Human Resources Management

OPM (United States Office of Personnel Management) beskriver jobbanalys som ” ett systematiskt förfarande för att samla in, dokumentera och analysera information om innehållet, sammanhanget och kraven i jobbet.”

syftet med jobbanalys

syftet med jobbanalysen är att fastställa vad ett jobb innebär, inklusive nödvändiga kunskaper, färdigheter och förmågor eller KSA samt arbetsuppgifter och ansvar och villkoren för jobbet. Jobbanalys är viktig dokumentation och en grundläggande resurs för personalhanteringsåtgärder, inklusive rekrytering, ersättning, utbildning och bedömning och prestationsbedömning. Som OPM noterar, ” en jobbanalys är grunden för personalhantering. En giltig jobbanalys ger data som bör användas för att utveckla effektiv rekrytering, kvalifikation och bedömning, urval, prestationshantering och karriärutvecklingsmetoder.”

jobbanalys tjänar fyra primära syften:

1. upprätta och dokumentera arbetsrelaterade kompetenser
2. identifiera jobbrelaterade viktiga uppgifter och kompetenser
3. fastställa den rättsliga grunden för bedömnings-och urvalsförfaranden/beslut
4. fastställa grunden för att bestämma relativ värde

steg i jobbanalys

grundläggande för Human Resource Management författare DeCenzo, et.al. identifiera följande jobbspecifika steg i jobbanalysprocessen:

• fastställa den specifika rollens organisatoriska relevans. Identifiera hur jobbet relaterar till organisationens strategi. Verklighetskontroll: om det inte finns en tydlig koppling kanske jobbet inte är nödvändigt.
• Benchmark positioner, om det behövs. Om det är opraktiskt att göra en analys av varje roll kan jobb grupperas i kategorier som har liknande egenskaper. Detta är analogt med att gruppera jobb i kategorier för kompensationsändamål, som diskuteras i modul 8: ersättning och förmåner.
• identifiera ingångar. Bestäm vilka datakällor som ska användas och hur information ska samlas in. Granska data och information; klargöra eventuella frågor.
• utarbeta arbetsbeskrivningen. Format varierar, men det finns vanliga och nödvändiga element som diskuteras i arbetsbeskrivningar.
• Slutför arbetsbeskrivningen. Granska utkastet till arbetsbeskrivning med arbetsledaren och gör ändringar vid behov. Handledaren ska godkänna den slutliga arbetsbeskrivningen.

informationskällor

som nämnts ovan innebär att bestämma vad ett jobb består av att identifiera informationskällor och bestämma hur data ska samlas in. Interna informationskällor inkluderar publicerad information inklusive organisationsscheman, jobbmeddelanden, positionsbeskrivningar; direkt eller indirekt (t.ex. granskning av video) observation; input från ledning, anställda och/eller en relevant ämnesexpert, erhållen genom intervjuer eller via frågeformulär. Ett ytterligare alternativ för att samla in data är dagboksmetoden, där ett jobb som är etablerat håller en dagbok eller logg över dagliga aktiviteter.

Information som erhållits från interna källor kan kompletteras med eller jämföras med externa data. En viktig informationskälla—relevant för karriärutforskning och jobbanalys, som webbplatsens välkomstanteckningar—är o*Net online-databasen. O * Net handlar om att webbplatsen “är landets främsta källa till yrkesinformation. O * Nets databas uppdateras kontinuerligt och ” innehåller hundratals standardiserade och yrkesspecifika deskriptorer på nästan 1000 yrken som täcker hela den amerikanska ekonomin.”Avsnittet av särskilt intresse för jobbanalytiker och personalhantering i allmänhet är Innehållsmodulen, som ger “anatomi” eller särskiljande egenskaper hos ett yrke inklusive kunskaper, färdigheter och förmågor och andra jobbdimensioner.

o * Net-data är organiserade i följande sex huvuddomäner:

• arbetstagarens egenskaper. Bestående egenskaper som kan påverka både prestanda och förmåga att förvärva kunskaper och färdigheter som krävs för effektiv arbetsprestanda.
• Arbetstagarkrav. Deskriptorer som hänvisar till arbetsrelaterade attribut som förvärvats och / eller utvecklats genom erfarenhet och utbildning.
• Erfarenhetskrav. Krav relaterade till tidigare arbetsverksamhet och uttryckligen kopplade till vissa typer av arbetsverksamhet.
• Yrkeskrav. En omfattande uppsättning variabler eller detaljerade element som beskriver vad olika yrken kräver.
• Arbetskraftsegenskaper. Variabler som definierar och beskriver de allmänna egenskaperna hos yrken som kan påverka yrkeskraven.
• Yrkesspecifik Information. Variabler eller andra Innehållsmodellelement i utvalda eller specifika yrken.

Slutför jobbanalys

som beskrivs av OPM är en jobbanalys “en studie av vad arbetare gör på jobbet, vilka kompetenser som är nödvändiga för att göra det, vilka resurser som används för att göra det och de förhållanden under vilka det görs.”Observera att en jobbanalys inte är en jobbutvärdering; det vill säga analysen är inte en utvärdering av den person som för närvarande utför jobbet.

att genomföra en jobbanalys inkluderar följande processer:

• samla in Data. Samla in information från publicerade källor, observationer, intervjuer, online-databaser, till exempel O*Net eller karriärwebbplatser.
• Utveckla Uppgifter. Utveckla en beskrivning av ” aktiviteter som en anställd utför regelbundet för att utföra jobbets funktioner.”
• Utveckla Kompetenser. Beskriva de kunskaper, färdigheter, förmågor, beteenden och andra egenskaper som krävs för att framgångsrikt utföra rollen eller yrkesfunktionen. För information om hur du skriver kompetenser, se OPM: s Snabbtips för kompetenser.
• Validera & Betygsuppgifter & Kompetenser. Ämnesexpert (SME) granskning och bedömning av uppgifter och kompetenser. En chefsövervakare eller en mycket skicklig befälhavare skulle betraktas som små och medelstora företag.
• Slutföra Uppgifter & Kompetenser. Slutförande av uppgifter och kompetenser; de som inte betygsätts av små och medelstora företag krävs för att framgångsrikt utföra jobbet tappas. Jobbanalysen ska dokumenteras för giltighet och dateras för att ge en referens för uppdateringar.

för att utarbeta betygspunkten rekommenderar OPM att uppgifter som klassificeras som både frekventa (några dagar till vecka) och viktiga (på en skala från inte viktigt till extremt viktigt) anses vara kritiska för jobbet. OPM rankar kompetenser baserat på betydelse och när kompetensen behövs—till exempel vid inresa eller inom 6 månader, och rekommenderar att kompetenser anses vara kritiska om de anses vara minst viktiga och behövs inom de första 3 månaderna.