hur man gör ett nyhetsbrev som blir läst

Linda Benedict
Förlängning och jordbruksinformation

ett nyhetsbrev kan vara ett underbart kommunikationsmedel. Forskning visar konsekvent människor som nyhetsbrev. Människor gillar att få aktuell information anpassad till deras intressen-information som är snabb och lätt att läsa.

men för att kommunicera måste ett nyhetsbrev läsas. Det kan inte kastas bort innan det öppnas eller förvisas till den lästa högen.

du vill att ditt nyhetsbrev ska vara en viktig del av kommunikationen som människor ser fram emot att få. Detta sker bara genom planering och engagemang.

(öppnas i nytt fönster)Känn din publik

det första steget i planeringen av ett nyhetsbrev förbises alltför ofta: Känn din publik. Vilka är de exakt? Vad är de intresserade av? Vad har de gemensamt? Vad kan ditt nyhetsbrev göra för dem?

publiken kan vara ganska olika demografiskt, men de måste ha en gemensam grund som du adresserar med ditt nyhetsbrev.

till exempel kanske du vill utveckla ett nyhetsbrev för personer som måste anta en lågkolesteroldiet eller för jordbrukare som vill lära sig att använda datorer. Publiken för ett nyhetsbrev som distribueras nationellt kallat” Sproutletter ” är människor som gillar att äta groddar. Det är så specialiserad en publik kan vara.

om din publik redan är definierad för dig, till exempel kunder för ditt företag eller medlemmar i en viss organisation, måste du se till att du känner till deras intressen. Reda. Träffa några av dem eller skicka ut ett kort frågeformulär.

(öppnas i nytt fönster)definiera ditt syfte

när du har definierat din publik är nästa sak att göra definiera ditt syfte. Samma regel gäller: var specifik.

till exempel kan ditt nyhetsbrev vara för personer som gör hantverk för lön. Syftet kan vara att hjälpa dem att marknadsföra dessa hantverk. Du kommer att inkludera information om kommande hantverksshower och vidarebefordra tips från framgångsrika hantverkare.

eller din publik kan vara människor som hemma kan mat. Ditt syfte är att hålla dem informerade om den senaste forskningen om säkra hemkonserveringsprocedurer, ny utrustning och recept som experterna anser vara säkra.

ju mer specifikt ditt syfte är, desto lättare blir det att förbereda ditt nyhetsbrev. Ditt sinne blir inställt på bitar av information som kan göra bra artiklar. Notera dessa i en fil. Varje gång du sätter nyhetsbrevet tillsammans, allt du behöver göra är att gräva i den filen för det material du behöver.

(öppnas i nytt fönster) ta reda på om någon läser

även om du kanske har din tydliga publik och syfte, är du fortfarande inte redo att lansera ett nytt nyhetsbrev förrän du har räknat ut en utvärderingsplan. Du måste ta reda på om någon där ute läser dig. Att komma med en plan innan du börjar publicera hjälper dig att hålla dig till din publik och syfte utan att gå ur spår.

Använd tre nivåer av utvärdering. Kom med en plan för alla tre.

Nivå 1
få feedback regelbundet
Skriv minst en artikel per nummer som kräver något svar från läsaren. Exempel kan vara:

inkludera en beställning Tom och be läsarna att skicka in namnen på bekanta som kanske vill få nyhetsbrevet.

publicera en publikation du har i kvantitet och se hur många förfrågningar du får på grund av artikeln.

begär frågor från läsare och inkludera frågor och svar i nyhetsbrevet.

en företagsam förlängningsspecialist i Missouri startade ett nyhetsbrev som heter” början ” för nygifta par för att hjälpa dem att få sina ekonomiska fötter på marken.

i ett nummer hade hon den här artikeln:

(öppnas i nytt fönster)Vad gör du?

hur hanterar ni två pengar och räkningar? Är du nöjd med ditt nuvarande system? Om du vill dela ditt system med andra, släpp mig en linje eller ring — jag ska inkludera det i nästa månads “början.”

i ett nummer av det nationella nyhetsbrevet “Communications Concepts” bad författaren läsarna att skicka in ordlekar så att han kunde ge “fun in the pun awards” till de värsta och bästa ordlekar som skickades in.

nivå 2
gör en undersökning
gör detta en gång om året. Fråga vad läsarna läser och inte läser, gillar och tycker inte om ditt nyhetsbrev. Använd denna information för att förbättra den.

du slösar dock bort din tid om du inte utformar undersökningen på rätt sätt. Det finns en konst att göra det. Här är några tips:

fråga bara vad du vill veta och inget extra.

