hur man organiserar en konferens

de bästa konferenserna inspirerar delegater med engagerande presentationer och utmärkta nätverksmöjligheter. hjälp till att skapa en buzz kring nya ideer och föra människor samman. Konferenser måste vara stimulerande, interaktiva och engagerande och måste tillfredsställa intressenter. De förväntas också vändas snabbt och levereras på ständigt stramande budgetar. Konferensplanering är inte lätt och din roll som konferensarrangör bör inte tas lätt. Vår guide utrustar dig med all information och råd du behöver för att driva framåt och organisera en lyckad konferens.

Sätt Deltagarna Först!

innan vi börjar med insatserna i konferensplanering tycker vi att det är värt att ange – sätt deltagarna först. Delegaten och deras behov bör vägleda varje beslut du fattar.

• varför deltar delegater i konferenser?
• Varför kommer de att delta i din konferens?
• Vad vill de få ut av det?
• Hur kan du leverera detta?
• vad kan du ge som är unikt värdefullt för dem?

det är viktigt att sätta deltagaren i centrum för din organisering. Deras tid är dyrbar och du måste se till att de får ut det mesta av varje minut de är på din konferens.

du bör redan ha en djupgående förståelse för din målgrupp och vad som tilltalar dem. f inte, ta dig tid att ta reda på mer om vad de förväntar sig och vad de vill ha. I slutändan vill de njuta av mycket relevanta och engagerande sessioner och hitta unikt värde i alla aspekter av konferensen.

för att organisera en lyckad konferens finns det några saker att tänka på, inklusive följande:

Konferensbudgetar

konferensteman

välja en konferenslokal

Konferenshögtalare

göra ett konferensschema

främja en konferens

Konferensregistrering

nätverk på en konferens

konferensteknik

vi bryter ner dessa i vår guide.

planera en konferens

vi förstår att du kanske inte är en erfaren konferensplanerare. Och det är sant att vi alla måste börja någonstans. I nästa avsnitt i vår konferensplaneringsguide kommer vi att täcka viktiga områden som budget, sponsorer och välja en plats.

Konferensbudgetar

mycket av den stress du kommer att uppleva när du organiserar en konferens kommer från att försöka leverera allt du har lovat på en budget. Pengar är en stor faktor och du måste vara noggrann när det gäller varje aspekt av budgetering.
det finns två beslut du måste fatta när du slutför en budget: kommer din konferens att pågå under en eller två dagar? Kommer allt att vara baserat i ett auditorium, eller kommer det att äga rum över två eller flera separata etapper? Kostnaderna kommer att öka beroende på hur du vill ställa in din konferens.

på 20 Bedford Way erbjuder vi utmärkta priser för multi-stream-evenemang, med flera anslutande utrymmen tillgängliga för användning inklusive flaggskeppet Logan Hall theatre. Kontakta oss idag.

de kostnader du kan förvänta dig att stöta på är följande:

• plats hyra
• Catering
• Logistik och event running team
• uthyrning av utrustning
• högtalare kostar t. ex. hotell; transport; avgifter
• underhållningskostnader
• utskrift – dessa bör vara minimala

lyckligtvis finns det många saker du kan göra för att hålla kostnaderna låga och maximera din konferensbudget. Från att hitta sponsorer till att välja en prisvärd plats, vi delar kostnadsbesparande lösningar i hela den här guiden.

biljettpriser för en konferens

pengarna som du får kommer från sponsorer, utställare (mer om det senare) och biljettförsäljning. Nu, om du har turen att få stora bidrag från sponsorer utan att äventyra integriteten i din konferens, då kan du vara i stånd att erbjuda din huvudkonferens gratis.

annars måste du ta betalt för biljetter. Huvudfrågan du vill svara på är hur mycket? Det är naturligtvis svårt att nämna en siffra, men din budget bör ge dig en indikator på hur mycket pengar du behöver ta igen för att bryta jämnt. Det är viktigt att ställa dina förväntningar baserat på hur många personer du tror att du kan få delta, storleken på platsen och det faktum att du inte kommer att sälja ut.

