Hur man kör effektiva möten som Apple och Google?

företag driver effektiva möten så att den unga generationens nya och fräscha ideer kombineras med den mogna generationens erfarenhet och praktiska tillvägagångssätt. Men dessa möten är dock mestadels slöseri med tid och oproduktiva eftersom det alltid har varit en kollision av tankar och därmed inga resultat. Här är vissa saker som måste hållas i åtanke för att göra möten effektiva, framgångsrika och produktiva.

effektiva Mötesstrategier:

möten är den viktigaste faktorn för genomförandet av något projekt. Eftersom olika typer av

yrkesverksamma arbetar med ett liknande projekt är möten en aktivitet där information kan delas och de kan träffas och Diskutera projektets framsteg.

men vanligtvis kontorsmöte visar sig vara ett drag, och några av orsakerna till det skulle vara

1. börjar sent
2. människor som anländer sent
3. inget aktivt deltagande
4. få frånvarande
5. tar mer tid än förväntat
6. går ur fokus
7. felaktiga prylar/ tekniska fel

alla sådana skäl förstör hela mötet och slösar bort tid, blir ineffektiva och mindre produktiva. Detta påverkar också projektets framsteg och minskar därmed organisationens framgång och tillväxt.

nu om du vill bli av med alla sådana problem sedan följa 3 regler för att köra effektiva möten.

hur man kör ett mer effektivt möte?

1. en AGENDA håller ämnet som ska diskuteras intakt
2. börja i tid och sluta i tid.
3. avsluta mötet med en handlingsplan och dela nästa steg som ska göras

hur man kör effektiva möten som Världens Bästa företag?

endast de som krävs ska kallas:

en mötesplats är inte en park eller en festsal där alla medlemmar på kontoret behöver kallas. Endast de som krävs bör kallas vid mötet. Chefen bör ta hand om att endast de anställda som ingår i projektet är närvarande på mötesplatsen. Chefen bör inte tveka att be dem att lämna mötesplatsen när det inte behövs.

enligt många experter borde det bara finnas 10-11 personer vid mötet. Om det finns fler antal personer som inte är skyldiga, kommer syftet med mötet inte att sparas och kommer att leda till slöseri med tid och pengar.

möten ska vara korta och till punkten:

alla medlemmar som är en del av mötet ska försöka göra det till en punkt att mötet ska vara kort och rakt på sak. Möteschefen ska alltid göra det till en punkt att mötet inte förlängs för länge för då förlorar alla närvarande medlemmar sitt intresse för mötet och väntar alltid på att få det över.

många experter har föreslagit att de anställda förlorar sitt intresse efter 15-20 minuter, så efter en punkt kommer de inte att kunna bidra med någon produktiv insats för att driva effektiva möten.

en beslutsfattare ska utses:

vid alla möten skall en beslutsfattare utses vars beslut är slutgiltigt. Vid mötena presenterar alla ledamöter sina åsikter som ett resultat av att det finns en konflikt mellan vies och i allmänhet är det svårt att fatta beslut.

så det är alltid bättre att utse ett huvud vars beslut kommer att fattas som det sista ordet och det kommer inte att uppstå någon fråga i hans beslut.

ge ledig tid till de anställda efter mötet:

varje möte, oavsett om det är för en kort tid eller en lång tid har sitt syfte och agenda. Varje anställd efter mötet känner sig stressad och behöver koppla av. Alla de stora företagen efter mötet ger lite ledig tid till sina anställda så att de kan slappna av och nya och fräscha tankar flyter i deras sinne.

den tid som ges till de anställda betalas en så att de inte har någon börda att förlora på sin inkomst. Google, ger 20% ledig tid till sina anställda vars resultat är Gmail och google earth. För att en anställd ska kunna skapa nya ideer måste han känna sig avslappnad och känna sig fri.

mötesplatsen är mycket viktig:

det är inte alltid viktigt att ett möte ska hållas i styrelserummet eller något annat officiellt område. För att medarbetarna ska ha ett intresse för mötet är platsen också en viktig faktor. Om mötet kallas i en park eller i en caf, kommer de anställda att känna sig fria, avslappnade och de kommer att försöka ge mer innovativ input i mötet.

men om chefen vill skapa ett möte i det officiella området först då är köket också en intressant ide.

anställda bör göras för att stå på fötterna:

på kontoret sitter anställda och arbetsgivare alltid. Enligt många expertstudier förlorar en person som sitter i en timme omkring tjugotvå minuter av sina liv. Så ska alla företag försöka genomföra minst 10-15 minuter från mötet medan de står.

som på Facebook där det finns 15 minut en på ett möte där alla anställda är gjorda för att stå upp och sedan mötet genomförs. En annan viktig punkt att märka är att när de anställda får stå, är deras deltagande i mötet mycket högre än när de sitter.

Input från alla människor är viktigt:

i alla möten är det viktigt att alla närvarande medlemmar ska ge sina värdefulla input. Alla medlemmar när de ger sin input, fortsätt att tänka på de nya ideerna som är mycket med flödet av mötet.

dessa anställda försöker ge nya och innovativa ideer eftersom det kommer att öka deras goodwill i företaget. Medarbetarna känner sig också delaktiga och önskade i mötet. Detta kommer att öka deras bidrag i mötet.

