hur man genomför en effektiv Gap-analys

• Sharlyn Lauby
• 7 Jul 2020

jag underlättade nyligen ett talent acquisition seminar och vi diskuterade arbetskraftsplanering. Under diskussionen, jag nämnde att göra en traditionell gap-analys och någon ställde frågan “Hur gör du en gap-analys?”. Det är en bra fråga. Hur många gånger pratar vi om att” överbrygga klyftan “eller” stänga klyftan ” utan att gå igenom processen att göra det ordentligt?

så jag kom med fem steg som kunde hjälpa till att underlätta en gap-analys. Jag delade det med seminariedeltagarna, och jag ville dela det med dig också.

syfte: Syftet med en gap-analys är att identifiera var organisationen är för närvarande och var den vill vara (dvs. “klyftan” mellan nuvarande och önskat tillstånd).

fördelar: En gap-analys kan hjälpa organisationen att identifiera förbättringsområden, avslöja skillnader mellan affärsuppfattningar och verklighet, fastställa prioriteringar och säkerställa att projektkraven uppnås.

Steg För En Gapanalys

Steg 1. Identifiera målet eller problemet som ska undersökas. Vad är omfattningen av analysen? Svaret kan inte vara allt, det är helt enkelt för brett. I en bemanningsanalys är det till exempel att förstå klyftan mellan nuvarande och framtida arbetskraftsfärdigheter.

steg 2. Utvärdera nuvarande tillstånd. Det är viktigt under detta steg att inte anta. Även om du tror att du känner till det aktuella tillståndet, använd denna möjlighet för att bekräfta dina antaganden. Var beredd att ställa många frågor. Och observera, det här är inte dags att föreslå några lösningar.

steg 3. Upprätta den ideala framtida staten. Organisationen bör nå enighet om frågan: “om allt fungerade enligt planen, var skulle vi vara?”När det gäller en bemanningsplan blir frågan:” om allt fungerade enligt vår plan, hur skulle vår Arbetskraft se ut när det gäller tillgängliga färdigheter?”

OBS: konsensusbyggande betyder inte att alla i organisationen behöver älska svaret. Det betyder helt enkelt att alla måste kunna leva med svaret. Enorm skillnad!

steg 4. Jämför det nuvarande tillståndet med det framtida tillståndet. Och kvantifiera klyftan. Låt oss säga att vi analyserar alla anställda i vår organisation och inser att 20% av dem inte är skickliga i teknikkompetensen (i.e. liten eller ingen kunskap om ordbehandlingsprogram och kalkylblad). Vi kan upptäcka det av detta 20%:

• otillräcklig utbildning orsakade 5%,
• personalutmaningar orsakade 7%,
• budgetnedskärningar orsakade 2% och
• chefer som inte skickade anställda till utbildning orsakade 14%.

Steg 5. Sammanfatta resultat och presentera rekommendationer. Resultaten från steg fyra ger oss en väg mot att “överbrygga klyftan” och prioritera våra ansträngningar. Organisationer kan överväga att använda ett verktyg som SMART för att utveckla mål. SMART står för specifika, mätbara, handlingsbara, ansvarsfulla och tidsbundna. Det kan hålla organisatoriska ansträngningar och resurser på rätt spår.

organisationer kan använda en gap-analys för många situationer och att ha en konsekvent process hjälper till att hålla konversationerna fokuserade. Detta gör det möjligt för organisationen att använda organisatoriska resurser effektivt, upprätthålla en rimlig tidslinje och producera ett resultat som ligger i linje med verksamheten.

bild tagen av Sharlyn Lauby medan du utforskar gatorna i Fort Lauderdale, FL