hur man skapar en effektiv RFP

det kan finnas tillfällen när din organisation behöver expertis från en extern leverantör eller konsult. Att hitta rätt är inte alltid lätt.

en RFP – en begäran om förslag-kan hjälpa.

att skriva en RFP är lättare än det låter – och mycket lättare än att städa upp senare eftersom säljaren du anställde var dålig passform.

när du skriver en RFP, kom bara ihåg ” skräp ut, skräp tillbaka.”De leverantörer som kommer att svara måste ha en tydlig förståelse för din organisation och dess behov.

en välskriven RFP kommer att klargöra dina mål och omfattningen av de tjänster du söker. Det kommer också att ge ett strukturerat format där säljaren ska presentera sina möjligheter, kostnader och förväntningar. RFP-mallar finns tillgängliga på Internet som kan hjälpa dig.

skriva RFP

det första steget i att skapa en RFP är att definiera projektet och dina specifika behov. Vad vill du att en säljare ska göra? Hur? När? Var?

RFP: er har vanligtvis följande avsnitt, även om dessa kan ändras något beroende på projektets karaktär:

introduktion. Förklara för potentiella anbudsgivare i breda termer varför du lägger ut en RFP och vad du hoppas kunna åstadkomma genom att anställa en av dem. Du kan också sammanfatta viktiga punkter från andra avsnitt, till exempel när deras svar beror och när projektet skulle starta.

bakgrundsinformation. Det här avsnittet innehåller information om din organisation och historien om det aktuella projektet, vilket leder till behovet av RFP.

krav. Detta är en detaljerad förklaring av vad du vill att säljaren ska göra och en lista över den information du förväntar dig att få från kandidaterna.

det är det viktigaste avsnittet och kräver vanligtvis mest tid – både för dig att skriva och för leverantörens svar. Det kan skrivas antingen som tvingande meningar (“lista alla dina platser.”) eller förhörande (“Var finns dina grenar?”).

struktur av svaret. Presentera strukturen för hur du vill få svaret. Om projektet är komplext eller mycket tekniskt kan du bryta ut kraven i punktpunkter som leverantörerna förväntas svara på.

ett typiskt format för svaret kan inkludera:

• sammanfattning (översikt på hög nivå med viktiga punkter)
• bakgrundsinformation för leverantörsföretag
• föreslagna tjänster eller leveranser (hur leverantören kommer att uppfylla RFP-kraven)
• prissättning
• referenser (tidigare kunder)

urvalskriterier. Berätta leverantörer hur den vinnande budgivaren kommer att väljas. Detta ger dig en chans att lyfta fram dina prioriteringar, dina måste och trevliga att ha, för att vägleda leverantörernas svar.

tidslinjer. Ange tidsfristen för att ta emot deras svar, det datum du kommer att meddela den vinnande budgivaren och det datum då projektet börjar.

Tänk på att ju längre din RFP är, och ju mer detaljerat svar som krävs av anbudsgivare, desto mer tid behöver du låta dem förbereda ett grundligt svar.

utvärdera leverantörer

utvärderingsprocessen börjar faktiskt innan du får några RFP – svar-det vill säga när du bestämmer vem mottagarna av RFP ska vara. Gör lite läxor för att få några bra utsikter.

du kanske redan vet vilka leverantörer av intresse är. Om inte, prova relevanta yrkesorganisationer, fråga betrodda kollegor och andra leverantörer som inte är i konkurrens, eller ens göra en online-sökning.

få tillräckligt med information för att utesluta leverantörer som uppenbarligen inte passar bra. Men begränsa mottagare så att du inte sluta med mängder av svar som skapar en massa besvikna parter som aldrig stod en chans. Å andra sidan är det bra att ha mångfald. Skicka det till några stora nationella leverantörer och till några små regionala, till exempel.

välj inte en leverantör baserat på priset ensam. När du har läst RFP-svaren, begränsa listan till de bästa och intervjua dem.

intervjuer ansikte mot ansikte ger mest information. Vad är kemin mellan er? Hur bra verkar de lyssna på dina bekymmer? Kontrollera referenser. Ställ spetsiga frågor. De kan vara ovilliga att säga något negativt, men vad de inte säger kan vara lika användbart.

slutligen, när du väljer en leverantör, skriv ett bra kontrakt som stavar ut alla uppgifter och skyddar både dina intressen och din leverantörs intressen. Din RFP och leverantörens svar på det utgör ramen för ditt kontrakt. Om RFP är välskriven bör kontraktsförhandlingsprocessen gå smidigare.