innan du expanderar till en virtuell advokatbyrå: vad du behöver veta

virtuella advokatbyråer göra sig av med den traditionella tegel och murbruk kontor, och i stället väljer att betjäna sina kunder i första hand-om inte helt-genom användning av teknik.

detta tillvägagångssätt blir alltmer populärt, sporrat av stora framsteg inom kommunikationsteknik och den ständigt närvarande strävan att hitta mer konkurrenskraftiga affärsmodeller och förbättra vinstmarginalerna. Dessutom har COVID—19-pandemin orsakat ett seismiskt skifte i hur företag och kunder engagerar sig med varandra-fler och fler människor är nu helt bekväma att hantera företag utan att någonsin behöva interagera med dem personligen.

men vad krävs för att driva ett virtuellt advokatbyrå framgångsrikt? Vilka unika utmaningar kommer du att möta när du driver ditt företag i en virtuell miljö?

i det här inlägget kommer vi att utforska några av de grundläggande frågorna du behöver ta itu med när du startar ett virtuellt advokatbyrå och titta på några vanliga svårigheter som sannolikt kommer att dyka upp när du är igång.

vad vi ska täcka:

• fördelarna med att köra en virtuell advokatbyrå
• hur man startar en virtuell advokatbyrå: Grunderna
• verktygen du behöver för att driva ett virtuellt advokatbyrå

som ett företag som har byggt ett verktyg som är utformat för att hjälpa dig att hålla dina advokater, Personal och kunder anslutna, har vi en förstahands titt på vilka typer av verktyg, människor och processer som vanligtvis behövs för att göra ditt företags övergång till den virtuella världen en framgång.

så, låt oss börja med att titta på fördelarna med att anta en fjärrarbetsmodell för ditt advokatbyrå.

se hur dessa fyra advokatbyråer från Florida, Chicago och New York anpassade sin verksamhet för att fungera var som helst—samtidigt som de ger en bra kundupplevelse. Ladda ner gratis fallstudie playbook!

fördelarna med att driva en virtuell advokatbyrå-varför gör det?

vissa advokater fruktar tanken på att integrera mer teknik i sina metoder, och med rätta.

de oroar sig för att detta kommer att utsätta dem för onödiga risker kring säkerhet och integritet. Men faktum är att de flesta moderna verktyg inte bara är säkra, de är också extremt kundvänliga och pålitliga.

om du kan övervinna denna tekniska skepsis (och sätta rätt protokoll på plats, förstås), kommer du att uppskatta dessa affärsfördelar med att driva ett företag virtuellt:

lägre omkostnader

kärnfördelen med att driva ditt företag praktiskt taget är att du kan spara drastiskt på dina omkostnader. Istället för att betala för ett fast kontor och alla material—och underhållskostnader som följer med det, kan du köra en fullt fungerande advokatbyrå på molnet-till en bråkdel av kostnaden.

frihet(!)

en av de mest värdefulla tillgångarna vi har är tid. Och pendling kan ta upp en oproportionerligt stor del av vår tid, oavsett om det pendlar till och från kontoret eller reser för att träffa kunder.

när du driver ett virtuellt advokatbyrå kan du få mycket av den här tiden tillbaka. Kolla in hur MHP &s lag från Tennessee driver ett mycket framgångsrikt fjärrvänligt företag.

mer kraft att attrahera och behålla talang

besparingarna du gör från att ha en lägre overheadstruktur betyder ofta att du har råd att kompensera dina advokater (och dig själv) mer generöst jämfört med ett traditionellt företag. Och bättre ersättning kommer naturligtvis att göra ditt företag mer attraktivt för bättre rekryter.

men många advokater tycker att den virtuella fastmodellen är tilltalande av andra skäl också. Faktum är att fjärrarbetande advokater tenderar att njuta av mycket mer kontroll över sin balans mellan arbete och liv. De spenderar mindre tid på att pendla och har friheten att välja hur, när och var de arbetar—oavsett om det är hemma, i en kaffebar eller medan de väntar på att barnen ska avsluta dansklassen.

en bättre kundupplevelse

att ha lägre omkostnader innebär att du kan välja att vidarebefordra några av kostnadsbesparingarna till dina kunder i form av lägre faktureringspriser eller nya avgiftsstrukturer. Det betyder också att du har råd att ta på dig några mer riskfyllda eller mer ovanliga fall än vad du skulle göra under en mer traditionell modell. Denna kombination av faktorer kan göra ditt företag mer attraktivt för en mycket bredare kundpopulation.

hur man startar en virtuell advokatbyrå: grunderna

innan du antar en virtuell modell för din advokatbyrå, måste du ge massor av tanke på följande överväganden:

Office space

en av de första saker att tänka på innan du går virtuella är om du ska ha någon form av fast kontor. Förväntar du dig att du behöver vara värd för kunder personligen ofta? Vissa företag antar en hybridmodell för att ha en halvfördelad arbetskraft, men behåller ett mindre fysiskt kontorsutrymme, medan andra företag är helt avlägsna och gör sig av med tegel-och murbruksplatser helt och hållet.

