Hur man skriver rapporter som dina kunder faktiskt kommer att läsa

rapportering är ett kontinuerligt pågående arbete för vårt team på Content Harmony. Vi letar ständigt efter sätt att minimera tidsrapportering samtidigt som vi maximerar kundinsikter och hämtställen. Ju mer tid vi spenderar varje månad på rapportering är mindre tid vi får utföra på strategi.

med det sagt är rapportering i slutet av eller början av varje månad en värdefull tid för vårt team att reflektera över prestationer och ta en hård titt på vad som fungerar och ibland inte fungerar. Eftersom så mycket tid och energi går till rapportering arbetar vi för att göra det så värdefullt och handlingsorienterat som möjligt med tydliga nästa steg för kunden. En bra kundrapport behöver en bra struktur, precis som ett framgångsrikt möte behöver en bra mötesagenda.

för att se till att våra rapporter träffar våra kunders skrivbord, snarare än att försvinna i djupet av deras e-postarkiv, har vi kommit fram till våra 9 sätt att skriva en rapport som din chef kommer att ge en jävla om:

översikt:

• 1. Upprepa Projektmål
• 2. Vad Åstadkom Du Förra Månaden?
• 3. Vilka Resultat Såg Du Från Ditt Arbete?
• 4. Binda Nyckeltal Till Affärsmål
• 5. Förklara Dig Själv
• 6. Vad Kommer Att Uppnås Denna Månad?
• 7. Berätta För Dem Vad De Ska Göra Nästa
• 8. Ring klienten. Ha en konversation
• 9. Fokusera på “Vi”

upprepa projektmål

vilka mål satte du upp för att uppnå i början av projektet? Månadsrapportering är en utmärkt tid att sluta och titta på var du är kontra var du tänker vara. Är du före schemat? Bakom?

om du är före beräknad trafik, intäkter, försäljning etc., förstå vad du har gjort för att komma dit och hur du kan bära fart genom slutet av projektet eller kontraktet.

om du är bakom, ta dig tid att reflektera över vad du har åstadkommit hittills och vad du kan göra annorlunda framåt för att komma ikapp. Använd den här månadsrapporten som en incheckningspunkt för att förstå om du behöver svänga din strategi eller inte.

Vad Åstadkom Du Förra Månaden?

Visst, det låter ganska enkelt, men du skulle förmodligen bli förvånad över hur många rapporter jag har sett som lämnade detta ganska vaga.

är du en content marketing byrå som fokuserar på produktion och distribution? Vilket innehåll publicerade du förra månaden? Var publicerade du den? Hur fick du innehållet framför dina kunders målkunder? Hur mycket spenderade du för att göra det?

är du en PR-byrå? Fick du några anmärkningsvärda placeringar för din klient? Har du gjort några nya kontakter som du kan använda för framtida projekt?

se till att det här är saker du kan peka på och säga “det… vi gjorde det.”

om du inte har något konkret arbete att peka på, skulle jag förmodligen vara redo att förklara var tid och resurser spenderades. Förståligt, det finns månader som arbetar med strategi och planering som inte alltid kommer att uppgå till konkreta produkter. Om så är fallet, gör detta kristallklart och peka på alla leveranser (eller pågående dokument) du har skapat under vägen.

Vilka Resultat Såg Du Från Ditt Arbete?

var det framgångsrikt? När du tittar på allt du har åstadkommit förra månaden, fick det din klient närmare att nå sina affärsmål och de mål som ditt team bestämde sig för att träffa i början av projektet?

i början av varje projekt ska ditt team sitta ner med kunden och noggrant skissera nyckeltal (KPI) som kommer att rapporteras varje månad. När det gäller rapportering bör ditt team undersöka var och en av dessa KPI: er och rapportera hur ditt arbete direkt påverkat KPI-rörelsen (positivt eller negativt).

bind KPI: er till affärsmål

bygga på att visa dina resultat, se till att KPI: er som rapporteras är knutna till affärstillväxtmål, inte godtyckliga, meningslösa mätvärden.

beroende på klienten kommer KPI: er sannolikt att vara mycket olika. Lead generation fokuserade kunder kommer att vilja se nya leads förvärvade, e-handel kunder kommer att vilja se nya intäkter och försäljning, förlag tenderar att bry sig mest om sidvisningar, etc.

hur som helst, se till att KPI: er är anpassade till affärsmål, vilket vanligtvis betyder att mer pengar kommer genom dörren för din klient. Saker som sökrankningar och PR-placeringar är bra ledande indikatorer som bör identifieras men är vanligtvis inte KPI: er att markera.

