flera företag erbjuder HRIS-paket till arbetsgivare. HRIS-paket kan anpassas till arbetsgivarens specifika behov och krav.

vilka är fördelarna med Human Resource Information Systems (HRIS)?

att ha ett centraliserat arkiv för anställdas data tar bort behovet av att lagra pappersfiler, som lätt kan skadas, liksom behovet av att söka igenom stora pappersbaserade medarbetarfiler för att hitta information. Beroende på typen av programvara för informationssystem för mänskliga resurser bör den generera olika rapporter, tillhandahålla ad hoc-rapporteringsfunktioner och erbjuda HR-analys på viktiga mätvärden som Personal och omsättning. Modern HRIS-programvara erbjuder också visualiseringsfunktioner för anställdas data, till exempel automatiskt renderade organisationsscheman eller nio rutor.

One-stop shopping

en av de mest omtalade fördelarna med en HRIS är att du bara anger information en gång för många HR-relaterade anställdas uppgifter. Och på samma sätt behöver du bara uppdatera en plats när anställdas information ändras.

integrering av data

dessutom kan olika delar av systemet “prata med varandra” möjliggöra mer meningsfulla rapporterings-och analysfunktioner, inklusive interna utvärderingar och revisioner och förberedelse av data för utomstående.

noggrannhet

förbättrad noggrannhet förutsätter sannolikt att data matas in och manipuleras korrekt.

självbetjäning

den här funktionen kan vara en utmärkt tidsbesparing för HR. Anställda kan komma in i systemet för att ändra data (till exempel ändra sina egna adresser) och chefer och handledare kan komma in i systemet för att mata in data (till exempel prestationsgranskningar) eller för att hämta data utan att störa HR.

5. Automatiska påminnelser

system kan schemalägga händelser, till exempel prestationsbedömningar och förmånsfrister, automatiskt meddela och knuffa om åtgärder inte har utförts.

Hosting av företagsrelaterade dokument

systemet kan vara värd för material som anställdas handböcker, procedurer och säkerhetsriktlinjer. Materialen uppdateras enkelt på ett ställe.

fördelar administration

detta kan inkludera registrering, meddelanden, ändringar och rapportering.

Rekryteringsledning

detta kan inkludera sökande spårning, hantering och rapportering.

vilka är komponenterna i HRIS (Human Resource Information Systems)?

‍

1. Databas

Human Resource Information System core-erbjudandet innehåller en databas för att lagra information om anställda. HR-proffs kan mata in all personaldata i systemet som kan nås var som helst, dygnet runt. Typer av data som HR-proffs samlar in i databasen inkluderar kompensationshistorik, kontaktinformation för nödsituationer och prestationsgranskning. Kärndatabasen kan också ses som en online backup för pappersfiler.

‍

2. Tid och arbetsledning

aktiviteter som tid och arbetsledning kan vara mycket tidskrävande. HRIS-paketet tillåter anställda att mata in sina egna arbetade timmar och gör det möjligt för chefer att omedelbart verifiera semesterförfrågningar, och uppgifterna matas direkt till lönelistan. Tid och arbetsledning förbättrar också HR-avdelningens förmåga att spåra punktlighet och närvaro.

‍

3. Lönefunktion

lönefunktionen är ännu en viktig del av en HRIS-modell. HR kan enkelt ladda ner eller lossa anställdas timmar och utfärda checkar eller löneinsättningar till anställda. Tjänstemän kan också betalas med en väsentligt minskad risk för fel. HRIS löneprogramvara förbättrar vanligtvis skatteefterlevnad för platser med flera skattenivåer.

fördelar

vissa HRIS-arbetsgivare tillåter arbetsgivare att etablera och upprätthålla medicinska förmåner och pensionsinvesteringar genom sin programvara. Sådana tillämpningar tillåter arbetsgivare att ha en one-stop shopping upplevelse för alla sina mänskliga resurser datahantering behov. Andra HRIS-paket underlättar medicinska förmåner och pensionsinvesteringsavdrag för löner men inte upprättandet av dessa förmåner.

‍

5. Medarbetargränssnitt

de flesta HRIS-paket tillåter en anställd att ha begränsad användaråtkomst. Medarbetaranvändare får tillgång till en del av databasen där de kan uppdatera sin personliga information, granska löneskalor, ändra pensionsförmånsprogram, uppdatera direktinsättningsinformation eller ladda ner förmånsvaldokument.

