Hur man skriver ett Memo för en anställd's disciplin

i någon organisation kan disciplinära åtgärder vara nödvändiga när en arbetstagares beteende har en negativ inverkan på individen, medarbetarna eller arbetsplatsen. Som chef kan du behöva vidta disciplinära eller korrigerande åtgärder för att förbättra oacceptabelt beteende eller prestanda. När du utan framgång har provat andra metoder som rådgivning och prestationsbedömning kan du behöva skriva noteringar för att varna en anställd som verkar oförmögen att reformera. Så här kan du skriva ett memo för en anställds disciplin.

ge tillräckligt med meddelande

enligt University of California kan du tillrättavisa en brottslig anställd genom att meddela den anställde att hans eller hennes prestation inte uppfyller någon förväntad komponent. Du kan ge denna reprimand om arbetstagaren inte visar en förändring efter informell tillsynscoaching för att hjälpa honom att förbättra den nödvändiga prestandan. Meddelandet kan senare fungera som den dokumentation som krävs för att du ska avskeda en anställd om han eller hon inte behåller anställning efter att alla rättsliga åtgärder är uttömda.

ange tillvägagångssättet

hänvisa till memo som ett disciplinärt memo för att undvika juridiska problem med fackföreningar senare. Ange tydligt anledningen till att skriva notatet. Kom ihåg att inkludera arbetstagarens svar i notatet, men undvik att fokusera på hans svar. Fokusera istället på att omformulera policy eller procedur i notatet. Genom att ange vad du förväntar dig av din anställd undviker du att vidta disciplinära åtgärder om arbetstagaren överensstämmer med reglerna. I många situationer skulle det vara olagligt att dela ut disciplin utan att följa andra förfaranden eller kanaler.

behåll Sekretess

behandla memos som personliga, konfidentiella frågor. Se till att du bara ger den till den berörda medarbetaren. Om möjligt bör du också ge en kopia till hans fackliga representanter och behålla en annan kopia i arbetstagarens personalfil för framtida referens. Du bör dock kontrollera med din verksamhets fackliga förvaltare om du behöver behålla bevis på sådana samtal eller möten. De kan begära en rättslig bestämmelse som gör det möjligt för deras klient att häfta ett skriftligt svar på notatet innan du lämnar in det.

använd betydande formulering

i din kommunikation, använd kraftfull formulering som hänvisar till en reprimand eller formellt skriftligt meddelande. Ange om du anklagar arbetstagaren för inkompetens, insubordination, missförhållanden eller försummelse av plikt. Dessa är alla allvarliga fraser som du kan använda under officiella disciplinära förfaranden om din uppsägning av en anställd utmanas senare. Om ditt memo innehåller många eufemismer, du kan behöva övertyga en disciplinnämnd att brottet den anställde begått motiverad uppsägning. Du bör ange felet utan att krossa ord. Du kan ange att en viss åtgärd skulle vidtas om arbetstagaren inte överensstämmer med reglerna eller överenskomna åtgärder.

att skriva ett memo eliminerar risken för en civil rättegång och fungerar som en påminnelse till båda parter om de överenskomna frågorna. Jämfört med verbala tillrättavisningar kan noteringar vara användbara där bevis krävs. De är också mer formella och standard kommunikationssätt i kontorsmiljö.