Håll undersökningsformuläret så kort som möjligt — högst ett 8-1/2 med 11-tums ark. Baksidan av ett vykort är bäst.

gör det enkelt för människor att återvända. Inkludera ett självadresserat, stämplat kuvert. Ett självadresserat, stämplat vykort har fördelar eftersom det kan sättas in i ett av dina problem.

människor är avstängda av frågor om ålder och inkomst. Om denna information är viktig för dig, fråga inte den först. Låt dem värma upp till din undersökning först. Sedan när du frågar det, ge intervall, till exempel en ålder mellan 30 och 39 eller en inkomst mindre än $30,000 per år.

ett annat tips för en undersökning är att du inte behöver fråga alla. Om du har ett slumpmässigt urval kan du extrapolera resultaten till hela befolkningen. Välj Till exempel var tionde namn från din e-postlista.

det är också viktigt att göra en torrkörning innan du gör din undersökning till posten. Testa undersökningen på en handfull människor för att se till att dina frågor är begripliga.

nivå 3
ta reda på om någon gör något annorlunda på grund av ditt nyhetsbrev
Detta är den svåraste utvärderingsnivån. Det måste noggrant orkestreras. Ta reda på en sak du vill kampanj för i ditt nyhetsbrev. Sedan snabbt ta reda på om din kampanj gjorde något bra. Här är stegen:

• främja något. Du kanske vill använda två, tre eller flera problem för att göra detta.
• ta reda på om någon gör vad du marknadsför på grund av ditt nyhetsbrev.
• kom ihåg att ta reda på det snabbt. De kan börja göra det. Men de kommer att glömma att de fick tanken från ditt nyhetsbrev om du inte tid din utvärdering och kampanjen nära varandra. Helst bör tidpunkten vara inom 30 dagar efter kampanjens slut — eller säkert inom tre månader.
• för effektivitetens skull kanske du vill inkludera denna utvärdering i din årliga undersökning.

vad du väljer att kampanj för beror på din publik och syfte. Om din publik är nygift och ditt syfte är att hjälpa dem att få en bra start ekonomiskt, kanske du vill kampanj för dem att inrätta en budget.

du kanske vill kampanj för att hjälpa Viktväktarna att hålla sig i vikt, rökare slutar röka eller bönder antar vissa markbevarande metoder. Ett sjukhusanställdas nyhetsbrev genomförde en kampanj för att främja artighet i hissar. Vad det än är, om du upptäcker att människor har förändrat sina liv på grund av ditt nyhetsbrev, det är ganska en prestation. Dessa typer av resultat kan hjälpa dig att få en höjning eller fler abonnenter. Hur som helst, du har ställt dig upp för nyhetsbrev stjärnstatus.

(öppnas i nytt fönster)marknadsföra ditt nyhetsbrev

nästa plan du behöver utforma är hur du marknadsför ditt nyhetsbrev. Ett effektivt sätt att göra detta är genom direktreklam marknadsföring. Du behöver e-postlistor. Om din valda publik tillhör organisationer som delar e-postlistor med dig är du redo. Men om du försöker nå en publik vars medlemmar inte redan är organiserade på något sätt, så har du ditt arbete klippt ut för dig.

här är några tips som hjälper dig att få en e-postlista igång:

få publicitet i publikationer som når din publik. Om du kan få detta gratis, bra. Om inte, kanske du måste köpa lite reklamutrymme. Klassificerade annonser är billigare än visningsannonser och kan ge ett stort antal namn.

