Hur du skickar QuickBooks-filer till din revisor

årsskiftet innebär avstämningar och förberedelser för skattesäsongen. Om du använder ett bokföringsföretag måste du skicka din QuickBooks-fil till ditt konto. Det finns många alternativ för hur du skickar dina QuickBooks-filer, var och en med sina egna fördelar och begränsningar.

e-posta en QuickBooks-fil

du kan fråga dig själv ‘ kan du maila en företagsfil.’Svaret är ja, du kan skicka din QuickBooks-fil till din revisor via e-post, även om det inte rekommenderas av säkerhetsskäl. Det rekommenderas inte heller på grund av storleksbegränsningar. Om du har en större fil måste du komprimera filen eftersom de flesta e-posttjänster inte tillåter att skicka eller ta emot e-postmeddelanden över 25 MB. Under dessa omständigheter kanske du vill skapa en QuickBooks-Revisorskopia eller försöka skicka en bärbar QuickBooks-fil.

QuickBooks Accountant Copy

om filstorleken är ett problem kan du skicka din QuickBooks-fil till din revisor med hjälp av en QuickBooks accountant-kopia. En QuickBooks Revisor Kopia fryser böckerna för en viss tidsram. Med det här alternativet kan klienten dela sin fil med sin revisor medan han fortsätter att arbeta i sin egen kopia av filen. En klient kan skicka sina QuickBooks Revisor Kopia via Intuit servrar, e-post, eller en synkronisering program som Dropbox. När revisorn är klar måste deras ändringar importeras tillbaka till företagsfilen av kunden, vilket kan kräva ytterligare utbildning från revisorn.

QuickBooks Portable Copy

du kan också skicka din QuickBooks-fil till din revisor med en bärbar fil. En bärbar fil är en kompakt version av din företagsfil och är inte en fullständig säkerhetskopia. Den innehåller inte dina meddelandemallar, logotyper, bilder eller mallar. Det inkluderar inte heller din .tlg eller .loggfiler, lån chef, uttalande Författare, eller Anläggningsförvaltare filer. Det här alternativet tillåter inte kunden och revisorn att båda arbetar samtidigt. Men som revisorskopian kan en bärbar fil skickas via e-post eller synkroniseringsprogram som Dropbox.

när revisorn tar emot filen måste de återställa filen till sin dator; Slutför deras ändringar och ändringar; skapa sedan en uppdaterad bärbar kopia för att skicka tillbaka till klienten. När klienten får den uppdaterade bärbara filen måste de återställa filen till sin dator och sedan arbeta från den här versionen framöver.

QuickBooks Backup

det sista alternativet för att skicka din QuickBooks-fil till din revisor är en QuickBooks backup. Till skillnad från den bärbara kopian sparar en QuickBooks-säkerhetskopia allt som för närvarande finns i din företagsfil. Detta inkluderar dina bokföringsdata, mallar, brev, logotyper, bilder och relaterade filer (QuickBooks Statement Writer, Cash Flow Projector och Business Planner). Säkerhetskopior kan mailas om de är tillräckligt små, sparas på minnen och levereras till revisor personligen, eller genom en synkronisering program som DropBox.

QuickBooks backup har samma arbetsflödesprocess som en bärbar kopia. Revisorn måste återställa filen till sin dator, göra sina ändringar och sedan skapa en ny säkerhetskopia för att ge klienten. Klienten kan sedan återställa säkerhetskopian till sin dator och kommer att fungera från den här versionen framöver.

skicka din QuickBooks-fil till din revisor med Qbox!

ett alternativ till att manuellt skicka din QuickBooks-fil till din revisor med de metoder som beskrivs ovan är Qbox. Qbox är en molnaktiverad samarbetsprogramvara som hjälper användare att dela filer över Internet. Filer i Qbox-mapparna på en användares Windows-dator synkroniseras till Qbox-molnservern och sedan till de delade användarnas Windows-datorer, så alla har identiska kopior av filen. Det finns ingen anledning att säkerhetskopiera, återställa eller importera revisorskopior eftersom alla användare har tillgång till hela QuickBooks-filen. För att lära dig mer, besök https://www.qboxplus.com/how-qbox-works/.