kraften i prestanda profilering

aktivitet utan riktning eller syfte är helt enkelt rörelse. Inte mer. Inte mindre. Traditionella arbetsbeskrivningar fokuserar på aktivitet. Det är mycket bättre att kasta ut dina aktivitetsbaserade arbetsbeskrivningar och ersätta dem med prestationsprofiler som fokuserar på resultat-inte aktivitet.

denna uppmaning till prestationsprofilering går ut till alla organisationer som vill förbättra sina resultat genom att bättre definiera det arbete som behöver göras. Det är användbart för organisationer i alla skeden-från entreprenörsföretag till stora, hierarkiska organisationer. Prestandaprofilering kan till och med användas för att förbättra innovation och tvärfunktionellt lagarbete. Detta är ett beprövat sätt att förbättra resultatmått som försäljning och lönsamhet. Om din organisation inte har ett formellt index över sina olika positioner kan det första steget i att bygga en prestationsbaserad organisation vara att anpassa den kraftfulla prestationsprofilprocessen, från topp till botten.

den här artikeln beskriver komponenterna i en prestationsprofil, identifierar de kraftfulla fördelarna med att ha dem utvecklade för alla positioner inom din organisation och granskar stegen för att utveckla en faktisk prestationsprofil.

Vad är en prestationsprofil?

en prestationsprofil är ett kort index (en till tre sidor) av vad som krävs för att vara en högpresterande i ett visst jobb eller position. Det skiljer sig från en traditionell arbetsbeskrivning genom att den betonar viktiga resultat eller resultat och inte bara aktiviteter.

en prestationsprofil för en försäljare kan till exempel fokusera på målet om kundnöjdhet. En kontorist som interagerar med kunder på ett användbart och artigt sätt visar resultatdriven handling jämfört med en som helt enkelt fumlar genom varje transaktion.

fem områden ingår i en fullständig profil:

1. nyckelresultat-identifiera de viktigaste affärsresultaten eller resultaten i samband med det specifika jobbet eller positionen.
2. nyckelåtgärder-identifiera de nyckelåtgärder som är nödvändiga för att driva dessa viktiga resultat.
3. människor färdigheter-färdigheter som krävs för framgång, såsom övertalning, coaching, förhandling, tala inför publik.
4. tekniska färdigheter-färdigheter som krävs för att lyckas, såsom utrustning drift, datorfunktioner.
5. erfarenhet och utbildning – inklusive kompetensområden och utbildningsresultat.

Prestationsprofiler skapar en grund på vilken en anställd kan bygga en rekord av mätbar framgång. Kraftfulla fördelar kan realiseras med hjälp av detta prestationshanteringsverktyg.

fördelar med Prestandaprofilering

jag har sett chefer i klientorganisationer tillämpa denna process över en mängd olika arbetsinställningar för alla typer av jobb, på alla organisationsnivåer – från VD till vaktmästare. Genom prestationsprofilering har dessa chefer hjälpt sina medarbetare att fokusera på de viktigaste saker som dessa individer direkt kan påverka i sina respektive positioner. Åtta viktiga fördelar med att slutföra prestationsprofiler för alla positioner inom en organisation har uppstått:

1. undviker att missa rörelse för handling. Genom att definiera nyckelresultat för alla positioner och identifiera de nyckelåtgärder som driver dem kopplar du tydligt specifika åtgärder med specifika resultat. Människor blir fokuserade på vad de ska åstadkomma snarare än att bara engagera sig i ofokuserad rörelse.
2. stöder kunskapsbaserade organisationer. Denna inriktning kan särskilt gynna kunskapsbaserade organisationer som strävar efter att skapa en inlärningsorienterad kultur som fokuserar sitt intellektuella kapital på mätbart värdeskapande. Humankapitalvärderingsprocessen kan förankras effektivt genom prestationsprofiler som kopplar kunskapsuppbyggande åtgärder till viktiga viktiga resultatområden som produktinnovation och effektivt tvärfunktionellt samarbete.
3. underlättar positivt utbyte kring utmanande prestandaområden. Prestationsprofilering är en möjlighet för en chef att proaktivt arbeta med sitt folk för att identifiera kärnan i sitt arbete. Denna ömsesidiga granskning och samarbete fungerar särskilt bra i teknikbaserade organisationer där nyckelåtgärder och tillhörande resultat är svårare att definiera. Leveransen av nya produkter påverkas till exempel ofta av en mängd olika åtgärder som är beroende av kreativitet. Innovation, en viktig ingrediens i vår alltmer kunskapsbaserade arbetsplats, måste definieras, mätas och hanteras. Du kan börja denna process genom prestandaprofilering. Till exempel kan innovation översättas till “att ha X% av alla intäkter per år kommer från nya eller innovativa produkter.”3M använder detta mått och sätter sitt årliga intäktsmål från nya produkter till 30 procent.
4. kan hjälpa till att undvika tingshuset. Tydliga prestandaförväntningar är ett effektivt försvar mot felaktiga uppsägningskrav. En prestationsprofil gör dina förväntningar tydliga. Det ger tydlighet och specificitet, så att du och ditt folk att exakt dokumentera vad som förväntas av dem i en viss position.
5. förbättrar urvalsbeslut. Med en prestationsprofil kan du formulera specifika frågor för att ställa en arbetssökande, eller prestationsaktiviteter som du kommer att kräva att de slutförs under urvalsprocessen. Dina frågor och aktiviteter måste riktas för att upptäcka om kandidaten matchar prestationsprofilen för den specifika positionen, så att du kan “rensa ut” sökande som saknar kvalifikationerna för en position.
6. förbättrar rättvisa utvärdering av prestanda. När det finns tydliga prestandaförväntningar minskar överraskningarna under utvärderingssessioner. Det är uppenbart om personen uppnådde de angivna nyckelresultaten. Prestationsbaserade observationer om specifika åtgärder uppväger” gut feel ” kommentarer baserade på subjektiva uppfattningar.
7. förbättrar träning, utveckling och coachning. Individers utvecklingsbehov kan lättare identifieras med hjälp av en prestationsprofil. I sin tur är områden för att hitta förbättringar tydligare.
8. kan användas som ett verktyg i kompensationsprogrammen “betala för prestanda”. Att definiera viktiga resultat eller resultat kan hjälpa till att bestämma formler för lön för prestationsprogram.

utan tydliga nyckelresultatområden kan lön för prestationssystem vara tvetydig och bör avskräckas. Med detta kraftfulla paket med fördelar i åtanke, låt oss granska stegen för att utveckla en prestationsprofil.

utveckla en prestationsprofil

utveckla en prestationsprofil bör vara en mycket interaktiv systematisk process. Processen kan delas upp i fem steg.

Steg 1: Definiera nyckelresultat

varje profil börjar med definitionen av de nyckelresultat eller resultat som krävs för denna position. Helst kommer listan att bestå av ett till fem nyckelresultat. När du slutför viktiga resultat för en viss profil kan du överväga att referera till någon av en mängd användbara publikationer om effektiv prestandamätning. När du arbetar för att identifiera de viktigaste resultatområdena rekommenderar jag följande fyra processer:

1. brainstorma så många potentiella resultat eller viktiga resultat som möjligt för den specifika positionen. Fråga dig själv: “om jag outsourcade denna position, vad skulle jag förvänta mig att den här personen skulle leverera för att jag skulle behålla dem?”
2. fokusera på de resultat som är viktigast för personen att uppnå. Individen måste vara i stånd att kraftigt påverka dessa resultat.
3. minska din lista till ett till fem viktigaste Nyckelresultatområden.
4. konvertera viktiga resultatområden till prestandaförväntningar (resultatmål) genom att tilldela siffror och tidsramar när det är möjligt. Även om vissa viktiga resultatområden inte lämpar sig för tydlig kvantifiering, kommer de flesta områden att vara mätbara.

Richard S. Slomas bok “How To Measure Managerial Performance” ger en omfattande lista över resultatmått för 14 funktionella affärsområden. Processen för prestandamätning beskrivs också i praktiska termer i “Performance Scorecards: Measuring the Right Things in the Real World” av Richard Chang och Mark Morgan.

steg 2: Fastställande av nyckelåtgärder

alla viktiga resultat måste drivas av specifika nyckelåtgärder, som styr den sittande mot att uppnå dessa resultat. Varje nyckelresultat bör ha en till sex nyckelåtgärder – “hows” som driver det nyckelresultatet. Dessa åtgärder är de kritiska saker som måste göras för att öka chanserna att uppnå nyckelresultatet.

när du bestämmer nyckelåtgärderna, tänk på vilka saker personen kan göra för att driva nyckelresultaten. Använd också 80/20-regeln när du överväger potentiella nyckelåtgärder som driver ett visst nyckelresultat, dvs. 80% av resultaten produceras av 20% av åtgärderna. Dokumentera dessa 20% som nyckelåtgärder i din prestationsprofil.