Lägg kuponger i varje nummer av ditt nyhetsbrev och be läsarna att skicka namn på vänner eller släktingar som kan vara intresserade av att prenumerera.

Kontrollera med nyckelpersoner som har kontakt med publiken du är ute efter. Se om de skulle vara villiga att hjälpa dig att komma med namn och adresser. Till exempel, för nyhetsbrevet” Beginnings ” för unga gifta par, gick författaren till ministrar som begärde namn.

när du har en e-postlista kan du fortsätta att marknadsföra ditt nyhetsbrev och uppmana prenumeration. Designa en direktreklam flygblad och följebrev som förklarar för läsaren vad han eller hon kommer att få från ditt nyhetsbrev. Svara på den här gamla frågan för läsaren, ” vad är det för mig?”Här är en formel som du kanske vill följa när du skriver din kopia:

• lova en fördel.
• berätta läsarna vad de kommer att få. Reta dem.
• säkerhetskopiera dina uttalanden med bevis.
• omformulera den starkaste fördelen i slutet.
• uppmana till handling nu.

helst bör ditt marknadsföringspaket för direktreklam innehålla:

• ett personligt brev.
• en direktreklam flygblad.
• ett porto-betalt, självadresserat prenumerationskort.
• ett exempel på nyhetsbrevet.

om ditt nyhetsbrev har varit tillgängligt ett tag och du söker fler prenumeranter med din direktreklam kampanj, kan du införliva tekniken för vittnesmål. Ta reda på från läsarna vad de har fått från ditt nyhetsbrev. Om du har gjort ett bra jobb med att utvärdera, bör du ha dessa typer av citat redan i dina filer. Inkludera dessa citat i din direktreklam flygare design.

(öppnas i nytt fönster)starta ditt nyhetsbrev

OK, du känner din publik och har ett tydligt syfte. Du har tänkt igenom en utvärderings-och marknadsplan. Nu, hur organiserar du nyhetsbrevet och skriver det?

det mest effektiva sättet att organisera ett nyhetsbrev lånar från både tidningsvärlden och tidningsvärlden. Du lånar från tidningsvärlden nyhetsmetoden för att bestämma framträdandet av dina artiklar. Din bästa, mest aktuella och viktiga artikel går först. Resten av artiklarna följer.

du lånar från tidningen world avdelningstekniken. Det vill säga, du lägger vissa typer av information under förutbestämda rubriker. Till exempel, i” nyhetsbrevet på nyhetsbrev “har författaren en avdelning som heter” nyhetsbrev recensioner.”I den berättar han om nya nyhetsbrev, deras publik, syfte, format och prenumerationsinformation.

andra exempel på avdelningar kan vara fråga-och-svar-kolumner, personlighetsprofiler för anställda i månaden eller gästkolumnister. Du bestämmer dina avdelningar baserat på publiken och syftet med ditt nyhetsbrev.

avdelningstekniken gör ditt nyhetsbrev enklare och snabbare att läsa. Avdelningar hjälper dig också att lägga ut ditt nyhetsbrev. Du vet exakt var du ska lägga vissa bitar av information utan att behöva uppfinna hjulet varje fråga.

(öppnas i nytt fönster) skriv om rätt saker

skriv om vad din publik vill ha och behöver veta. Tänk på dessa fem behov som alla har:

människor gillar erkännande
använd namn i ditt nyhetsbrev. Folk gillar att läsa om sig själva först, sedan om människor de känner och slutligen om människor som är kända. Utnyttja detta behov. Inkludera namn när du kan. Ge exempel på hur riktiga människor gör de saker du vill marknadsföra i ditt nyhetsbrev.

till exempel gjorde en förlängningstextilspecialist i Missouri ett nyhetsbrev för professionella sömmerskor. I varje nummer använde hon namnet på någon som hade ställt henne en fråga eller som hade gett henne ett värdefullt tips.

en förlängningsboskapsspecialist i Missouri använde samma teknik. Han skulle hitta bönder som gjorde den typ av praxis han ville marknadsföra och sedan använde deras namn i sitt nyhetsbrev.