oavsett hur mycket du väljer att ta ut, bör du rabatt ett begränsat antal biljetter i en första early bird run. Detta bör vara tidigt i marknadsföringen av din konferens innan alla talare tillkännages.
Peter-Paul Koch, konferensarrangör och talare, rekommenderar att undvika frestelsen att sätta biljettpriserna för låga och istället ‘ prissätta biljetterna så att du bryter jämnt när 60 till 75% av platsens kapacitet tas.’

få sponsorer för din konferens

sponsorer, och de pengar de ger, kan vara mycket viktigt när det gäller att stanna på budget. Med detta i åtanke måste du skapa en lista över potentiella sponsorer. Det du letar efter är organisationer som vill ha exponering för din publik. Gör din forskning och du kommer att belönas.

när du pitchar till dem, var tydlig på vilket stöd du behöver, oavsett om det är ekonomiskt eller en tjänst. Du måste också vara tydlig om vad du är villig att erbjuda i utbyte mot sina pengar. Detta kommer sannolikt att inkludera utbredd användning av deras logotyper, lägga till goodie bag, samt ett stativ om du har utställare.

när du har finslipat din marknadsföring meddelanden för att vara konsekvent och övertygande, rikta de sponsorer som kommer att gynnas av att vara inblandade. Om du kan täcka majoriteten av kostnaderna med sponsring ger du dig själv den bästa chansen att göra vinst. En sak att vara medveten om är att sponsorer oftare än inte vill presentera vid ditt evenemang. Om så är fallet, se till att deras samtal har värde och inte är rent reklam. Det finns inget som undergräver en konferens mer än reklampresentationer som känns som försäljningsplatser snarare än en äkta session om ett relevant ämne.

Jason Zook undersöker hur man får sponsorer i denna podcast:

fler tips om att få sponsorer för ett evenemang finns i vår guide.

konferensteman

konferenser har potential att bli riktigt spännande evenemang där delegater upptäcker, delar och debatterar tankar kring ett visst tema. Dessa tankar kan till och med ha makt att forma eller omdefiniera en bransch. Med passionerade människor kommer passionerade presentationer, nytänkande och ett genuint surr. Att skapa denna atmosfär på din konferens händer inte bara.

allt börjar med ämnet eller temat. Du kanske har upptäckt ett gap på marknaden eller beslutat att ta ett nytt tillvägagångssätt på ett befintligt ämne.

det handlar inte om att definiera ditt tema, eftersom mycket av detta kommer att göras någon annanstans, men se till att du har det att använda för att marknadsföra evenemanget och köra det genom din konferens.

detta måste knytas mycket nära dina övergripande mål och intressenternas mål. Men när du väl har utvecklat ett tema hjälper det att knyta allt ihop. Att ha ett tydligt definierat tema kommer också att göra marknadsföringsmeddelanden mer effektiva.

Konferensutställare

kommer ni att ha utställare på er konferens? Detta kan vara en extra intäktsström, men det är viktigt att välja utställare som kommer att tillföra värde för delegaterna. Du måste också se till att arenan har ett lämpligt utrymme för utställningsställen till liten eller ingen extra kostnad. Detta utrymme kommer att avgöra hur många utställare du kan vara värd. När du väl vet utrymmet måste du designa en utställningslayout.

eventuella utställare vill ha information om demografin för deltagare och dina USPs. De kommer sannolikt att ha ett antal frågor för att hjälpa dem att avgöra om det är värt att ställa ut på din konferens, så var beredd att svara på dem eller ännu bättre tilldela någon att uteslutande handla med utställare.

