hur man skriver ett brev för att informera om cirkulär

du måste veta nu att om företag vill dela information inuti dem använder de memos. För kunder använder de e-post eller personliga brev. Men vad händer om de måste sprida information till båda? Cirkulära bokstäver spelar in då. Det skiljer sig från personliga brev eftersom de senare delar en del specifik information till, säg, bara en eller några mottagare.

Vad Är Cirkulära Bokstäver?

om ett företag vill låta sina människor veta om ny information och policyer som är “allmänna” i typ och kommer att läsas allmänt, skickar det cirkulära bokstäver. Meddelandena kan vara affärsrelaterade eller inte.

vilken typ är de?

innan du vet hur man skriver ett cirkulärt brev måste du veta vilken typ av cirkulärt brev du skriver. Det finns två typer i detta avseende:

• en handel cirkulär brev som bär affärsrelativ information. Detta inkluderar pensionering eller död hos en partner/partners, öppnande av en ny filial, lansering av ett nytt företag, ändring av adress, introduktion av nya produkter och tjänster etc.
• en icke-handel cirkulär brev som delar personlig eller social information. Detta inkluderar att predika politiska ideologier eller ge en personlig åsikt om kontextuella frågor.

tonen, språket och detaljerna i ditt cirkulära brev bör variera i enlighet därmed. Till exempel:

om du planerar att öppna en ny filial börjar du med företagets namn och adress. Lägg sedan till hälsningen. Ge lite intro och meddela saken, med information om den nya chefen och hur man kontaktar honom för framtida behov. Avsluta med goodwill och stäng brevet.

om du måste låta ditt folk veta om ett evenemang som en bokmässa som ditt företag planerar att ordna, kan du börja med de vanliga sakerna. Låt dem veta plats och tid, deltagaravgiften, vilka typer av böcker som kommer att visas, vem som kommer att inviga mässan och hur länge den kommer att pågå. Slutligen, avsluta med var mottagarna kan kontakta om det behövs.

det allmänna formatet är i grunden företagsinformation, hälsning, inledande uttalande om syfte, nödvändiga detaljer och stängning.

egenskaperna hos varje cirkulär bokstav:

vare sig det är handel eller icke-handel, har varje cirkulär bokstav följande egenskaper:

• på väldigt kort tid kan det göra någon mängd information Offentlig
• språket är enkelt
• dess attraktiva presentation övertygar läsarna
• det är kort men tillräckligt för att kommunicera meddelandet
• det är artigt och hjärtligt
• det presenterar pålitlig information som är användbar för läsarna
• alla berörda parter, vare sig det är anställda eller kunder, kan förstå innehållet
• det är fritt från kontroverser

om ditt cirkulära brev har dessa skriver du det rätt.

Tips att komma ihåg:

• du måste känna dina målgrupper. Alla av dem har inte samma mängd kunskap i frågan, eller, säg, företaget. Även om alla inte gör det, borde de flesta förstå vad du försöker förmedla.
• använd stern toner för att påminna anställda om frånvaro eller någon fråga av allvarlig betydelse, med kunder, eller för mer allmän information använd en hjärtlig och positiv ton.

dela inte konfidentiell information, dela bara vad som är tillåtet.