människor gillar att tjäna och spara pengar
oavsett vad din publik eller syfte, ge en ekonomisk vinkel till ditt nyhetsbrev. Minst en referens i varje nummer bör hjälpa människor att spara eller tjäna pengar.

människor som säkerhet
inkluderar säkerhets-eller hälsoinformation i en artikel eller har en avdelning på tips. Människor verkar vara mer medvetna om säkerhet och hälsa än någonsin.

människor gillar att spara tid
nästan alla har mycket mer att göra än timmar på dagen. Detta gäller särskilt för nyhetsbrev publik. Det är därför de prenumererar på nyhetsbrev. Lättlästa tips om att spara tid kan göra ditt nyhetsbrev till dina läsare.

människor gillar att ha kul
när författare närmar sig sitt nyhetsbrev som ett sätt att kommunicera med en vän, är de mer benägna att skriva bättre kopia och läs mer. Om du kan ta ett leende till någons ansikte, har du vunnit en vän. Lägg till lite humor i ditt nyhetsbrev. Skriv en smart rubrik. Inkludera en poke-fun avdelning. Pass på en rolig situation som någon löst.

till exempel skrev en förlängningsadministratör i Missouri ett nyhetsbrev för sin personal och inkluderade alltid en “Månadens Kalkon”-avdelning där han erkände något fel eller boo-boo han hade gjort.

namnet på medarbetarens nyhetsbrev för San Diego Sea World är ” The Whale Street Journal.”En förlängning mejeri specialist titeln hans nyhetsbrev” inga Bull-juver fakta.”

en förlängningsboskapsspecialist skulle lägga till en offert i slutet av sitt nyhetsbrev som fyllmedel. Men istället för att använda en av de oskyldiga anonyma citaten, citerade han alltid en riktig person från ett skämt som hördes över kaffe på den lilla stadsrestaurangen där han ofta samlades med bönder.

(öppnas i nytt fönster)skriv för att läsas snabbt

folk vill att nyhetsbrev ska bli en snabbläsning. De vill kunna förstå den information du har presenterat snabbt. Skriv dina artiklar för att hjälpa din läsare att läsa snabbare.

börja med en smäll
slå inte runt busken. Kom till saken. Nyhetsbrev artiklar behöver inte blommiga introduktioner. Så låna den korta skrivstilen för tidningsjournalistik.

använd det mer bekanta och kortare ordet.

Skriv för att uttrycka, inte imponera. Varför säga “använd ” när” Använd ” kommer att göra?

skriv på en nivå något under vad din publik kan läsa. Läsarna uppskattar detta eftersom läsning går snabbare, och det sparar tid. Även sådana stjärnpublikationer som Wall Street Journal överstiger inte en läsnivå på gymnasiet. Gör vad som kallas en “dimma index” på ditt nyhetsbrev. Detta är en teknik för att kontrollera betygsnivån den är skriven för.

skriv hur du pratar
Håll din stil informell. Det här är trots allt ett brev.

redigera din kopia
låt den sitta minst 24 timmar och gå sedan tillbaka och bli av med verbiage och städa upp texten för tydlighet. Om möjligt, låt minst en annan person redigera kopian åt dig. Det är svårt att vara sin egen redaktör.

den viktigaste delen av din artikel är den första meningen. När du har skrivit det första utkastet till artikeln, gå tillbaka och se till att den första meningen fångar uppmärksamhet.

ännu viktigare än den första meningen är rubriken. Rubriker kan göra eller bryta ditt nyhetsbrev. Vad gör folk när de skannar en publikation? De läser rubrikerna. Det avgör vad de kommer att läsa – om de läser något.

(öppnas i nytt fönster)kamp för bra rubriker

att skriva bra rubriker är en kamp. Det tar ofta mer tid än att skriva artikeln. Men vad du hittar är att när du skriver rubriken, skär du igenom till kärnan i artikeln. Författare går ofta tillbaka och skriver om den första delen av sina artiklar för att matcha de goda rubrikerna. Rubrikskrivning hjälper dig att göra poängen så kortfattat som möjligt. Här är några regler för bra rubrikskrivning:

använd actionverb
verb som “grab”, “strike”, “stir” och “build” är alla verb som innebär handling. Håll dig borta från statiska verb som “är” och “är.”En rubrik är ännu tråkigare om den inte innehåller ett verb alls. Dessa rubriker kallas” etikettrubriker ” och kan vara dödliga om de inte används i kombination med en medföljande rubrik, ofta i mindre typ, som innehåller ett verb.

