Månadsslut close process: hur man gör redovisning effektivare

bokföring är jobbet som aldrig är färdigt. Oavsett om du förbereder dig för avkastning, presenterar finansiell rapporteringsdata eller faktiskt utför månadens slut, finns det knappt en chans att andas.

i 2017 rapporterade det genomsnittliga bokföringsteamet att månadsslutet tar mer än 8 dagar.

men tid som spenderas vid slutet av månaden är tid som spenderas bort från mervärde. Du har redan en oändlig lista över uppgifter att slutföra, och avslutningsprocessen stjäl din uppmärksamhet från att tjäna pengar på affärsuppgifter och leverera strategiska insikter.

en tydlig månadslutningsprocess förbättrar din effektivitet och minskar misstag. Vi kommer att gå in på hur du kan utveckla hanteringen av din stängningsprocess. Men först, låt oss ta en titt på vad slutet av månaden är, och de exakta stegen du kan ta.

vad är månadens slut?

månadsslut close avser den månatliga insamlingen av finansiell bokföringsinformation, granskning och avstämning av poster.

den viktigaste stängningsperioden kommer i slutet av räkenskapsåret. Men god ekonomisk spårning fortsätter varje dag, vecka och månad.

väntar till slutet av räkenskapsåret för att samla alla dina finanser skulle vara galen, och skattesäsongen är svår nog som den är!

så de flesta finansteam stänger också böckerna varje månad och låter dem kontrollera transaktioner, tidskrifter och rapporter mer regelbundet. Det innebär också att matcha både intäkter och kostnader till fysiska register – kontroll kvitton, fakturor och andra dokument.

beroende på ditt bokföringsteams hastighet kan den här månadens slutprocess ta mellan 5 och 10 dagar. Det är en viktig del av ditt företags finansiella system, sedan månadsredovisningen:

• hjälper enkelt att visa din finansiella information
• håller dina poster redo om du blir granskad
• hjälper till att förhindra framtida bokföringsfel
• förbereder dig för enklare, enklare skatteanmälan

att skapa en vy över var dina pengar kommer och går varje månad gör att du kan bygga en tydlig bild av dina totala affärsutgifter. Månadsslut nära höjdpunkter där utgifterna inte är särskilt nödvändiga och hjälper dig att optimera företagets utgifter.

men en mer strömlinjeformad månadsavslutningsprocess leder till färre misstag över hela bokföringsförfarandet. Så det lönar sig att göra det rätt.

6 Viktiga steg för month-end accounting

det finns ingen perfekt month-end nära checklista, eftersom alla företag är olika. En del arbete med produkter, vilket innebär att de kommer att ha de extra stegen för att spåra både inventering. Andra har är servicefokuserade, eller har stora småaktiga kontanter och kontorskostnader att oroa sig för.

i allmänhet finns det sex viktiga steg i månadens bokföringsprocess för nystartade företag och små och medelstora företag:

1. kundfordringar
2. leverantörsskulder
3. kontoavstämning
4. anläggningstillgångar
5. uttalanden
6. planera framåt

kundfordringar

börja med att registrera alla intäkter som erhållits under hela månaden, oavsett om det är genom kontanter, fakturor, lån eller andra intäkter. Detta steg innebär också att verifiera att du har fått rätt belopp från kunder och jagar obetalda fakturor.

ditt finansteam bör göra en journalpost för att registrera var och en av dessa transaktioner.

leverantörsskulder

i motsats till inkomst är leverantörsskulder de pengar du spenderar varje månad på inköp och räkningar. Du måste spåra hur mycket du har spenderat och på vilka produkter eller tjänster, inklusive via kostnadsrapporter, fakturabetalningar och företagskort.

kontoavstämning

detta steg i den månatliga Stängningen innebär att matcha och verifiera varje transaktion med motsvarande bank, leverantör eller företag. Detta kallas periodiseringsprocessen.

anläggningstillgångar

större delar av maskiner, teknik och andra tillgångar översätts ibland till kontanter i din huvudbok. Detta beror på avskrivnings-och avskrivningsprocessen, vilket innebär att värdet på dessa tillgångar sjunker över tiden. Eftersom tillgångar är dyra får du sprida kostnaden för avskrivningar i form av utgifter när åren går.

att registrera eventuella värdeförändringar på dessa tillgångar (inklusive reparationer eller avskrivningar) är viktigt för att hålla dina böcker stabila och undvika plötsliga hopp i vinst eller förlust.

uttalanden

nu är det dags att organisera dina månatliga bokslut, såsom balansräkning, vinst och förlust, intäkter och kostnader. Naturligtvis bör dina krediter och debiteringar hålla ett nettovärde på noll som kontosaldo.

finansiella rapporter och uttalanden är oerhört viktiga för att ge en korrekt bild av företagets finansiella data och informera framtida strategier.

planera framåt

slutligen är det dags att tänka framåt till månaden i handen och skapa en affärsfinansiell plan för att ta itu med viktiga risker. Om något till exempel var särskilt manuellt den här månaden kan det vara dags att tänka på att skapa en automatiseringsprocess. 88% av företag som tillämpar automatisering kan slutföra den månatliga stängningsprocessen inom 6 dagar, jämfört med endast 40% av dem som inte gör det.