Läs mer om att hantera utställare på konferenser.

anställa evenemangspersonal för din konferens

att organisera en konferens är hårt arbete och stressande. Överväg inte ens att göra det ensam. Du bör samla ett team av kollegor och volontärer för att hjälpa dig att genomföra din konferens i planeringsstadierna och på dagen. Det är också bra att använda egna resurser på konferenslokalen.

varje person bör ha en tydligt definierad roll fram till och på konferensdagen. Detta bör slutföras så tidigt som möjligt i planeringsprocessen. En av de viktigaste rollerna på dagen är MC som kommer att välkomna människor till konferensen, introducera talare, hantera överlämnanden och övervaka tidpunkter för presentationer. Du behöver också löpare, scenchefer och av-tekniker.

att välja en konferenslokal

konferenslokalen är oerhört viktig. Vissa människor väljer att använda konferenslokaler för att hitta platser, men du är bättre att göra forskningen själv och besöka potentiella platser personligen. På så sätt kan du förhandla om kontraktet , spara pengar och ha kontroll över utseendet på platsen. Det är vettigt att ha en uppsättning frågor att ställa platsen för att säkerställa att den kan leverera exakt vad du behöver och tillgodose dina publikens behov, till exempel:

• finns det dolda kostnader? t. ex. parkeringsavgifter eller WIFI
• finns det handikappanpassat? Detta är viktigt.
• finns det något annat som äger rum i eller runt arenan under din konferens? Som kan påverka plats tillgång eller transport?
• hur hållbar är platsen? Är det lätt att ta sig till med kollektivtrafik?

se till att platsen är tillräckligt stor – inte bara huvudsalongen utan andra utrymmen som utställningsrum och breakout-utrymmen. Det finns inget värre än att vara stod på baksidan av ett rum försöker desperat att höra presentatören eller ännu värre miste om en session helt och hållet.

vilka faciliteter ingår i en konferenslokal?

din konferenslokal måste tillhandahålla flera faciliteter för att göra varje konferens till en framgång. Detta inkluderar AV-utrustning, Wi-Fi, catering, en scen och, naturligtvis, bekväma platser.

Wi-Fi – en av de största svårigheterna med större konferenser är att hitta platser med Wi-Fi som klarar kraven från många delegater. Det råder ingen tvekan om att kvaliteten på Wi-Fi förbättras på platser, särskilt i London och andra stora städer, men det är väl värt att få en ärlig uppfattning om Wi-Fi: s kapacitet. Många arenor erbjuder gratis Wi-Fi idag, vilket är bra nyheter om det fungerar!

konferens Catering – Bestäm om du ska tillhandahålla catering. Detta kan vara en stor kostnad för dig men också en stor fördel för delegater. Om du inte väljer att tillhandahålla lunch catering (te och kaffe under pauserna är viktiga) måste du ge information om närliggande matställen.

om du väljer att ge lunch på din konferens då är det vettigt att träffa storkök och diskutera dina alternativ. Du vill att maten ska se ut och smaka bra, men kom alltid ihåg din budget. Det är viktigt att alltid erbjuda vegetariska och växtbaserade alternativ. Du bör också bekräfta siffrorna tre dagar före konferensen.

här på 20 Bedford Way är våra cateringtjänster oöverträffade. Vårt expertteam av kockar använder hälsosamma, etiskt framställda ingredienser för att producera ett överdådigt urval av måltider för dina gäster. Ta reda på mer om våra evenemangstjänster idag.

iscensättning, belysning, AV – presentationerna måste ske på en scen som erbjuder en bra synlinje för publiken och all AV-utrustning som dina högtalare behöver. Detta kommer att omfatta en stor projektor, en fäst-on mic som förstärks genom PA. En extra bonus om du väljer en teaterstil är att den har professionell belysning och AV som kan lägga till en riktig wow-faktor och förbättra presentationerna för publiken.

med benägenheten för mobiltelefoner, surfplattor och bärbara datorer på konferenser idag är det viktigt att ha uttag tillgängliga för delegater att ladda sina elektroniska enheter också.

hur man väljer ett datum för din konferens

när du vet var du ska vara värd för din konferens måste du låsa in ett datum. Den mest populära tiden för konferenser är mellan mars och November, med sommarkonferenser i juli och augusti ofta avskedade på grund av helgdagar. Ha några potentiella datum i åtanke om din favoritplats inte är tillgänglig. Dessa datum bör inte kollidera med någon annan relaterad konferens eller händelse, så kom ihåg att göra din forskning.

Peter-Paul Koch säger att: “en konferens bör hållas på en torsdag och fredag eller en måndag och tisdag. Detta gör det möjligt för deltagarna att spela turist, för. Om du bara går en dag är det fredag.”

