Kassaflödeshanteringsstrategier och bästa praxis

en av de viktigaste elementen för att skapa en framgångsrik och ekonomiskt sund verksamhet är att utveckla och implementera en effektiv kassaflödeshanteringsstrategi. Från enmansföretag startups till småföretagare till finansiella yrkesverksamma som arbetar på stora företag, alla som har att hantera kassaflödet vet kontanter är livsnerven i deras organisation—och ett positivt kassaflöde, upprätthålls till rätt kostnad och med rätt timing, är nyckeln till ekonomisk hälsa.

genom att följa några grundläggande bästa praxis och investera i rätt mjukvarulösningar kan du skapa en kassaflödeshanteringsstrategi som hjälper dig att optimera ditt rörelsekapital för prestanda, tillväxt, lönsamhet och konkurrensfördelar.

varför att ha en effektiv Kassaflödeshanteringsstrategi är viktigt

Kassaflödeshanteringsutmaningar är den främsta mördaren av småföretag. Att upprätthålla eller förbättra ditt kassaflöde är avgörande för att hålla saker igång medan du väntar på kundfordringar för att få och bearbeta betalningarna från dina kunder.

Cash management handlar i sin kärna om att sätta ditt företags rörelsekapital till optimal användning av:

• minimera överskott av kontanter till hands;
• balansera kassaflöden och kassaflöden exakt och fullständigt;
• säkerställa att alla pengar spenderas med sikte på maximal avkastning på investeringar (ROI) och värdeskapande (dvs. optimering av rörelsekapitalomsättningsgraden); och
• upprätthålla tillräckligt med rörelsekapital för att täcka företagets finansiella åtaganden med tillräckligt kvar för att hantera oväntade utgifter och dra nytta av investeringsmöjligheter. Detta kräver balansering av affärslikviditet mot möjlighetskostnad.
  • för att bestämma ett optimalt kontantsaldo måste företag identifiera, spåra och mildra riskerna i samband med deras målkontantsaldo.
  • de måste också kartlägga den förväntade avkastningen och möjlighetskostnaden för olika alternativ, t.ex. betala leverantörsfakturor tidigt för att fånga rabatter kontra att ha mer pengar till hands och göra betalningar när de förfaller.
  • en enkel formel som företag kan använda för att beräkna möjlighetskostnad är:
    transaktionskostnader + potentiell riskexponering skapad genom att upprätthålla en Minimal kontantbalans = möjlighetskostnad för det saldot.

för att kunna utföra dessa affärskritiska uppgifter behöver du både en tydlig förståelse för ditt kassaflödes betydelse och en realistisk, detaljerad och datadriven strategi. Utan en formaliserad strategi för hantering av rörelsekapital, ett system för att utvärdera och förbättra prestanda med hjälp av mätvärden eller fullständig inköp från din organisation på alla nivåer kan kassaflödesproblem visa sig vara frekventa och frustrerande.

att binda disciplinerad kassaflödeshantering till företagets större mål för tillväxt, innovation, vinstmarginaler och konkurrensstyrka kommer att gå långt för att uppmuntra teammedlemmar på alla nivåer att komma på samma sida.

bästa praxis för effektiv kassaflödeshantering

1. investera i en mjukvarulösning

från att optimera din kassaomvandlingscykel till att beräkna och optimera leverantörsskulder (dvs., leverantörsreskontra omsättning), varje del av att förbättra ditt kassaflöde är enklare och effektivare med hjälp av en best-in-class procure-to-pay lösning som Planergy.

artificiell intelligens (AI), processautomatisering och avancerad datahantering och analys är alla kärnkomponenter i modern upphandlingsprogramvara. Beväpnad med dessa verktyg kan du:

