Minutbok: vad är en företagsbok och varför det är viktigt

Vad är en minutbok?

Varför är det viktigt att upprätthålla en företagsbok eller företagsrekord?

Vad ingår i en minutbok och vad är konsekvenserna av minutboken hålls inte uppdaterad?

i den här artikeln kommer vi att bryta ner allt du behöver veta om minutböcker.

är du redo?

Låt oss komma igång…

Vad är en minutbok

en minutbok, företagsminutbok eller företagsbok är ett officiellt register över företagets interna aktiviteter och beslut.

Merriam-Webster definierar en minutbok som”den officiella skriftliga registreringen av transaktionen av aktieägare och styrelseledamöter i ett företag”.

minutboken är i huvudsak ett företagsbindemedel som innehåller företagets resolutioner, aktieägarbok, bolagsordning, Förteckning över styrelseledamöter, stadgar och alla interna företagsdokument i företaget.

när du först införlivar ett företag måste du omedelbart organisera alla dina företagsdokument i minutboken för att säkerställa att du behåller tydliga register över företaget.

minutboken kommer att ge detaljer om företagets historia.

eftersom företaget är en juridisk person som agerar genom sin styrelse måste det hålla reda på de viktiga aktiviteterna och händelserna i sitt liv och dokumentera sin beslutsprocess.

en fysisk person kan föra dagbok över viktiga händelser i sitt liv.

ett företag måste föra register över viktiga beslut i sitt liv och visa att dessa beslut fattades i enlighet med företagets styrande regler och lagen.

minutboken innehåller i huvudsak företagets dagbok.

Vad är “protokoll”

protokoll eller mötesprotokoll representerar det dokumenterade kontot för ett möte eller ett beslut.

till exempel är bolagets styrelse ansvarig för att fatta viktiga och strategiska beslut för bolaget.

de kommer i allmänhet att träffas flera gånger om året för att diskutera företagets angelägenheter, styrning, utvärdera hur det går och vad som ska göras nästa.

företagets Sekreterare ansvarar för att förbereda en skriftlig redogörelse för vad som diskuterades under dessa möten och de beslut som fattades.

det är vad vi kallar mötet “protokoll”.

protokollet utgör en detaljerad notering av vad som diskuterades och vilka beslut som fattades av vem.

när mötesprotokollet är upprättat, skickas de därefter till varje styrelseledamot som är närvarande vid mötet för att godkänna och bekräfta innehållet.

slutligen kommer de godkända mötesprotokollen att placeras i företagets minutbok för att hålla en redogörelse för företagets besluts-och beslutsprocess.

vad går i en minut bok

vad går i en minut bok och dess innehåll är i allmänhet standard.

det finns några viktiga dokument och information som finns i minutboken för företag:

1. bolagsordning
2. stadgar
3. styrelsens beslut
4. beslut av aktieägarna
5. register över styrelseledamöter
6. register över tjänstemän
7. aktiebok
8. aktieägarbok
9. Aktieöverföringsbok
10. teckningsavtal
11. företagsregisterdokument
12. aktiecertifikat
13. aktieägaravtal
14. optionsbidrag
15. kreditarrangemang
16. ändringar av företagsartiklar eller stadgar

minutboken ger dig information om företagets juridiska struktur, de beslut som tidigare fattats av styrelseledamöterna och aktieägarna, hur företaget kan anta nya viktiga beslut och vem som är företagets intressenter.

när behöver du visa din företagsbok

det finns många fall när du behöver producera din företagshistoria och minutbok.

här är några exempel på händelser som kräver att du visar minutboken för ditt företag:

1. due diligence process
2. försäljning av ditt företag
3. överföring av ditt företag till en annan person
4. bankfinansiering
5. fastighetstransaktion
6. fordonsköp
7. frö runda finansiering
8. investerarfinansiering
9. börsintroduktion
10. öppna kreditlinjefaciliteter
11. för skatteredovisning
12. företagsrevision
13. hantera statliga myndigheter

under någon av ovanstående omständigheter kan du behöva visa att ditt företags historia är väldokumenterad och att investeraren eller finansieringsbolaget handlar med dig baserat på fullständig kunskap om ditt företags företags status och historia.