Konferenshögtalare

när du har bekräftat dina datum och en deposition har betalats till platsen kan du nu bekräfta tillgänglighet med dina konferenshögtalare.

högtalare kan göra eller bryta din konferens så du måste investera tid och ansträngning för att hitta det allra bästa. Engagerande presentationer har potential att verkligen inspirera delegater och förvandla alla ideer och klottrade anteckningar till verkliga handlingar och äkta förändring. Rätt presentation kan vara katalysatorn för delegater som anpassar sin verksamhet och de bör komma ihåg var allt började.

ibland kan det vara alltför lätt att välja från samma rotation av högtalare, särskilt som kända huvudtalare kan hjälpa till att byta biljetter. Men att ha en bra talare som publiken inte har sett tidigare ger verkligt värde. Du kanske också vill överväga att föra några Off-topic högtalare i programmet för att skaka upp saker och ting lite. Det finns alltid möjlighet att headhunting någon gör inspirerande arbete inom ditt område som inte är en erfaren talare. Vad de kanske saknar när de presenterar erfarenheter kan de kompensera för i passion och kvalitet på ideer.

det finns några sätt du kan gå om sourcing en bra högtalare. Du kan vända dig till PeerIndex och BlueNod. När du närmar dig en högtalare, gör det genom en kontakt där det är möjligt och inte ur det blå.

när du har bekräftat dina högtalare är det viktigt att behandla dem väl. Var tydlig med dem om vad du erbjuder från början. Som ett minimum måste du täcka alla sina utgifter som resor och boende. Se till att deras Logi är tillgängliga, bekväma och ligger nära konferenslokalen, om möjligt. Du vill inte riskera att högtalare kommer sent eftersom de kommer från andra sidan staden.

utöver boende kanske du vill erbjuda dem en del av vinsten eller en fast avgift.

före konferensen vill du ta reda på detaljerna i deras sessionsinnehåll, titeln samt alla deras AV-krav. Det är bäst att göra detta så tidigt som möjligt och checka in regelbundet med alla högtalare för att säkerställa att förberedelserna är på rätt spår. Om de har några problem eller om du kan se några problem som händer senare längs linjen, är det bäst att hantera dem förr snarare än senare.

när det gäller själva konferensen, ta dig tid att informera dina högtalare helt om programmeringen, längden på deras samtal och AV-inställningen så att det inte blir några överraskningar. Detta kommer att hjälpa saker att fungera smidigt och slappna av dem. När du väl har en talare vid ditt evenemang är det värt att uppmuntra dem att hålla sig kvar för att mingla och nätverka med folkmassorna. Detta kommer att få dem att känna sig mer avslappnade och tillför värde för delegaterna.

det är uppenbart men värt att upprepa – se till att alla MC vet hur man uttalar sina namn korrekt. Se också till att deras uppgifter är korrekta var de än visas – i tryck, online och socialt (ja, det inkluderar Twitter-handtag!).

Hur gör jag en konferens schema?

när det gäller att planera din konferensdag är det vettigt att gruppera talarna och deras presentationer efter ett tema. Förhoppningsvis kommer detta att vara en lätt uppgift när du har slutfört sessionsbeskrivningarna.

det är viktigt att inte klämma in för många sessioner på en enda dag. Om presentationerna är så engagerande och tankeväckande som önskat, då kan du hitta deltagare däck mot slutet av dagen. Med detta i åtanke är det viktigt att överväga den sista talaren. Med uppmärksamhet spänner avtagande, den slutliga ‘kyrkogård’ session kan dåligt deltog. Antingen spara en högtalare för denna plats som kommer att dra en folkmassa eller överväga att avsluta dagen tidigare, vilket ger människor en chans att resa eller nätverk.

det finns också den svåra frågan om sessionslängd att överväga. Hur lång är för lång? Hur kort är för kort? Vi känner att majoriteten av’ normala ‘ presentationer bör pågå mellan 20 och 40 minuter, med keynote samtal går upp till en timme. Innehållet måste vara engagerande och tillgodose korta uppmärksamhetsspann – mottot ‘all killer no filler’ är bra.