• fånga, organisera och analysera alla dina utgiftsdata för maximal transparens, noggrannhet och fullständighet. Spendera synlighet är viktigt för att optimera alla dina affärsprocesser, men det är särskilt viktigt att kassaflödeshantering, eftersom att ha fel data kan lämna dig med en felaktig kassaflödesprognos—och utan tillräckligt med pengar för att täcka dina driftskostnader, betala löner eller betala leverantörer, än mindre att göra strategiska investeringar eller täcka nödsituationer.
• tillhandahålla ett enda molnbaserat arkiv för data, med säker, rollanpassad åtkomst. Alla kan få tillgång till den data de behöver, när de behöver det, så det är lättare att fatta smarta affärsbeslut för både kortfristig och långsiktig kassaflödeshantering.
• integrera din bokföringsprogramvara, upphandlingslösning och andra applikationer i en sammanhängande mjukvarumiljö med bättre kommunikation och samarbete.
• skapa och genomdriva policyer som uppmuntrar ansvarsfulla, kontantkunniga utgifter och smarta, strategiska beslut för att förbättra kassaflödet över tid.
• skapa exakta och fullständiga budgetar, prognoser och kassaflödesprognoser samt centrala finansiella dokument som inkomst-och kassaflödesanalyser.
• automatisera och optimera processer för Kundreskontra, integrera med leverantörssystem och underlätta samarbete med kundfordringar för att säkerställa att du har full insyn i och kontroll över dina kassaflöden och kassaflöden. Detta är särskilt viktigt för att förkorta kassaomvandlingscykeln.
• skapa och spåra mätvärden som används för att övervaka och effektivisera processer relaterade till hantering av kassaflöden och utflöden, inklusive:
  • Days Sales Outstanding (DSO)
  • Days Inventory On-Hand (DIO)
  • Days Payable Outstanding (DPO)

1. skapa en Kontantkunnig kultur

för att verkligen lyckas med att utnyttja sitt rörelsekapital optimalt måste företagen se till att alla från VD till bokförare i leverantörsskulder och fordringar förstår vikten av effektiv kassaflödeshantering.

C-sviten kan kickstarta processen genom att inte bara ge instruktioner, utan ledarskap och vägledning för att prioritera ett strategiskt tillvägagångssätt för positivt kassaflöde. Att binda disciplinerad kassaflödeshantering till företagets större mål för tillväxt, innovation, vinstmarginaler och konkurrensstyrka kommer att gå långt för att uppmuntra teammedlemmar på alla nivåer att komma på samma sida.

i redovisnings-och upphandlingsavdelningarna kan utveckling och genomförande av policyer som främjar både finansiell disciplin och värdecentrerad, strategiska utgifter göra det lättare att uppnå efterlevnad, övervaka prestanda och identifiera problemområden som behöver förbättras.

andra avdelningar och affärsenheter kan stimuleras för att stödja finansiell disciplin (och hantera kontantutgifter uppmärksamt) genom att ansluta avdelningsbonusar, budgetar eller till och med löner till kassaflödesmål.

introduktion av mjukvaruverktyg som förenklar kassaflödesprognoserna, budgeteringen och prognoserna som krävs för att följa denna strategi kommer att göra det ännu enklare.

att säkerställa att alla är utbildade på mjukvaruverktygen, förstår och samtycker till att följa Finans-och kassaflödeshanteringspolicyer och känner till deras roller och ansvar för att stödja företagets strävan efter ekonomisk hälsa kommer att ge ett sista lager av förstärkning som krävs för att få alla att arbeta tillsammans mot delad framgång och bättre kontanthantering.

1. ta ett proaktivt tillvägagångssätt för fakturering

även ett lönsamt företag behöver kontanter för att gå med de friska siffrorna i balansräkningen. Att effektivisera dina faktureringsarbetsflöden för noggrannhet och snabbhet får dina fakturor till dina kunders händer så snart som möjligt-och pengar till ditt bankkonto tidigare.

automatisera dina faktureringsarbetsflöden. Samarbeta nära med kunder för att säkerställa att varje faktura har en motsvarande inköpsorder för att minimera undantag, återkrav och förseningar. I stället för att binda fakturaspridning till en viss dag, överväga att skicka ut dem när du träffar ett förinställt mål, till exempel ett visst antal slutförda projekt.

1. effektivisera din lagerhantering

lager som försvinner i dina förrådsrum eller lager genererar inte intäkter för ditt företag. Prioritera strumpor för starka säljare och ha system på plats för att likvidera döda lager och minimera eller eliminera ombeställningar efter behov.