Teamstruktur

de flesta virtuella företag följer en liknande organisationshierarki som traditionella företag och använder samma typ av ledningsstruktur för att samordna mellan advokater, juridiska assistenter och supportpersonal.

naturligtvis beror det specifika sättet på ditt företags avdelningar i stor utsträckning på vilken typ av frågor du hanterar. Med det sagt är det vanligt att virtuella företag har en avdelning för intag och hänvisningar för att filtrera bort dåligt matchade fall, en rättegångsavdelning för när bosättningar inte kan nås, ett marknadsföringsteam för att hantera marknadsföring och sociala medier och ett administrativt team för att hantera konton och rutinmässiga operativa behov.

Process

när du övergår till en fjärrmodell måste du uppdatera företagets policyer och processer för att tillgodose växeln och se till att det finns minimala störningar i dina tjänster medan dina anställda och entreprenörer tar hand om fjärrdrift.

till exempel bör det vara klart för alla hur ärenden ska behandlas inom den nya virtuella inställningen. När ett nytt ärende har tilldelats ett juridiskt team, hur kommer de initialt att nå ut till kunden för att samla in mer information om ärendet och vilka system kommer de att använda för att upprätthålla korrespondens?

när dina uppdaterade processer har definierats, se till att du konsekvent kommunicerar dessa nya förväntningar med alla. Ingen borde tvivla på när online-timmar är, hur uppgifter ska tilldelas och vilka kanaler som ska användas för kommunikation.

det kan också vara bra att vara värd för ett veckovis företagsövergripande möte där du stryker ut eventuella problem kring virtuell caseloadhantering-åtminstone tills alla får sina lager.

ser delen

även om du arbetar för ett virtuellt advokatbyrå betyder att dina teammedlemmar har mer kontroll över sina personliga arbetsarrangemang, är det fortfarande viktigt för alla att projicera en professionell bild. Detta är en särskilt viktig faktor om dina advokater använder videokonferenser för att kommunicera med kunder eller remisspartners.

utveckla din företagskultur

att driva ett virtuellt advokatbyrå innebär några unika svårigheter som inte nödvändigtvis finns i en traditionell tegel och murbruk.

kanske är det största problemet att ta reda på hur man skapar och upprätthåller en hälsosam och samarbetsvillig arbetskultur när dina medarbetare befinner sig på olika platser.

medarbetare kan ha svårare att bygga rapport med varandra på grund av bristen på personlig kommunikation. Denna form av kommunikation är svår att replikera eftersom det innebär att man tar upp subtila signaler i människors ansiktsuttryck, tonfall och kroppsspråk. Dessa ledtrådar är viktiga signaler som hjälper människor att lära känna varandra bättre—tänk bara hur svårt det kan vara att förmedla humor, ironi, eller sarkasm skriftligen.

en relaterad utmaning när det gäller att bygga en sammansvetsad, virtuell arbetskultur är frånvaron av den traditionella “vattenkylare” chatten. Fjärrarbetare är benägna att känna att de är “på klockan” när de interagerar via telefon eller skriftligen och kan vara mer benägna att hålla allt uteslutande arbetsrelaterat.

det finns några sätt att hantera dessa problem. Det första är att upprepade gånger kommunicera ditt företags kärnvärden och uppdragsbeskrivning för att främja en känsla av enhet och gemensamt syfte. En annan är att schemalägga regelbundna en-mot-en och gruppmöten under vilken en viss tid avsätts för personlig chatt. Ännu en vanlig metod för att vårda laganda är att organisera periodiska sammankomster där dina lagmedlemmar kan träffas och umgås-det kan vara något lågmäld som en sommargrill eller en mer lyxig händelse som en veckolång årlig reträtt.

i slutändan beror dock ditt teams dagliga beredskap att arbeta tillsammans och utveckla starka relationer till stor del på de kommunikationssystem du har på plats. Vilket tar oss till vår nästa punkt…

Brasilien ta reda på hur en advokatbyrå ger en 24/7 kundupplevelse—utan att vara online 24/7.

verktygen du behöver för att köra en virtuell advokatbyrå

teknik utgör ryggraden i alla avlägsna team. Ditt virtuella företag fungerar helt enkelt inte utan en lämplig kommunikationsverktygslåda och system som låter dig enkelt (och säkert!) hantera viktiga klientfiler och information. Som någon som driver ett virtuellt företag bör du alltid leta efter ny teknik som kan hjälpa dig att lösa dina affärsproblem.