efter varje temasession bör du ta en kaffepaus (minst en på morgonen, en på eftermiddagen) samt en längre lunchpaus. Människor behöver en chans att andas, bearbeta information och nätverk samt besöka toaletten. När en session inte går för att schemalägga, följ Peter-Paul Kochs råd: “Om en session är för lång eller för kort, gör bara det som kommer naturligt, men avsluta nästa paus enligt schema.”Detta kommer att säkerställa att du kommer tillbaka på schemat för nästa session.

främja en konferens

ofta är den svåraste delen av konferensplanering marknadsföring och marknadsföring. Du vill att de människor som är viktiga för att ta reda på det och vill komma. För att göra detta måste du utnyttja dina nätverk både online och offline för att skapa medvetenhet om konferensen och alla viktiga biljettförsäljning/registreringar. Gör en lista över relevanta branschpublikationer där du kan dela information om din konferens.

det är också viktigt att starta din kampanj så tidigt som möjligt och skicka ut påminnelser och regelbundna marknadsföringsmeddelanden via alla kanaler (utan spam) när du kommer närmare det stora datumet.

vissa evenemangsarrangörer upplever en uppsjö av aktivitet närmare datumet för konferensen så om du inte har sålt alla dina biljetter med bara en månad kvar, tappa inte hoppet – de sista två veckorna kan vara nyckeln. Det är också bra att få dina högtalare att dela dina uppdateringar också.

kommunikation

regelbunden kommunikation med både delegater och talare är nyckeln. Det viktigaste e-postmeddelandet är det du skickar en vecka före konferensen, som innehåller all viktig information. Detta bör inkludera platsens adresser och webbplatser, Närliggande hotell, parkeringsuppgifter samt datum, tider och annan viktig information.

förutom att skicka ut vanliga e-postmeddelanden bör du också ha en webbplats som innehåller aktuell information. För mer information om evenemangswebbplatser och listor, läs vår guide för att få ditt evenemang online.

sociala medier

sociala medier är en viktig del av konferenser idag och måste utnyttjas. Börja med att skapa en hashtag för din konferens – håll den kort och koncist och inkludera den i e-post och allt reklammaterial. Uppmuntra sedan aktivt deltagarna att använda Twitter på konferensen och ta sig tid att interagera med dem online. Med lite ansträngning kan du få hashtag-trenden och öka medvetenheten och engagemanget.

konferensdagen

Grattis, du gjorde det till dagen för din konferens! Det händer faktiskt. Detta avsnitt av guiden tar dig igenom vad som händer härnäst.

Konferensregistrering

att registrera sig för en konferens kan vara mer komplicerat än det behöver vara. Deltagare kan alla dyka upp vid en liknande tidpunkt och vill hämta sina nyckelband och registrera sig med minimal stress. Organisation och tydlig kommunikation är nyckeln till att hantera stora mängder människor och se till att alla kan komma in och bosätta sig så snabbt som möjligt. Med det i åtanke är det viktigt att effektivisera registreringsprocessen. För det första bör du kunna registrera dig online i förväg. För det andra måste du ge varje deltagare en snodd tillsammans med en goodie bag om det här är något du planerar att göra. Du kan även skriva ut din snodd hemma.

Peter-Paul Koch rekommenderar att du förbereder en registreringsdisk med nyckelband som anges alfabetiskt från A-K och en annan för L-Z.

vilka deltagare behöver samla in:

• snodd med deras namn och verksamhet tydligt visas på den så att den kan läsas i korthet
• Goodie bag som innehåller några freebies från sponsorer

schemat för dagen och annan viktig information bör vara tillgänglig i en händelse app eller online. Att ha grundläggande information i tryckt format kan vara användbart på vissa konferenser, men det är viktigt att balansera detta med hållbarhet.

nätverk på en konferens

när det gäller branschkonferenser är nätverk verkligen viktigt. De mest framgångsrika konferenser ger många möjligheter, och avslappnad dem på det, för deltagarna att chatta, göra värdefulla nya kontakter och återansluta med dem de redan känner.

