icke-diskrimineringstestning: 401 (k) efterlevnad

på mänskligt intresse arbetar vi med icke-diskrimineringstestning (NDT) för småföretag varje dag. Vi övervakar alla våra kunders konton för att meddela dem när de riskerar att misslyckas och hjälper till att skapa planer som hindrar dem från att misslyckas i första hand—allt ingår. Det kan vara knepigt, och eftersom vi inte har hittat en bra resurs som förklarar alla komponenter i NDT på ett enkelt och enkelt sätt, har vi bestämt oss för att skapa vår egen guide!

om du är helt ny i NDT-världen rekommenderar vi att du börjar med att läsa avsnitten nedan för att förstå grunderna. Vi fördjupar mer detaljer om hur man utför NDT och mer betungande delämnen i vårt inlägg om Safe Harbor 401(k) planer.

vi hoppas att du tycker att det är till hjälp! Om du vill skapa en 401(k) kan du känna dig säker på, Kontakta vårt team så svarar vi gärna på andra frågor du har.

akronymer: NDT, SMB, HCE, NHCE, ADP, ACP

vi kommer att använda flera akronymer i vår genomgång av icke-diskriminering testning. För att säkerställa tydlighet har vi listat dem nedan (alla dessa förklaras mer detaljerat i senare avsnitt):

• NDT: icke-Diskrimineringstestning

• SMB: små och medelstora företag, vanligtvis alla företag med färre än 100 anställda

• HCE: högkompenserad anställd

• NHCE: icke-högt kompenserad anställd

• ADP-Test: faktiskt uppskjutningsprocentstest

• AVS-Test: faktiskt bidragsprocenttest

Vad är nondiscrimination testing?

icke-Diskrimineringstestning kräver att anställda med en viss status (högkompenserade anställda och nyckelpersoner) håller sig inom en specifik bidragsgrad, som bestäms av bidragsgraden för NHCEs. (Vi definierar dessa termer och beskriver de olika testerna och metoderna mer detaljerat nedan.)

dessa tester mäter Deltagandenivåerna för HCEs och NHCEs för att se till att planerna inte utnyttjas alltför mycket av HCEs. Dessa tester följer federala bestämmelser som har fastställts för varje typ av förmånsplan, inklusive pensionsplaner. Planåret i fråga kallas ofta ” bestämningsåret.”

medan testerna fokuserar på deltagandenivåer över alla anställdas typer inom en organisation, kan flera faktorer spela en roll i det deltagandet—och om ett företag klarar eller misslyckas med icke-diskrimineringstesterna.

varför finns icke-diskrimineringstestning för 401 (k) planer?

eftersom den amerikanska regeringen erbjuder betydande skatteförmåner genom 401 (k) pensionssparande planer, vill de se till att planer inte orättvist gynnar företagsägare (nyckelpersoner) och HCEs över NHCEs. För att säkerställa att en 401(k) plan inte är “diskriminerande” eller gynnar specifika anställda måste den klara en uppsättning årliga tester. Detta ansvar faller på företaget som erbjuder 401 (k) till sina anställda.

medan de flesta traditionella, stora företag har inga problem passerar, testerna var inte utformade med startups och små och medelstora företag i åtanke och kan vara förvirrande och svårt att navigera. Men bli inte avskräckt—du gör en bra sak genom att erbjuda en 401(k) till dina anställda. Vi är här för att hjälpa till att göra efterlevnadsdelen lite mindre skrämmande. Vet att IRS inte försöker skrämma dig bort från att ställa in en 401(k). Faktum är att regeringen uppmuntrar arbetsgivare att erbjuda pensionsförmåner genom skattekrediter och avdrag (se artiklar för arbetsgivare 401(k) bidragsskatt och 401(k) kostnad för arbetsgivare).

HCE (högt kompenserade anställda) och NHCE (icke-högt kompenserade anställda)

en HCE definieras tekniskt som en anställd som uppfyller någon av följande kvalifikationer, som beskrivs av Internal Revenue Service:

• äganderätt: När vi bestämmer vem som är en HCE på grund av ägande måste vi utvärdera två tidsperioder: planåret som testas (bestämningsåret) och föregående år (lookback-året). Om en anställd ägde mer än 5% av intresset i verksamheten när som helst under bestämningsåret eller lookback-året, oavsett hur mycket ersättning den personen tjänade eller fick, är den personen en HCE. Anställda relaterade till en HCE baserad på ägande kommer också att behandlas som HCEs (“relaterad” definieras via familjeattribut—make, barn, föräldrar och morföräldrar—men inte svärföräldrar, syskon eller barnbarn).

