insikter

under åren har jag sett många saker bli mer komplicerade. Ta kommunikation till exempel: tillägg av mobiltelefoner, videokonferenser, sms, e-post, Linkedin, Facebook, Twitter och webbplatser har gjort det möjligt för oss att göra affärer nästan var som helst och när som helst. Men till vilken kostnad? Det finns nu många studier som visar att produktiviteten minskar på grund av komplexiteten i nuvarande kommunikationsmetoder.

låt oss ta ett annat exempel – rapportering. Med den enkla elektronikåldern producerar vi fantastiska rapporter, diagram, planer, uppskattningar, alternativ och dataanalys etc. men när vi kokar ner innehållet, har svaren i grunden förändrats? Jag tror inte det. Har den ansträngning som krävs för att producera dem ökat? Helt.

i ett försök att skära igenom komplexiteten har jag tillämpat ett koncept som jag kallar “kraftfullt enkelt”.

min inställning är att allt vi gör i affärer ska vara så enkelt som möjligt men ändå tillräckligt kraftfullt för att uppnå önskat resultat (kraftfullt enkelt). För att göra detta måste vi fokusera på resultatet och inte bli distraherade av stormen av data, information och teknik som vi alla finns inom. Onödig komplexitet ger tid, kostnad, förvirring, utbildning och bortkastade resurser, vilket i slutändan minskar produktiviteten och i många fall äventyrar aktieägarvärdet.

ett bra exempel på ett kraftfullt enkelt tillvägagångssätt är Apple. Medan deras produkter verkar förenklade, fungerar de sömlöst och gör sitt jobb bra. Det finns helt klart en enorm mängd komplexitet bakom kulisserna men ur ett användarperspektiv fungerar Apples produkter bara på ett nästan förenklat sätt.

så hur granskar du komplexiteten i ditt företag?

en kraftfullt enkel organisatorisk hälsokontroll

hur väl tillämpar ditt företag ett kraftfullt enkelt tillvägagångssätt? Frågeformuläret nedan verkar kort och enkelt men det täcker mycket mark om du tänker hårt på vad som ligger bakom varje fråga.

1. visas din organisations strategi tydligt på en enda sida?
2. kan du bestämma din organisations verkliga resultat med en månatlig förvaltningsrapport på en sida?
3. behåller du bra människor på grund av effektivt ledande ledarskap?
4. uppmuntrar du Öppet mångfald av tankar?
5. driver din organisation konsekventa strategiska prioriteringar till slutförande?
6. granskar du dina affärssystem för enkel användning och effektivitet?
7. testar du ditt personalengagemang?
8. pratar dina chefer direkt med nöjda och missnöjda kunder?
9. är ditt folk nöjda med sin utveckling?
10. testar du kvantiteten och kvaliteten på din orderbok varje månad?
    .

om du svarar ja på de flesta av dessa frågor har du förmodligen en kraftfullt enkel inställning till affärer.

om inte, här är några tips som hjälper dig att förenkla dina affärsprocesser:

1. spendera lite tid på att tydligt definiera i några meningar de önskade resultaten av verksamheten och strategin för att uppnå dessa resultat. Testa allt du gör mot detta.
2. titta på riskerna och möjligheterna i ditt företag och justera dina rapporter och system för att kontrollera riskprofilen, i proportion till konsekvensen eller möjligheten.
3. rätt personer är viktigare än de bästa systemen.
4. prata ansikte mot ansikte med dina kunder.
   .

har du några tips att lägga till om hur man förenklar affärsprocesser?

Shaun Nugent är chef för Phronis Consulting, ett specialistkonsultföretag med betydande expertis inom tillhandahållande av lednings-och rådgivningstjänster.