hur man kortlista CV snabbt och effektivt

på dagens nuvarande jobbtunga marknad finns det några välgörenhetsjobb som kommer att producera bokstavligen hundratals applikationer, särskilt de mer generiska administrationsrollerna. Det är skrämmande inför ett sådant berg av pappersarbete, och det kan vara svårt att veta var man ska börja. I det här inlägget tittar vi på sätt att göra det enkelt att kortlista sökande för att hitta de personer du vill intervjua.

till skillnad från rekrytering för mer specialiserade roller, där du kan behöva jämföra sökande med mycket olika CV, är målet här att utesluta så många olämpliga kandidater på kortast möjliga tid.

logga alla ansökningar

för det första är bästa praxis att logga alla ansökningar med kandidatens namn, e-post och källa till deras ansökan. När du skannar deras CV kan du också lägga till några korta anteckningar om deras färdigheter och erfarenheter. Det kan verka som mycket arbete redan, men det hjälper dig att hålla reda på vem du har avvisat, vem du kanske är intresserad av och var dina ansökningar kommer ifrån (användbart för att bestämma var du ska placera framtida reklam).

definiera dina kriterier

innan du börjar gå igenom CV: n är det mycket viktigt att definiera exakt hur din ideala kandidat kommer att se ut. Du bör använda din arbetsbeskrivning och personspecifikation för att dra ihop två listor; väsentliga kriterier och önskvärda kriterier. Var väldigt strikt om de kriterier du kallar ‘väsentliga’ – som tumregel bör det finnas dubbelt så många önskvärda som väsentliga.

du kan sedan gå igenom dina CV och göra poäng mot dina listor med kriterier. Alla som inte uppfyller alla viktiga kriterier kan snabbt kasseras. Genom att arbeta med listor med kriterier kan du också dela upp CV: n med andra teammedlemmar och se till att du alla är kortlistade på samma villkor.

det är också bra att bestämma innan du börjar lista hur många kandidater du vill intervjua – detta hjälper till att undvika frestelsen att hålla någon i som ‘kan’ vara lämplig.

utför din kortlista i steg

det snabbaste sättet att kortlista är att göra det i steg. Det första steget är att gå igenom alla CV: n och helt enkelt utesluta dem som inte uppfyller din lista över viktiga kriterier och notera detta i ditt Kalkylark. Detta bör omedelbart göra högen av CVs mycket mer hanterbar.

i steg 2 ska du gå igenom de återstående CV: erna och tilldela kandidaternas poäng mot varje objekt i din lista med viktiga kriterier och registrera poängen i ditt kalkylblad. Detta ger dig ett enkelt sätt att rangordna kandidater och ge dig en topp tio att arbeta med. I detta skede bör du också kontrollera eventuella inkonsekvenser i deras CV och se till att deras presentation, stavning och grammatik och uppmärksamhet på detaljer är felfria på både deras CV och brevbrev (om tillämpligt).

i slutskedet bör du börja med en lista över kandidater som alla skulle kunna göra grunden för rollen. Du kan nu gå igenom och göra poäng mot din lista över önskvärda kriterier, vilket hjälper dig att välja ut de kandidater som kommer att kunna hämta saker snabbare och bidra med det lite extra till din organisation.

Tänk på att det är extremt osannolikt att du hittar en kandidat som matchar varje enskilt objekt på både din lista över väsentliga och önskvärda. Faktum är att den allra bästa kandidaten ibland kan kräva att du tänker utanför lådan. Men det är viktigt att försöka hålla sig till dina originallistor när det är möjligt för att minimera omedvetna fördomar så mycket som möjligt.

ge alla ett svar

alla som tar sig tid att ansöka om en roll bör få någon form av svar, även om det bara är ett automatiserat e-postmeddelande. Att hålla ditt kalkylblad av sökande uppdaterade bör göra det lättare att se till att alla får en uppdatering om sin ansökan.

Detta är särskilt viktigt för välgörenhetsorganisationer, vars publik av anställda, volontärer, supportrar och förespråkare tenderar att överlappa varandra. Ett enkelt e-postmeddelande som tackar kandidater för deras intresse men uttrycker ånger att inte alla kan bli ombedda att intervjua borde räcka. Du kan till och med påminna dem om alla andra sätt de kan stödja din organisation på.

låter som mycket arbete?

faktum är att, men du hanterar processen, kommer kortlista för de flesta roller alltid att kräva en stor investering av din tid. TPP hanterar regelbundet roller för våra kunder som genererar stora responsvolymer; vi hade nyligen 116 ansökningar om en Ekonomiassistentroll och hanterar regelbundet lediga platser som genererar flera hundra ansökningar.

vissa organisationer föredrar att rekrytera till lägre nivåer internt, men det är de som vanligtvis äter in i din värdefulla tid. Om du tror att din arbetstid kan användas bättre, prata med oss om att hantera din lediga tjänst. Vi kommer att ta itu med all administration och kandidat kontakt, och kommer att intervjua alla kandidater, innan du skickar en lista. Vi försöker också se till att alla sökande har en positiv rekryteringserfarenhet, oavsett om de är framgångsrika eller inte, och vi kommer alltid att presentera din organisation för kandidater som en attraktiv möjlighet. Och bäst av allt, du betalar bara när du utser en kandidat.

för mer information om våra rekryteringstjänster, besök vår hemsida eller kontakta oss på 020 7198 6000 eller [email protected].