• ersättning: ersättning definieras av IRS inkluderar löner, bonusar, tips och förmåner. När vi bestämmer vem som är en HCE på grund av ersättning, överväger vi bara ersättning under lookback-året. En anställd kommer att vara en HCE baserad på ersättning om arbetstagarens årliga ersättning under lookback-året var $135,000 eller mer (om föregående år är 2021). Planen kan begränsa antalet HCE baserat på ersättning genom att i plandokumentet välja att använda “toppbetalda gruppval” som förklaras nedan. HCEs och NHCEs är ömsesidigt exklusiva kategorier, så alla andra berättigade anställda som inte uppfyller ovanstående tester betraktas som NHCEs.

till exempel, om NDT körs för planåret 2021 (bestämningsåret) kommer vi att leta efter HCEs baserat på ersättning som betalats 2020—och vi kommer att leta efter hces baserat på ägande både 2020 och 2021.

nya anställningar i mitten av året: Tänk på att en högbetald anställd inte kommer att vara en HCE baserad på ersättning under det första året de anställs eftersom de inte har ersättning under lookback-året. Så, du kanske har fler NHCEs än du tror!

Anmärkning för HCE-tunga företag: En valfri topp 20% distinktion kallas ” top paid group election.”Den” toppbetalda gruppen ” är den högsta 20% i ersättning för hela deltagargruppen. Denna karakterisering används normalt endast när det finns ett relativt stort antal HCE. Detta är ett mycket specifikt användningsfall, så om du har frågor om detta, låt oss veta! Plandokumentet måste innehålla det högsta betalda gruppvalet specifikt innan det kan användas.

nyckelpersoner

separat från HCE och nhce distinktioner, någon anses vara en nyckelperson om någon av kvalifikationerna nedan är uppfyllda för bestämningsåret (året som testas för topp tung status):

• ersättning: varje tjänsteman vars årliga ersättning är $200,000 eller mer (för 2022 bestämningsår; $185,000 för 2021 bestämningsår).

• ägande eller Förhållande: varje anställd som äger mer än 5% av företaget eller är direkt relaterad till någon som gör det.

• ägande och ersättning: varje anställd som äger mer än 1% av företaget och tjänar mer än $150,000 (inte indexerad).

standardmetoderna: ADP-test och ACP-test

ADP-och ACP-testerna gäller för “traditionella” 401 (k) planer (dvs. icke-Safe harbor-planer).

Actual deferral percent (ADP) test

detta test jämför den genomsnittliga procentsatsen av lönen som deltagande HCEs skjuter upp till den genomsnittliga procentsatsen som NHCEs skjuter upp. Denna procentsats avslöjar hur relativt engagerad i planen varje anställd typ är en överblick. Detta test avslöjar inte det totala antalet eller andelen anställda som gör uppskjutningar. Istället mäter det engagemangsnivån.

det finns två procentsatser du behöver beräkna:

1. årlig HCE-avgiftssats: gruppera HCEs tillsammans och beräkna den genomsnittliga årliga uppskjutningsgraden för anställda i procent av deras totala ersättning.

2. årlig Nhce-avgiftssats: Gruppera icke-HCE: erna tillsammans och beräkna den genomsnittliga årliga uppskjutningsgraden för anställda i procent av deras totala ersättning.

denna tabell representerar ett orsakssamband: den årliga nhce-avgiftssatsen dikterar det högsta tillåtna bidraget för HCEs. Till exempel, om Nhce: erna bidrog med 1%, kan HCE: erna i genomsnitt bara bidra med 2% (eller lägre).

en anteckning om beräkning av HCE-löner efter föregående år jämfört med innevarande år: “föregående år” betyder att den genomsnittliga uppskjutningsgraden för HCE under innevarande år (dvs. planåret som testas) kommer att jämföras med den genomsnittliga uppskjutningsgraden för NHCEs från föregående kalenderår. Detta är generellt fördelaktigt eftersom du känner till HCE-gränsen i förväg (se tabellen i ADP-Testavsnittet ovan), snarare än att försöka hantera mot ett rörligt mål som ändras under hela året. Effekten av en ökning av deltagandet på grund av utbildningskampanjer kommer dock inte att erkännas förrän nästa år.