Håll en dagordning för mötet:

att ha en agenda för mötet är det viktigaste. Om det inte finns någon agenda kommer mötet inte att ha någon riktning. De anställda har inget intresse av de diskussioner som görs på mötet eftersom de vet att deras diskussion inte kommer att leda någonstans.

möteschefen ska alltid ha en anteckningsbok med sig där alla punkter som ska diskuteras ska listas. När mötet fortsätter ska de punkter som har diskuterats kryssas så att ingen punkt lämnas utan diskussion.

alla anställda ska känna till syftet med mötet:

alla anställda som är närvarande i mötet ska känna till syftet med mötet. Arbetsgivaren ska före mötet tydligt ange syftet med mötet och vad som förväntas av dem.

om mötet kallas för att hitta lösningen på problemet, ska de anställda känna till problemets art och vilken typ av lösning de ska ge. Problemet ska förklaras med högst 5-7 ord så att de anställda inte blir förvirrade.

bärbara datorer ska undvikas i mötena:

bärbara datorer ska undvikas i mötena eftersom de säkert skapar distraktioner för de anställda. Det rekommenderas av många experter att anställda som tar handskrivna anteckningar tenderar att ägna mer uppmärksamhet åt det syfte som mötet har kallats för.

de anställda som inte använder bärbara datorer kan också ge bättre produktiv input i mötet. Men arbetsgivaren ska se till att de anställda får en 10-15 minuters paus för att kontrollera sina e-postmeddelanden om mötet förväntas löpa länge.

mobiltelefoner är stora nej i mötet:

alla anställda som ska delta i mötet ska i förväg uppmanas att deras mobiltelefoner inte är tillåtna i mötet. Det finns mycket få saker som är mycket viktiga som behöver den anställde att delta i telefonsamtalet. Den anställde som leder mötet ska i god tid innan mötet börjar meddela att anställda inte ska svara på samtalen medan de är i mötet eftersom flödet av mötet bryter och alla andra anställda också distraheras.

gör anställda ansvariga:

liksom, på Apple finns det DRI, vilket innebär att alla anställda görs ansvariga och direkt ansvariga. Alla ledande anställda ska göras direkt ansvariga för företagets verksamhet. De högre anställda skall föregå med gott exempel för de yngre anställda att de är direkt ansvariga inför allmänheten och det är ingenting toe generad över.

användning av PowerPoint ska undvikas:

användning av powerpoint av de anställda gör uppgiften enklare för dem som presenterar sina projekt på mötet, men det blir tråkigt för dem som måste förstå det. På Amazon är användningen av powerpoint en strikt ingen annan de ska använda punktpunkter. Detta gör saker inte bara intressanta utan också lätta att förstå.

Data ska användas vid mötena:

anställda som presenterar sina projekt vid mötena ska använda data för att stödja sina åsikter. Om det inte används några data kommer mötet att bli debattplatsen eftersom alla anställda kommer att presentera sin åsikt men det kommer inte att finnas några data att stödja. De data som används bör vara stödjande både vad gäller kvalitet och kvantitet. Gilla, på Yahoo används kvantitativa data i mötena för att stödja yttrandena.

en notarie ska vara på alla möten:

en notarie ska alltid utses vid alla möten eftersom det finns två till tre powerpoint-presentationer på mötet. Om det kommer att finnas en anteckningsblock kan alla viktiga punkter lätt listas ner. Också, om det finns en anställd som har ett möte kan få en kopia av samma och coverup som saknas.

en granskningsnot från mötet ska cirkuleras:

en kopia av vad som beslutats på mötet ska cirkuleras på kontoret. Detta kommer att få de anställda att komma ihåg alla viktiga beslut som har fattats vid mötet. Detta kommer att hjälpa de anställda att arbeta i den riktning som företagets mål kommer att uppnås.

Ställ in tidsgränsen för mötet:

på Google finns det enorma timers På Mötesplatsen så att det finns en tidsgräns för mötena. Om det finns timers På Mötesplatsen, kommer presentatören på mötet att se till att allt går enligt schema.

planera möten med jämna mellanrum:

alla företag ska göra det till en punkt att de organiserar möten med jämna mellanrum. Genom att göra detta kommer de att kunna diskutera de frågor som kommer upp inom en snar framtid och de som kräver beslutsfattande av något slag. Arbetsgivaren kan också hålla en kontroll på de olika aspekterna av företagen och anställda kan hållas under kontroll.

alla närvarande ska vara redo att utmanas och bli utmanade:

Steve Jobs när VD för Apple hade förmågan att få de anställda att gråta om cross ifrågasattes av honom. I alla företag ska de anställda när de deltar i mötet kunna ifrågasätta Senioren när de är förvirrade om någon punkt och också vara redo med svaren när frågor ställs av arbetsgivaren.

Håll dig positiv till mötena:

alla som är närvarande på mötesplatsen ska vara positiva till de tankar som presenteras vid mötet. Ingen aning ska kasseras på en gång. För-och nackdelar med alla presenterade tankar ska beräknas innan de kastas bort.

nya ideer ska alltid välkomnas:

nya ideer ska alltid välkomnas av arbetsgivare. I allmänhet kritiseras en anställd som presenterar den nya ideen vid mötena av andra anställda. Möteschefen ska inte bara uppmuntra till nya tankar utan också försöka införliva dem i sin arbetsprocess.

läxor ska göras av de anställda:

alla som deltar i mötet ska förberedas med läxor som görs. Detta hjälper de anställda att återta vad som har gjorts under de tidigare mötena så att de kan gå vidare. De anställda kommer också att täcka upp de punkter som har missats tidigare.

respektera andras tid:

alla anställda ska respektera andras tid. De vet i god tid om mötet så de bör planera sina andra aktiviteter i enlighet därmed. Människor som inte respekterar andras tid ska inte förvänta sig detsamma från de andra också.

slutsats:

både Google och Apple är kända för inte bara tekniska innovationer utan också för hur de genomför sina möten. Mötena som genomförs på denna plats är inte bara mer produktiva utan också till förmån för de anställda. Så, alla företag ska försöka följa dessa enkla steg för att driva effektiva möten och få ut det mesta av sina anställda.