• Dålig
  årsmöte nyheter
• bättre
  rita din väg till Portland för årsmöte

använd presens
Håll verb i presens. Detta är stilen läsare är vana vid i tidningar. Nuvarande tid tar vanligtvis mindre dyrbart utrymme också.

kom till punkten
berätta vad artikeln handlar om. Var smart om du kan. Men lura inte läsaren när det gäller artikelns punkt. Till exempel rubriken för en artikel om hur man skriver ett bra CV fick titeln “Låt inte ett CV krama din fil.”Det här är ett smart ordspel men berättade fortfarande vad artikeln handlade om.

(öppnas i nytt fönster) utveckla en stil

för att göra ditt skrivande enklare måste du fastställa vissa riktlinjer, kända i förlagsbranschen som stil. Det betyder att du alltid gör vissa saker på samma sätt så att du inte behöver tänka om hur du gör dem.

din stil innehåller sådana saker som människors titlar, till exempel. Vid första referensen kan din källa vara John Smith; och vid andra referensen, Herr Smith eller Smith. Du kanske vill hänvisa till alla kvinnor med titeln Ms.eller så kanske du vill lämna bort titlar helt och hållet. Det finns inget rätt eller fel om något av dessa val. Bara bestämma och sedan hålla fast vid det. Detta gör också ditt skrivande lättare att läsa. Läsaren tar omedvetet upp din stil och blir inte förvirrad.

förutom titlar kanske du också vill fatta beslut om hur man skriver siffror och hur man anger stater.

om du inte vill fatta alla dessa beslut själv, anta bara någon annans stil. En populär stilguide är Washington Post Deskbook on Style. Många tidningar använder dessa stilböcker. Båda dessa är lätt tillgängliga i bokhandlar eller kan enkelt beställas för dig.

andra saker som är specifika för ditt nyhetsbrev kommer inte att täckas i en standardstilbok. Så skapa ditt eget tillägg. I det kan vara sådana saker som vilka akronymer du inte stava ut och hur du hänvisar till en organisation på andra referens. Till exempel har MU en kompletterande stilbok där reglerna för andra hänvisning till universitetet klargörs: antingen använd MU eller Mizzou.

följ dessa tips och du är på väg till ett välskrivet, välorganiserat och välläsat nyhetsbrev.

(öppnas i nytt fönster)bibliografi

• Strand, markera. Redigera ditt nyhetsbrev: hur man producerar en effektiv publikation med traditionella verktyg och datorer. Kust till kust böcker, 1988.
• Benedict, Linda och Jan Colbert. CM0440, 1990.
• Davis, Frederic och John Barry. Nyhetsbrev publicering med Pagemaker. Dow Jones-Irwin, 1988.
• Franska, Christopher W., Redaktör. Associated Press Stylebook och förtal Manual, 1987.
• Goss, Fredrik. Framgång i Nyhetsbrevspublicering: en praktisk Guide. Nyhetsbrevsförening, 1985.
• Hudson, Howard. Publicera Nyhetsbrev. Scribners, 1982.
• Judd, Karen. Copyediting: En Praktisk Guide. William Kaufman, 1982.
• Kessler, Lauren och Duncan McDonald. När ord kolliderar: en journalists Guide till grammatik och stil. Wadsworth, 1984.
• Webb, Robert A., Redaktör. Washington Post Deskbook på stil. McGraw-Hill, 1978.
• Vit, Jan. Redigering efter Design: En Guide till effektiv ord – och-bildkommunikation för redaktörer och Designers. R. R. Bowker Co., 1982.
• Vit, Jan. Använda diagram och grafer. R. R. Bowker Co., 1984.