hur man blir en virtuell advokat

under de senaste åren har advokater alltmer nytta av flexibiliteten i fjärrarbete. Som tänkesätt mot traditionella tegel och murbruk juridiska kontor utvecklas, att vara en virtuell advokat blir allt vanligare.

att vara en virtuell advokat kommer med sina förmåner. Eftersom advokater inte är bundna till ett traditionellt kontor kan advokater spara tid, sänka omkostnader och arbeta mer effektivt. Samtidigt kan advokater resa mellan klientkontor, notarier och domstolskontor. Virtuella advokater måste dock också överväga hur de ska hantera advokatbyråns säkerhet, etik och kommunikation medan de arbetar virtuellt.

men vad betyder det att vara en virtuell advokat? Kan en virtuell advokatbyrå vara ett mer tillgängligt och effektivt sätt att hjälpa fler juridiska kunder? Läs vidare för att lära dig mer.

eLawyering Task Force av ABA föreskriver att en virtuell advokatbyrå måste använda en säker klientportal kopplad till en advokatbyrå hemsida. En virtuell advokats säkra klientportal måste vara säker, krypterad och beroende av användarnamn/lösenord. Denna säkra klientportal är där kunder och advokater samarbetar, delar dokument och utbyter data.

vilka är fördelarna med att vara en virtuell advokat?

den ökande populariteten för att vara en virtuell advokat beror på en kombination av positiva fördelar, inklusive:

mobilitet

när du kör ett virtuellt företag kan du arbeta på distans var som helst. Att kunna arbeta var som helst—oavsett om det är hemifrån eller när du reser-gör din advokatbyrå effektivare. Flexibiliteten att vara en virtuell advokat innebär att du kan få arbete även när du inte är på ditt skrivbord.

flexibilitet

virtuella advokater är inte bundna av de traditionella nio till fem drifttimmarna, vilket innebär att de kan arbeta när och var de behöver. Flexibiliteten från att arbeta från olika platser och vid olika tidpunkter kan gynna advokater med barn eller andra åtaganden som kräver ett mer varierat schema. Flexibiliteten som en virtuell advokat ger är till hjälp för att uppnå en bättre balans mellan arbete och privatliv.

reducerad overhead

även om din jurisdiktion inte kräver att du har en fysisk kontorsplats (mer om detta senare), kör en virtuell advokatbyrå innebär att du inte behöver betala för ett stort kontor. Utan fysiskt kontor behöver du inte spendera mycket pengar på kontorsutrustning (som stora skrivare och faxmaskiner) och underhåll. Eftersom virtuella advokatbyråer brukar använda molnbaserad programvara för att underlätta virtuellt arbete, finns det färre kostnader för saker som lokala servrar.

miljövänlighet

Going virtual kan hjälpa till att minska ditt företags koldioxidavtryck på flera sätt. Utan en daglig pendling till kontoret kan du minska dina utsläpp från körning. Genom att digitalisera dokumenthantering och kundintagsformulär kan du också minska ditt företags pappersanvändning avsevärt.

mer mångsidig klientkommunikation

virtuella möten kan göra dina juridiska tjänster mer tillgängliga. Inte alla kunder vill eller kan träffas personligen. Om du kan genomföra virtuella möten kan dina kunder dra nytta av den ökade bekvämligheten. Kunder med rörlighetsproblem eller som kanske inte fysiskt är i stan kan fortfarande delta i möten med dig. Eftersom virtuella möten är mer praktiska, uppmuntrar de också mer frekvent advokat-klientkommunikation, vilket är nyckeln till bättre advokatbyråkundkommunikation.

Hur blir du en virtuell advokat?

att bli en virtuell advokat kan erbjuda många fördelar. Men du måste överväga mer än bara hur du ställer in din nya advokatbyrå arbetsyta. För att lyckas som virtuell advokat måste du känna till reglerna, göra en plan och genomföra den strategiskt.