det hjälper till att ha regelbundna pauser hela dagen och utsedda utrymmen för människor att samlas. Om sessionerna har varit bra kommer det att finnas många samtalspunkter som hjälper till att bryta isen och underlätta utbytet av tankar.
Zach Inglis, arrangör av HybridConf, satte ut med konferensens mål att ” föra människor samman på ett ställe där de kan upptäcka och dela och sedan lämna full av positivitet mot det stora samhället Vi har förmånen att vara en del av.”Nätverk spelar en avgörande roll för att utveckla denna känsla av gemenskap.

en annan sak som hjälper till att uppmuntra produktivt nätverk är drycker efter konferensen. Oavsett om detta sker på plats eller en närliggande bar, dessa ‘sessioner’ tillåter människor att fortsätta att nätverka medan du kopplar över en välförtjänt drink.

i slutet av evenemanget bör du ha en bunt visitkort och massor av spännande möjligheter.

läs vår guide för att uppmuntra bättre nätverk vid evenemang.

Workshops/utbildning / rundabordssamtal

konferenser behöver inte stanna vid presentationer och nätverk. Du kan lägga till verkligt värde genom att organisera workshops och träningssessioner samt runda bord och breakout-sessioner. Dessa mindre evenemang och sessioner tillåter människor att utforska och debattera frågor mer detaljerat.

tillägg

konferensteknik

eventteknik har utvecklats i en otrolig takt de senaste åren. Det finns nu otaliga verktyg tillgängliga för att förbättra din konferens. Från virtuella deltagare till hologramatiska presentatörer är det verkligen en modig och spännande ny värld.

många konferenser får sina egna appar utvecklade för att hjälpa deltagarna att få ut det mesta av sina dagar. Alla insamlade data, inklusive feedback på de enskilda presentationerna och evenemanget som helhet, kan vara ovärderliga för att leverera större och bättre nästa år.

läs vår blogg om konferensens mobilappar och hur de kan öka engagemanget, tillhandahålla big data och förbättra din konferens.

det är viktigt att komma ihåg att saker kan gå fel med teknik, så se till att någon är till hands för att åtgärda eventuella problem som kan hända på dagen.

hur man filmar en konferens

om din budget sträcker sig till den bör du dokumentera konferensen genom att ta både fotografier och filma presentationerna. Beroende på din bransch är det ofta ganska lätt att hitta en volontär med nödvändig kompetens och utrustning. De inspelade sessionerna kan sedan laddas upp (med tillstånd) och du kan dela kunskapen ytterligare samt lägga till värde för alla inblandade.

Uppföljningsmeddelandet efter en konferens

när konferensen är klar och dammad och du har gett dig själv tid att slappna av och varva ner är det dags att följa upp. Börja med att skicka uppriktiga tack e-post till talare, volontärer och sponsorer. Det kan också sedan lägga till värde för att skicka ett e-postmeddelande till deltagare med en sammanställning av slideshares, videor och andra resurser relaterade till dagen. Du måste också betala alla utestående fakturor.

med dessa praktiska uppgifter uppfyllda kan du börja bedöma konferensens framgång. Granska alla data som samlats in från appar eller feedbackformulär och titta på sätt att förbättra din konferens för nästa år.

Central London Conference Venue

20 Bedford Way har haft turen att vara värd för många nationella och internationella konferenser på vår Bloomsbury-plats. Under årens lopp har vi utvecklat vår tjänst och tror att vi vet en sak eller två om hur man sätter på en konferens. Det är en mindre oro när du har ett engagerat och erfaret catering-och konferensteam till hands.
en av de största merkostnaderna är att anställa AV-utrustning och tekniker – Detta är inte fallet på 20 Bedford Way eftersom vi inkluderar detta i vår platsuthyrning. Vår 910 sits Logan Hall theatre är ett auditorium med alla faciliteter du behöver. Förutom detta drar vårt centrala London-läge nytta av fantastiska transportförbindelser, vilket gör det till en idealisk konferenslokal. Som turist-och affärsdestination lockar londonkonferenser människor från utlandet. Ta reda på mer eller ordna ett besök.