Hur man organiserar en videokonferens med flera deltagare

på många sätt är det underbart att du kan kommunicera med kunder i andra städer med bara din dator. Men precis som i verkligheten, ju fler människor som är i ett onlinemöte, desto mer troligt är det att något kommer att gå fel. Med varje ny deltagare kommer nästan 10 minuter att slösas bort på problem som ringer in, “tappade” deltagare och skrikande feedback—vilket ger dig bara halva tiden att slutföra ditt företag.

hur man organiserar en framgångsrik videokonferens med flera deltagare

även om det kan tyckas överväldigande att vara värd för en konferens med fem eller fler personer som deltar, finns det många saker du kan göra för att säkerställa att mötet går så smidigt som möjligt. Här är några förberedelsetips för möten som involverar:

• flera deltagare. Det första du måste göra är att hitta en tid där alla deltagare är tillgängliga. Många onlineprogram (som Doodle eller Meet-O-Matic) tillåter flera användare att blockera kalenderdatum, tydligt visa tillgänglighet och spara mycket fram och tillbaka e-post.
• flera platser. En av de första saker arrangörerna bör göra är att se till att deltagarna har fått rätt tid för mötet. Detta inkluderar kontroll med deltagare i andra tidszoner för att säkerställa att deras mötestid har beräknats korrekt.
• flera enheter. Många deltagare kan “ringa in” med sina kameror och dator, men vissa on-the-go-deltagare kan delta med sina på smartphones eller surfplattor. Se till att du kan ge tydliga anvisningar om hur du går med i mötet på en alternativ enhet (och inte bara iPad eller iPhone).
• flera plattformar. Du kan behöva växla mellan användare, se två olika skärmar samtidigt eller logga in på ett annat program under mötet. Du bör göra en fullständig teknisk repetition före mötet för att säkerställa att alla de olika programmen kommer att fungera på kommando och kommer att arbeta tillsammans.

på Casamo & Associates vet vi att din tid är värdefull. Det är därför vi kan ta över organisationen av ditt möte, samordna dina scheman och presentationsdokument, ge teknisk support under mötet och fungera som en kontakt mellan dig och dina deltagare. Vi kan vara värd för ditt möte på vår fullt utrustade videokonferenswebbplats och meddela dina deltagare om videokonferenswebbplatser nära deras platser med vårt nätverk. Om du vill boka Vårt konferensrum, besök vår online Scheduler-sida för att blockera datumet så snart som möjligt.