om du ställer in en ny 401(k) som använder tidigare årstestning, kommer du inte att ha ett “föregående år” att jämföra mot—så IRS tillåter dig att anta 3% som det icke-kompenserade medarbetargenomsnittet (den vänstra kolumnen i ADP-testtabellen). För ditt första år med att administrera en 401 (k) kommer dina högt kompenserade anställda att kunna bidra med upp till 5% av deras ersättning i genomsnitt om du väljer att använda föregående års testval.

en plan kan också välja att använda testmetoden “aktuellt år”. Denna metod jämför HCE-Genomsnittlig uppskjutningshastighet för innevarande år med nhce-Genomsnittlig uppskjutningshastighet för innevarande år. En plan kan ändras för att växla från föregående år testning till nuvarande år testning när som helst. Men när ändringen har godkänts måste planen i allmänhet använda innevarande årsmetod i fem på varandra följande år innan man byter tillbaka till föregående årsmetod.

faktiskt bidragsprocent (ACP) test

detta test gäller endast för företag som erbjuder 401(k) matchnings-eller efterskattebidrag. Beräkningarna och uppdelningarna är desamma som med ADP, men de inkluderar arbetsgivarmatchning och efterskatt vid beräkning av en genomsnittlig avgiftssats för HCEs och NHCEs.

ett tredje “test”: Den högsta bestämningen

även om det inte är tekniskt ett icke-diskrimineringstest, kan denna bestämning resultera i nödvändiga bidrag till dina deltagare—så vi förklarar det här. Det bästa tunga testet ser ut för att se om nyckelpersoner innehar mer än 60% av de totala förvaltningstillgångarna genom att jämföra kontosaldot för nyckelpersoner till icke-nyckelpersoner med hjälp av data från den sista dagen i den tidigare testperioden på 12 månader. För planens första år (inga tillgångar föregående år) görs den högsta bestämningen den sista dagen i innevarande år.

om Nyckelanställdas totala kontosaldo överstiger 60% av nyckel-och icke-nyckelsaldon är Planen topptung. Om en plan är topptung måste arbetsgivaren i allmänhet ge ett minimibidrag på 3% av varje icke-nyckeldeltagares ersättning. Varje arbetsgivarbidrag som görs för året (t.ex. match, vinstdelning, safe harbor-bidrag) kan användas för att kompensera alla högsta minimibidrag som är skyldiga en deltagare.

åtgärdssteg för ADP -, ACP-och topptunga tester

för att säkerställa att ditt företags 401(k) – plan varken är diskriminerande eller topptungt krävs det enligt lag att din 401(k) – administratör utför testning årligen. Vi förespråkar starkt för proaktiv, regelbunden övervakning och spårning av bidragsprocent (mänskligt intresse kan hjälpa ditt företag med detta). Att vara vaksam under året kan hjälpa ditt företag att göra justeringar av anställda som behövs utan risk för att testen misslyckas eller att behöva göra stora justeringar i slutet av planåret.

det är viktigt att arbetsgivare under hela året uppmuntrar nhces att bidra till sina 401(k) planer, så att förhållandet inte är snett för kraftigt mot HCEs. Detta är både en bra sak att göra ur ett NDT-perspektiv och en bra sak att göra för dina anställda när det gäller ekonomisk läskunnighet. (Obs: som diskuterats tidigare kommer fördelen med ökad nhce-registrering att försenas för planer med föregående års testning.).

här är tre tips för att öka deras bidragsnivåer som kan göras proaktivt före årlig testning:

1. registrera automatiskt anställda i din 401 (k) plan: Detta visas för att öka den totala deltagandegraden. Faktum är att vissa data visar att bland nyanställda ökar automatisk registrering deltagandegraden i avgiftsbestämda planer till 91%.

2. gör 401 (k) – upplevelsen enkel: Human interests instrumentpanel är okomplicerad och lätt för anställda att använda, vilket gör dem mer benägna att registrera sig och justera sina bidrag efter behov.