Känn reglerna och etiken för att vara en virtuell advokat

innan du tar ditt advokatbyrå virtuellt måste du känna till tillämpliga regler och etiska överväganden.

till exempel kräver vissa stater att advokater har fysiskt kontor. I dessa fall måste du ha en fysisk kontorsnärvaro och får inte vara en helt virtuell advokat. Kontrollera kraven för din jurisdiktion och följ reglerna för ditt område.

dessutom är det din plikt som advokat att skydda dina kunders data och upprätthålla klientens konfidentialitet. Som en virtuell advokat, mer av din kommunikation sker online istället för personligen. Det är därför det är särskilt viktigt att din advokatbyrå uppgifter är säkra och alla kanaler är krypterade.

Läs Mer från ABA och etiken i en virtuell praxis och advokatbyrå datasäkerhet.

Bygg en färdplan för att bli en virtuell soloutövare

att bli en virtuell soloutövare kräver många av samma steg som att öppna en traditionell lagpraxis. Det är därför det är viktigt att ta sig tid att planera i enlighet därmed—att granska vår guide för att starta ditt eget Advokatbyrå är ett bra ställe att börja. Här är andra steg att överväga:

• gör en affärsplan. Till exempel vill du skapa en (eller uppdatera din befintliga) advokatbyrå affärsplan för att sätta mätbara mål, definiera företagets vision och kärnvärden, göra en ekonomisk plan och analysera marknaden som du går in.
• strategisera hur du hanterar klientintag. Virtuella advokatbyråer kan dra nytta av online, automatiserade lösningar för klientintag. Clio grows programvara för klientintag låter dig generera intagsformulär och schemalägga konsultationer praktiskt taget.
• skapa en kommunikationsplan. Du behöver en strategi för din interna kommunikation utan alla på kontoret. Kommer du att använda e-post, chatt, videomöten, appar som Slack eller telefonsamtal? Dessutom måste du tänka på hur du hanterar kundkommunikation. Fråga dig själv: Vad blir din process för att boka och genomföra möten med kunder?
• skapa en marknadsplan för din praktik. Eftersom ditt virtuella Advokatbyrå är online måste du ha en effektiv strategi för att marknadsföra den. En SEO-optimerad, väl utformad advokatbyrå webbplats är viktigt (både för marknadsföring och för att ansluta kunder till företagets säkra online klientportal). Din marknadsföringsplan bör också redogöra för andra sätt att få kontakt med kunder, till exempel sociala medier och onlineannonsering för advokater.

för nytänkande om att få ditt namn ute och driva företag, lära sig om hur man får nya kunder för en advokatbyrå.

lär dig att övergå från en traditionell advokatbyrå

om du redan driver ett traditionellt advokatbyrå och vill övergå till en mer virtuell praxis, överväga dessa tips:

• skynda inte processen. Om du redan har en traditionell lagpraxis, oroa dig inte för att omedelbart gå virtuellt på en gång. Du kan skapa en plan för att börja med en hybrid i person och virtuell modell. Till exempel kan du få anställda att arbeta fyra dagar i veckan på kontoret och en dag på distans. Sedan, du kan gradvis öka förhållandet mellan personliga till avlägsna dagar när du övergår.
• hitta sätt att effektivisera uppgifter och göra dem virtuella. Leta efter möjligheter att skapa processer som vanligtvis behöver göras på kontoret säkert och virtuellt. Du kan till exempel växla från att skanna ett dokument på en office-skanner till att använda en säker dokumentskanningsapp på din telefon.
• automatisera dina befintliga processer med teknik. Rätt molnbaserad teknik kan effektivisera dina processer och göra det enklare och säkrare att arbeta som virtuell advokat. När du väljer tekniska lösningar för ditt virtuella företag, ta dig tid och välj noggrant. Var noga med att veta flera alternativ och se till att alla lösningar du anser är säkra och krypterade.

till exempel hjälper molnbaserad praxishanteringsprogramvara som Clio Manage dig att automatisera uppgifter. Clio Manage gör det också möjligt för din advokatbyrå att hålla saker och information organiserad, spåra din tid och utgifter, hantera din kalender och hantera fakturor på ett ställe.

hur servar du kunder som virtuell advokat?