Bonus tips: rapportera inte om saker som inte spelar någon roll. Om du till exempel arbetar med en lead gen-klient och en månad har du en stor tillväxt i sidvisningar, fråga dig själv “spelar det verkligen någon roll eller rapporterar jag bara dessa siffror eftersom de är positiva?”

det är lätt, särskilt när KPI: er kan vara nere från tid till annan, att rapportera om andra mätvärden enbart för att de ser bra ut. Undvik detta. Om du inte rimligen kan dra slutsatsen att ett mått bidrar till de övergripande affärsmålen, utelämna det helt. Annars kommer du sannolikt att ställa in dig själv för klientfrågor som du kanske inte är beredd att svara på.

förklara dig själv

är siffror och KPI upp för månaden? Är de nere? Ta chansen att verkligen dyka in i ‘varför’, oavsett vilken riktning saker trender.

om siffrorna rör sig i rätt riktning, ta dig tid att låta klienten veta exakt vad du har gjort för att uppnå detta. Publicerade du ett blogginlägg som blev viralt? Genererar ditt whitepaper fler leads än din klient någonsin har sett? Ta äran för det.

om dina siffror är nere, ta först chansen att förstå varför. Kanske är det en säsongsbetonad trend eller kanske ditt hårda arbete bara inte uppgå till vad du trodde det skulle. När du förstår vad som händer, skapa en handlingsplan för att svänga och ändra den här nästa månad.

kommunicera noggrant orsaken bakom droppen tillsammans med din plan för att förbättra detta under de kommande månaderna. Från min erfarenhet, kunder förstår inte varje månad kommer att bli en Home run och det kommer att bli dips på vägen. Så länge du och ditt team har en plan för att korrigera detta, kommer de flesta kunder att vara villiga att fortsätta arbeta för förbättring.

Vad Kommer Att Uppnås Denna Månad?

Återigen, något som borde vara ganska enkelt, men ofta blir försummat; vanligtvis i fallet när det inte finns en tydlig handlingsplan.

på Content Harmony arbetar vi vanligtvis i 6-12 månaders cykler. Vi kommer att spendera tid på att skapa en strategi och planera för 6-12 månaders arbete i taget med en tydlig tidslinje för resultat och mål. Denna tidslinje kommuniceras alltid med klienten på framsidan, men det är alltid bra att upprepa varje månad tillsammans med rapportering.

när du har täckt prestationer under föregående månad tillsammans med de resultat du har sett, dyka in i planen för nästa månad. Inkludera alltid uppgifter, leveranser och förfallodatum. Detta kommer inte bara att säkerställa kunden att du är på toppen av saker, men detta kommer att hålla ditt eget interna team ansvarigt för att träffa förfallodatum och hålla sig i schema.

kommunicera tydligt nästa steg och åtgärdspunkter för varje person i ditt team, såväl som kundens. med så många e-postmeddelanden och att göra-listor studsar mellan båda lagen är det lätt att tappa reda på uppgifter. Använd månadsrapportering för att ringa ut specifika åtgärdsposter som ska göras av varje lag.

Ring klienten. Ha en konversation.

när du får månadsrapportering ut genom dörren, ställa in en tid att ringa eller träffa kunden och diskutera månadsrapportering. Även 30 minuter för att rensa upp alla typer av frågor kan gå långt och fortsätta att bygga på din klient/byrå relation.

bonus tips: Använd detta möte för att granska åtgärdsposter som behövs från klienten. Din kundkontakt är sannolikt en upptagen person och kan fortfarande skumma igenom de viktiga delarna (även om det är en som de borde ge en jävla om). Se till att hon / han vet vad som behövs från dem och när du behöver det.

var noga med att skicka omfattande mötesprotokoll efter varje möte så att alla vet nästa steg.

fokus på “Vi”

en klient/byrå relation är just det, en relation. När din kunds verksamhet växer, så gör din. Ni är båda incitament att göra bra och arbeta tillsammans som ett team. Se till att din rapportering och kommunikation återspeglar detta lagarbete.

använd “vi ” eller” oss ” när du pratar om framgångar och prestationer:

• “Den här månaden kunde vi uppnå XYZ.”
• ” vi såg X % förbättring jämfört med förra månaden.”

att hålla detta i åtanke är en av de mindre förbättringar som kan omformulera det arbete du gör och skapa varaktiga klient/byrå relationer.

övning ger färdighet. Som nämnts ovan är detta en pågående process som du måste ständigt förfina som en byrå för att bättre kunna betjäna dina kunder.

varje klient är annorlunda och dessa punkter bör bidra till att förbättra flera typer av rapporteringsinsatser.