steg 3: Bestämning av personers färdigheter

de personers färdigheter som påverkar nyckelåtgärder måste identifieras och listas i prestationsprofilen. Människor färdigheter hänvisar till de färdigheter som korrelerar med en person att effektivt kunna utföra de viktigaste åtgärderna som anges på profilen. Vid bestämning av människors färdigheter rekommenderar jag följande tre processer:

1. brainstorma alla möjliga människor färdigheter som korrelerar till var och en av de viktigaste åtgärderna. En mängd olika kommersiella beteendebedömningsinstrument finns tillgängliga för att hjälpa dig att hitta specifika människors färdigheter. (Se t. ex., Saville & Holdsworth; 1996; yrkesmässig personlighet frågeformulär (OPQ), Boston: Saville & Holdsworth).
2. slutför ditt index över människors färdigheter till en lista med 10 till 15 färdigheter.
3. Bestäm alla “must haves” och markera dem på din lista.

steg 4: identifiera tekniska färdigheter

förutom människors färdigheter måste de tekniska färdigheterna som korrelerar med att vidta nyckelåtgärder listas i prestationsprofilen. Fokusera på de tekniska färdigheter som korrelerar mycket med att effektivt kunna utföra de angivna nyckelåtgärderna. Det finns vanligtvis färre tekniska färdigheter listade i en profil än människors färdigheter (dvs. en till tio). För att bestämma de tekniska färdigheter som krävs föreslår jag att du använder följande process:

1. brainstorma de möjliga tekniska färdigheter som behövs efter att ha granskat de viktigaste åtgärderna för jobbet.
2. konsultera och / eller observera experter för att hjälpa dig att fokusera på de grundläggande färdigheterna och ange dina exakta krav.
3. Slutför listan över tekniska färdigheter och citera de viktigaste för framgång.
4. Bestäm “must haves” och beteckna dem genom att markera dem på din lista.

Steg 5: bestämma erfarenhet och utbildningskrav

Tänk på din minsta erfarenhet och utbildningskrav. Hur många gånger vill du att personen ska ha arbetat igenom erfarenhetscykeln i en specifik position? Att granska och reflektera över tidigare och nuvarande högpresterande arbete kan hjälpa dig att fatta dessa beslut. Erfarenhets-och utbildningskraven blir viktigast när du använder en prestationsprofil för att hjälpa till att fatta valbeslut. Detta steg kräver att du anger den utbildning som behövs samt den minsta års erfarenhet som behövs i en specifik arbetsmiljö.

Prestandaprofilprogram

när du har slutfört en prestandaprofil kan du tillämpa den på alla delar av prestationsfolkcykeln i din organisation. Prestandaprofilering kan användas för att fatta bättre valbeslut, prestation coach och utvärdera personal. De fem innehållsområdena i din profil kan användas för att skriva specifika rekryteringsannonser och urvalsintervjufrågor och formulera specifika prestationsaktiviteter.

du kan också använda profilen för att hjälpa tränare och utvärdera prestanda för befintliga anställda. När du har utvecklat en profil med en person kan du tillsammans granska deras resultat när du utför nyckelåtgärder och levererar viktiga resultat. Faktum är att de identifierade nyckelresultaten och deras tillhörande nyckelåtgärder kan bli grunden för prestationsutvärdering och coachning. Jag konverterar rutinmässigt prestandaprofiler till utvärderingsformulär som blir fokus för diskussioner om prestationsgranskning.

summera det

Prestandaprofilering kommer att ge större resultatfokus till din organisation. Det är enkelt och praktiskt. Tyngdpunkten ligger på att ditt folk fokuserar på åtgärder som direkt påverkar de önskade nyckelresultaten. Det misstar inte rörelse för handling eller aktivitet för resultat. Detta enkla men kraftfulla resultathanteringsverktyg länkar viktiga resultat med nyckelåtgärder och hjälper dig och dina medarbetare att fokusera på de tekniska färdigheter som behövs för att göra jobbet. Jag uppmuntrar dig att använda den! Det kommer att betala stora utdelningar för dig och din organisation.

uppmaning till handling: en Arbetsansökningstilldelning

fyll i en fullständig prestationsprofil på din egen nuvarande position. Med hjälp av 5-stegsmetoden som beskrivs i den här artikeln, fyll i fullständiga profiler för alla positioner som rapporterar till dig i samarbete med personen som upptar den specifika positionen som profileras. Förvänta dig att en prestationsprofil tar ungefär två timmar att slutföra.

tillbaka till toppen