‍

6. Rekrytering och Retention

slutligen kan man säga att rekrytering och retention är de viktigaste komponenterna i HRIS. Det säger sig självt att det är ankaret för alla HR-policyer och system. Att hitta nya talanger, förvärva dem, hålla dem engagerade och slutligen kunna behålla dem är den viktigaste uppgiften för en HR-person. HRs måste också se till att anställda inte bara kan göra sitt arbete, men de får också den utbildning som krävs.få rätt ersättning och förmåner från organisationen.

vilka är de typer av Human Resource Information System (HRIS)?

I. operativa HRIS

operativa HRIS är till stor hjälp för chefen. Det ger chefen med alla nödvändiga uppgifter för att stödja rutinmässiga och repetitiva beslut mänskliga resurser

1. Informationssystem För Arbetstagare

2. Positionskontrollsystem

3. Performance Management Systems

II. taktisk HRIS

det taktiska informationssystemet för mänskliga resurser hjälper till stor del cheferna med val som understryker resursfördelningen.

1. Rekryteringsinformationssystem

2. Löne-och Förmånsinformationssystem

3. Ramar för utbildning och utveckling av anställda

III. strategiska HRIS

strategiska HRIS centrerar kring hantering av arbetsförhandlingar, arbetskraftsarrangemang och viss särskild HR-programmering.

1.Personalplanering System

2. Specifik programvara för informationssystem för mänskliga resurser

IV. Komplett HRIS

automatiseringen av HRIS har fört in en integrerad databas som samarbetar tillsammans med Human asset records, anställd dokument, anställd positioner, lager register, organisatoriska politik, anställd övervakning, och många andra Human asset records. De är utvecklade på ett planerat sätt att applikationer enkelt kan projicera kan giltiga rapporter från något av human resource management-segmentet.

HCM vs HRIS

HRIS består av frånvarohantering, självbetjäningsportal, Rekrytering, Utbildning och utveckling, Kompensationshantering, Personalspårning, arbetsflöden och förmånsadministration.

HCM är ett steg ovanför det. Vad det innebär är att det innehåller allt en HRIS består av och har fler funktioner. Dessa funktioner är anställdas prestanda, positionskontroll, globalt stöd, Onboarding, analys, HR-tjänster.

varför misslyckas HRIS?

den framgångsrika automatiseringen av affärsprocesser kan förbättra den operativa effektiviteten och minska risken, så att arbetsgivare kan fokusera på att hantera sin verksamhet. Med korrekt implementering och stöd kan ett sådant system göra livet enklare för alla. Många arbetsgivare förstår inte komplexiteten i genomförandeprocessen eller det engagemang som det kräver. Detta är ett avgörande ögonblick som ofta bestämmer systemets framgång. Medan vissa arbetsgivare kan vara utrustade för att genomföra en korrekt implementering, är många inte. Här är de främsta orsakerna till misslyckad systemimplementering

brist på tid och resurser

när det görs korrekt kan denna process ta minst två månader, om inte mer, och kommer att kräva uppmärksamhet från de chefer eller HR-proffs inom företaget som har fått i uppdrag att underlätta implementeringsprocessen. Detta kommer att ta tid bort från sina typiska arbetsuppgifter orsakar en belastning på verksamheten och anställd stress. Arbetsgivare som är oförberedda att sätta i tid eller leverera dessa ytterligare resurser, kommer inte att kunna uppnå sina önskade resultat.

brist på kommunikation

det finns mycket att säga för tydlig leverantör / kundkommunikation. Inte alla system är desamma, därför kommer inte alla implementeringar att vara desamma. Teknikleverantören ska kunna tillhandahålla viktig information som kan hjälpa arbetsgivare att förbereda sig för ett framgångsrikt genomförande. Detta är särskilt användbart när arbetsgivarens behov tydligt har kommunicerats och tolkats.

Dålig Projektledning

att implementera ett nytt system är ett involverat projekt med en hel del rörliga delar. Även arbetsgivare som känner sig förberedda inför implementeringsprocessen kan bli offer för dålig Projektledning. Det är viktigt för arbetsgivaren att sätta realistiska förväntningar och tidsfrister som ska uppfyllas, särskilt när det gäller affärsprocesser som är tidskänsliga, som löner.