när du övergår till virtuellt är det första att göra en inventering av de verktyg du redan använder så att du kan ta reda på vad du behöver mer. De flesta företag är starkt beroende av programvara för hantering av lagpraxis för att hantera viktiga funktioner som schemaläggning av möten, tidsspårning, konfliktkontroll och juridisk ärendehantering. Du bör ta dig tid att noggrant överväga dina alternativ och komma ihåg att du också kan behöva investera i ytterligare lagträning för att få ut det mesta av alla nya verktyg du använder.

när det gäller teamkommunikation i en virtuell arbetsmiljö kan du inte förvänta dig att fungera effektivt medan du bara litar på e-post och telefon. Inkorgar blir röriga och viktiga samtal begravs, medan telefonsamtal inte är väl lämpade för vissa uppgifter som att dokumentera relevant information för senare användning.

telefon

oavsett vad någon säger just nu är det dock svårt att argumentera med det faktum att det är viktigt att ha en telefontjänst för nästan alla advokatbyråer, virtuellt eller inte. Medan videokonferenser är ett bra nytt alternativ (mer om det senare) är ett telefonsamtal fortfarande ett av de enklaste och bekvämaste sätten att komma i kontakt med kunder (och för dem att nå dig också).

nu kan du naturligtvis bara använda din typiska affärstelefon för detta. Men om du ofta pratar med kunder och kollegor kan du behöva något lite mer sofistikerat. Visste du till exempel att det finns kommunikationsappar som låter dig vända ditt telefonsamtal från din telefon till din dator?

inte bara det, några av dessa appar låter dig också byta telefonsamtal till ett videosamtal (om du vill prata ansikte mot ansikte eller dela din skärm) med bara ett tryck:

och båda dessa snygga funktioner ingår i RingCentral desktop och mobile app! Du kan kolla in det mer i detalj här:

Portugals få en praktisk titt på hur RingCentral fungerar genom att boka en produkttur!

välj en tid

Brasilien Du kan också använda den här kalkylatorn för att se ungefär hur mycket ditt företag kan spara genom att använda RingCentral för att stödja ditt teams kommunikation med varandra. (Och kunder, entreprenörer och partners, och så vidare…)

snabbmeddelanden

vad mer, när det gäller att kommunicera med kunder, runt en av tre (34%) kunder föredrar det när advokater ger dem möjlighet att hålla kontakten via kanaler som chatt eller videokonferenser.1 Det är förmodligen säkert att anta att denna siffra är ännu högre för kunder som specifikt söker råd från ett virtuellt advokatbyrå.

videokonferenser

om du kör ett virtuellt advokatbyrå, kommer en av de största justeringarna sannolikt att flytta från personliga möten till virtuella möten.

vilket innebär att du behöver en bra videokonferensprogramvara. (Läs mer om hur du väljer ett bra verktyg för ditt företag.)

så om du driver ett online-fokuserat Advokatbyrå är det viktigt att investera i verktyg som gör det så enkelt som möjligt för ditt distribuerade team att samarbeta och som ger dina kunder en mängd olika sätt att hålla kontakten.

till exempel gör Ringcentrals virtuella arbetsyta för advokatbyråer exakt detta genom att konsolidera snabbmeddelanden, videomöten och ett modernt affärstelefonsystem till en lättanvänd kommunikationsplattform. Och ja, det fungerar på alla enheter-Mac eller PC, Android eller iOS:

plattformen skapar en ständig kommunikationslinje för kunder och samlar alla sina meddelanden—från sociala medier, e—post och livechatt-till en centraliserad instrumentpanel så att ditt team kan svara snabbt och korrekt.

samtidigt kan dina teammedlemmar hålla sig synkroniserade med varandra genom videomöten, hantera caseloads och dela filer via teammeddelanden och fånga och spåra klientinteraktioner med samtalsloggar.

RingCentral-plattformen ger dig extra trygghet genom att skydda alla dina konversationer och kundinformation genom sina robusta säkerhetsåtgärder. Som en allt-i-ett-kommunikationsplattform behöver du inte längre prenumerera på flera verktyg bara för att hålla ditt team anslutet!

redo att övergå till en virtuell advokatbyrå?

trots fördelarna är det inte för svaghjärtat att ta språnget till att driva ett virtuellt advokatbyrå. Det finns en betydande grad av förberedelser som krävs för att säkerställa ett smidigt samspel mellan dina processer, teknik och personal i en virtuell miljö.

som sagt, förutsatt att du lägger in det nödvändiga prep-arbetet på förhand och är redo att göra massor av anpassningar när du hittar dig i den här nya terrängen, kan fördelarna med att arbeta för ett virtuellt företag vara betydande.