3. utbilda NHCEs om vikten av att bidra till en 401(k): inte bara för att hjälpa företaget att passera NDT, men för sina egna finansiella terminer.

på baksidan (men av samma förhållandebevarande skäl) bör du meddela dina HCEs att det finns en gräns för hur mycket de kanske kan bidra(läs 401 (k) bidragsgränser). Om de kommuniceras ordentligt bör de förstå att ett sådant tak är nödvändigt så att verksamheten inte misslyckas med IRS—efterlevnadstester-särskilt om alternativet inte har någon pensionsförmån alls. Detta är ett mycket bättre scenario för alla inblandade än att behöva meddela dina HCEs efter att de redan har bidragit för mycket att de kan behöva återbetalas.

om din plan misstänks vara topptung, kanske du också vill utesluta nyckelpersoner eller be dem att inte bidra för det aktuella planåret så att arbetsgivaren kan undvika 3% topptung minsta bidrag, om det behövs.

det enkla sättet: Safe harbor design

med hjälp av en Safe harbor plan design undantar automatiskt planen från ADP och ACP tester (i de flesta fall). Så länge du inte bidrar med några ytterligare bidrag under ett planår kan din 401(k) automatiskt undantas från det högsta tunga testet.

fördelar med en säker hamndesign:

• hjälper företag att automatiskt klara ADP-och ACP-testning, kan uppfylla topptyngda testkrav

• ger ett enormt incitament för anställda att spara för sin framtid och gör det möjligt för alla anställda att bidra med de högsta tillåtna beloppen till deras 401(k).

• inkluderar ett obligatoriskt, avdragsgillt arbetsgivarbidrag till en 401 (k), vilket också kan ge en fördel för att rekrytera och behålla begåvade anställda

nackdelar med en säker hamndesign:

• under Safe harbor-designen måste du förbinda dig till ett år (som måste förnyas på årsbasis).

• uppsägningsavgifter kan debiteras av cirka 401 (k) rekordhållare om du någonsin ändrar dig (även om mänskligt intresse aldrig tar ut transaktionsavgifter)

• det finns specifika tidsfrister. Om du väljer att erbjuda ett safe harbor-bidrag kan du vara begränsad till att starta det vid en viss tidpunkt.

• det kan vara relativt dyrt, beroende på lönerna för dina anställda.

vad händer om jag misslyckas med NDT? Vad kan jag göra?

först och främst vill vi säga att misslyckande icke-diskrimineringstestning är ganska vanligt, och du borde inte bli generad eller stressad! Om du snabbt vidtar korrigerande åtgärder är det ganska lätt att lösa—och du bör undvika negativa långsiktiga konsekvenser och påföljder.

Human Interest och NDT

Human Interest är en online 401(k) leverantör, och eftersom vi arbetar med många småföretag har vi hjälpt flera kunder att ta itu med och lösa NDT-problem. Här är några sätt på vilka vi kan hjälpa kunder med icke-diskrimineringstestning:

• ge arbetsgivare en lättanvänd instrumentpanel där de kan titta på statistik på hög nivå om avgiftssatser för anställda.

• kommunicera till dina anställda reglerna för IRS-testning, både under träning och även genom meddelanden på vår hemsida.

• uppmuntra bidrag från alla anställda, särskilt icke-högt kompenserade anställda, genom användarvänlighet och utbildning i ekonomisk läskunnighet.

• ge arbetsgivare råd om möjligheten att automatiskt registrera anställda så att de väljer bort snarare än opt-in, vilket också förbättrar deltagandegraden.

• gör nödvändiga återbetalningar till HCES, om det behövs så att det inte blir några skattestraff för den berörda arbetsgivaren.

mänskligt intresse kan hjälpa ditt företag att upptäcka vilken plandesign som är bäst för dina budgetar, behov och troliga testscenarier. Och om du har misslyckats med att testa med en tidigare leverantör kan vi hjälpa till att upptäcka roten till problemet. Genom att vägleda dig längs 401 (k) installationsprocessen kan vi hjälpa ditt företag att undvika NDT—problem-så att du kan fokusera på kärnverksamhetsfunktioner.

vi hoppas att du tyckte att den här guiden var till hjälp. Om du letar efter en bra 401(k) för dina anställda, klicka här för att begära mer information om mänskligt intresse.