fördelarna med virtuella advokatbyråer är inte bara för advokater: virtuella advokater kan hjälpa fler människor på de sätt de vill ha—vilket innebär en mer exceptionell kundupplevelse.

som Clio VD och medgrundare Jack Newton skisserar i sin bok, Den klientcentrerade advokatbyrån, är nyckeln till bra kundupplevelser att ge kunderna vad de vill ha och behöver i en situation.

när det gäller juridiska tjänster vill kunderna alltmer ha den praktiska upplevelsen som virtuella advokatbyråer kan erbjuda, inklusive:

en virtuell klientportal

som tidigare diskuterats är en säker onlineportal—där du kan dela information och kommunicera med kunder nödvändig för en virtuell advokatbyrå. Dagens konsumenter vill också ha en advokat som kan erbjuda detta. Enligt 2020 Legal Trends Report föredrar 69% av konsumenterna att arbeta med en advokat som kan dela dokument elektroniskt via en webbsida, app eller onlineportal.

att ge kunder säker tillgång till sina ärenden via en onlineportal är en vinst för advokater och kunder. Kunderna kan få en bättre upplevelse eftersom de själva kan komma åt och kontrollera sin ärendeinformation. Samtidigt sparar en virtuell klientportal också advokater tid som de annars skulle kunna spendera på att kommunicera uppdateringar.

Läs mer om Clio manages säkra klientportal, Clio for Clients.

programvara för dokumenthantering

virtuella advokatbyråer måste kunna komma åt ärendehandlingar var som helst säkert. Virtuella advokater kan vända sig till molnbaserade dokumenthanteringslösningar (som Clio Manage, OneDrive eller Dropbox).

till exempel erbjuder Clio manages molnbaserade dokumenthanteringsprogram obegränsad dokumentlagring. Med Clio Manage kan du komma åt dina klientdokument var som helst på din bärbara dator eller mobiltelefon.

från ett kunders perspektiv sparar molnbaserad dokumenthanteringsprogramvara tid och hjälper till att skapa en mer sömlös juridisk upplevelse. Förutom att snabbt dela juridiska dokument via den säkra onlineportalen, erbjuder Clio också e-signaturfunktionalitet för att göra signeringsdokument i vissa situationer enklare och snabbare för kunder.

Videokonsultationer

medan virtuella advokater fortfarande kan ha personliga möten, gör videokonferenser det lättare för virtuella advokater att hjälpa fler kunder oavsett var de är.

som 2020 Legal Trends Report noterar föredrar 37% av konsumenterna att träffas praktiskt taget med en advokat för ett samråd eller första möte. Dessutom skulle 50% av konsumenterna hellre ha sina uppföljningsmöten via videokonferens. Att arbeta virtuellt kan ge kunderna den erfarenhet de vill ha, samtidigt som de sparar advokaternas tid.

att bli en virtuell advokat kan gynna ditt advokatbyrå och klienter

att arbeta på distans är inte längre en abstrakt ide för advokater. Säker, molnbaserad teknik gör arbetet praktiskt taget möjligt-och på många sätt att föredra.

samtidigt som en virtuell advokat kan variera från att arbeta på distans en del av tiden för att driva en virtuell advokatbyrå, virtuella advokater behöver en säker online klientportal. Inte alla företag får vara 100% virtuella på grund av regler som kräver en fysisk kontorsnärvaro i deras jurisdiktion. Men med planering och eftertanke, de flesta företag kan införliva delar av virtuella advokatbyråer för att låsa upp fördelarna med ökad flexibilitet för advokater—och en bättre, bekvämare upplevelse för kunder.

med detta i åtanke, om du undrar om att vara en virtuell advokat kan fungera för dig, börja med att lära dig reglerna för ditt område och skapa en plan för ditt företag. Med rätt tekniska verktyg och planer för kommunikation och marknadsföring kan going virtual ge dig möjlighet att hjälpa fler kunder samtidigt som du får lägre kostnader och bättre balans mellan arbete och privatliv.

vi publicerade detta blogginlägg i juli 2021. Senast uppdaterad: 14 oktober 2021.

kategoriserad i: företag