5 tips för att göra slutet på månaden mer effektiv

som diskuterats kan det inte bara ge en korrekt inblick i ditt företags ekonomiska tillstånd utan också förhindra framtida misstag. Effektivisering av processen förbereder dig bättre vid en revision, och för när skattesäsongen så småningom rullar runt (alldeles för tidigt, kan jag lägga till!).

så här gör du månadsslutet mer effektivt:

1. Använd mallar och checklistor
2. konsolidera alla transaktioner på ett ställe
3. säkerhetskopiera dina data
4. implementera företagsavbrott
5. automatisera system

Använd mallar och checklistor

mallar och checklistor checklistor för varje steg i processen kan låta otroligt beskattande, men de kan raka hela dagarna av din månadsslutprocess.

den viktigaste fördelen med att använda mallar i slutet av månaden är att de standardiserar operationer. Att skapa ett standardförfarande har visat sig förbättra hastigheten och noggrannheten i din månadsavslutningsprocess.

ett mjukvaruföretag tillskrev en skylt checklista som en viktig orsak till deras framgång för att minska månadsslutet från 3 veckor till bara 3 dagar. Snacka om förbättring!

konsolidera transaktioner

det är viktigt att konsolidera varje kategori av transaktioner på ett ställe. Vi pratar om utgifter, intäkter och mer. Spendera programvara med flera användarkonton låter din bokföring laget kontrollera alla transaktioner hela företaget.

du kan också arbeta med etiketter för att kategorisera och visuellt visa utgifterna lättare.

säkerhetskopiera data

låt oss vara ärliga, ingen borde lita på papper idag. Om du inte har hittat ett sätt att flytta din bokföringsprocess online är det dags att bli flexibel. Men även om du har tillgång till digital bokföringsprogram eller onlineprogram är det viktigt att säkerhetskopiera alla dina dokument.

Tänk dig att förlora åtkomst till alla dina data, rapportering och analys? Händelser som detta kan fördubbla hela månadens slutprocess och kommer säkert att få en knock-on effekt på andra redovisningsprocesser. Säkerhetskopiera dina data med ett pålitligt molnbaserat system som kan lagras säkert.

kommunicera företagets avstängningsdatum

företagsövergripande avstängningar är specifika datum i slutet av varje månad som varje anställd bör känna till och respektera. De betyder slutet av den aktuella räkenskapsperioden, och transaktioner efter detta datum kommer att överföras till nästa månad. Om du till exempel arbetar med en frilansare som inte skickar in sin faktura före avstängningen måste de vanligtvis vänta på att nästa faktureringsperiod ska betalas.

ditt finansteam använder naturligtvis redan dessa. Men att kommunicera cut-offs ger dem tillräckligt med tid att delta i uppgifter som att betala din faktura samtidigt som du fyller i månadens slut.

automatisera spend management

det första steget du kan ta för att göra livet betydligt enklare när det gäller månadens slut?

automatisera dina system.

visste du att du kan lägga ansvaret för kvittoinsamling på dina anställda, snarare än att jaga dem varje månad?

automatiserad betalning avstämning, inbyggda anställd betalkort, och sömlösa godkännanden kan alla göras med hjälp av kraften i Spendesk. Kunderna säger att vår programvara sparar ungefär 4 dagars arbete i slutet av varje månad.

medan redovisningen aldrig riktigt är klar kan du spara tid på dina månadsavslutningsprocesser för att öka effektiviteten och leverera mervärde. Naturligtvis kan alla dessa tips och tricks också tillämpas på slutet av året och kan gynna några av dina andra redovisningssystem.

den stora bilden takeaway här är att stängningstiden kostar dig värdefull tid och energi som skulle vara bättre spenderas på strategiskt beslutsfattande. Du har kraften att skapa bättre arbetsplatsnöjdhet, skapa besparingar och göra en högre vinst. Fixa stängningsprocessen idag, för gott.