1. prioritera Agility, kontinuerlig förbättring och Business Resilience

medan den globala ekonomin definitivt är en starkt konkurrenskraftig plats, kommer din tuffaste konkurrent när det gäller att uppnå optimal prestanda alltid att vara ditt eget företag. Företag som vänder mikroskopet på sig själva för att utvärdera och förbättra affärsmetoder (inklusive affärsverksamhet, finansiell verksamhet, strategisk inköp etc.) kan trimma fettet samtidigt hitta nya sätt att vrida värde från sina arbetsflöden.

öva agile upphandling och prioritera supply chain resilience kommer inte bara att göra det lättare att spåra finansiella data och effektivisera dina arbetsflöden, men kommer också att eliminera avfall, mänskliga fel, och kostsamma förseningar samtidigt säkerställa ditt företag har en flexibel fot som främjar lönsamhet samtidigt skydda mot störande (ytterligare isolera ditt kontantsaldo från oväntade oroligheter).

nettoresultatet är en smalare, mer fokuserad organisation som lättare kan implementera finansiell disciplin i sina affärsprocesser och utnyttja rörelsekapitalet mycket mer effektivt.

1. inte skygga finansiering

både kortfristig och långsiktig finansiering kan vara till stor hjälp för att ge en infusion av kontanter när du behöver det mest eller vill dra nytta av en exceptionell investeringsmöjlighet.

kortfristig finansiering, till exempel en kredit, kan hjälpa dig att stänga klyftan När du behöver rörelsekapital snabbt. Ännu bättre, du kan ställa in en kredit med din långivare innan du behöver det. Detta ger dig inte bara extra sinnesfrid men kan potentiellt ge en mer gynnsam ränta eftersom du förhandlar när du är flush snarare än att komma till ditt finansinstitut med din hatt i handen (så att säga).

småföretagare och startups kan definitivt dra nytta av andra kortfristiga finansieringsalternativ som kreditkort, förutsatt att de drar en tydlig, tung linje mellan det personliga och det professionella genom att skapa ett separat bankkonto och kreditkort för verksamheten.

med att hålla saker åtskilda kan du också lättare integrera dina kreditkortsköp med ditt övergripande spend management-system, vilket ger värdefulla insikter som du kan använda för att förfina din kassaflödeshantering och minska ditt beroende av plast i framtida kassaflödesprognoser.

långsiktig finansiering är ett bättre alternativ än rörelsekapital när du investerar i större inköp som tillverkningsutrustning, fastigheter etc. Du kan rymma betalningar och avskrivningar under tillgångens livslängd, och medan du måste hålla ett öga på räntorna kommer din kontantposition att bli mycket starkare.

1. balansera moroten med pinnen

att skapa en tydlig och omfattande insamlingspolicy är avgörande för att hålla ditt kassaflöde under kontroll. Formalisera dina betalningsvillkor, gör påföljder för sena betalningar tydliga och se till att du distribuerar den senaste versionen av din policy till alla dina kunder och din personal med jämna mellanrum.

du kan integrera din insamlingsprocess med dina kundfordringar för att övervaka förfallodatum och belopp och automatiskt utfärda insamlingspåminnelser också. Detta kommer att uppmuntra snabb betalning samtidigt som du håller saker vänliga (eller åtminstone professionella) med kunder.

det är pinnen. Moroten kommer i form av rabatter för tidig betalning. Rabatter kan hjälpa dig att skörda mer pengar, snabbare, även om du får lite mindre från varje kund som utnyttjar rabatten. Offra 5% eller 10% av en faktura för att få kontanter i handen inom 10 dagar är väl värt det om det hindrar dig från att behöva ta ut ett kortfristigt lån och betala rejäl räntekostnader.

se till att ditt rörelsekapital gör sitt jobb

för att överleva på dagens konkurrensutsatta marknad måste du hålla ditt företags ekonomiska hjärtslag med ett stadigt flöde av välskötta kontanter. Skapa en kultur av kassaflödes mindfulness, investera i en pålitlig och omfattande mjukvarulösning och utveckla och implementera effektiva kassaflödesprognoser och förvaltningsstrategier idag, och du har de resurser du behöver när det är dags att betala räkningarna, göra strategiska investeringar och täcka de nödsituationer som utgör en risk för ditt företags ekonomiska hälsa.