om din företagsbok är ofullständig eller inte dokumenterad kan det försena din transaktion eller till och med äventyra den.

så se till att du håller dina register uppdaterade.

behöver jag en minutbok

det korta svaret är ja!

vad är betydelsen av en minutbok?

du behöver en minutbok för att redogöra för företagets historia.

på ett sätt är det inte den faktiska minutboken som är viktig utan allt innehåll som du måste behålla i den.

i ditt företags liv måste du i många fall gå tillbaka till ditt företags protokoll för att bevisa tidigare beslut eller åtgärder från företaget.

till exempel, om ditt företag hade tagit en viktig kredit i banken, hade det emitterat aktier i samband med företagsfinansiering eller fröfinansiering eller kan ha köpt tillbaka aktier från vissa aktieägare, måste du ange posterna i ditt företags protokoll för att visa att sådana beslut fattades i enlighet med företagets regler och lagar.

om ett företag försummar sin företagsbok och misslyckas med att hålla företagets minuter relaterade till sina viktiga beslut kan det sluta betala mycket juridiska avgifter för att återskapa företagets historia.

företaget kan behöva betala för att dokumentera viktiga tidigare beslut och bevisa att dess tidigare beslut vederbörligen godkändes av styrelsen och bolagets aktieägare.

hur organiserar du en minutbok

att organisera en minutbok är i grunden inte en komplicerad process.

Naturligtvis kan det finnas betydande skillnader mellan hanteringen av minutboken för en stor multinationell kontra en lokal liten butik.

så hur håller du en minutbok?

din minutbok bör minimalt innehålla:

1. din bolagsordning eller bolagsbevis tillsammans med alla dess ändringar
2. ditt företags stadgar tillsammans med alla dess ändringar
3. registret över din styrelse
4. beslutet och protokollet från det första organisationsmötet
5. Protokoll från alla styrelsemöten
6. Aktieägarbeslut visar alla aktieägargodkännanden
7. bolagets aktieägare och aktieboken

varje företag kan bestämma vilken information som ska förvaras i sin minutbok.

ofta bör all information som potentiellt kan påverka företaget som en enhet förvaras i företagsboken.

vad händer om min minutbok inte är uppdaterad

du kan få viktiga konsekvenser om ditt företag inte har en uppdaterad och väldokumenterad rekordbok.

ofta ser företag en viktig transaktion försenad eller till och med spårad som ett resultat av otillräckligheten i sin minutbok.

du har till exempel arbetat hårt för att hitta en investerare att investera i ditt företag.

du behöver investeringsfonderna dåligt.

Oj, det finns ett problem!

investeraren vill inte investera förrän ditt företag kan korrekt visa och dokumentera tidigare beslut.

investeraren vill se till att företaget inte har brutit mot någons rättigheter tidigare, dess beslut följde lagen och företagets regler.

utan tröst att bolagets verksamhet var regelbunden ser investeraren risk.

här är en kort lista över fall när ett företag kan möta potentiella konsekvenser av att inte behålla sin minutbok:

1. standard i obligatoriska myndighetsansökningar
2. exponering för rättsliga påföljder för regulatorisk bristande efterlevnad
3. mer omfattande revision i samband med en försäljningstransaktion
4. styrelsen är föremål för en rättegång beroende på arten av det papperslösa beslutet
5. möjlig aktieägare rättegång för papperslösa beslut som påverkar aktieägarnas rättigheter
6. tidigare styrelseledamöter blir ansvariga för de nya styrelseledamöternas handlingar om förändringen inte dokumenterades
7. omöjlighet att återskapa företagets historia till tillfredsställelse av en viktig investerare

intensiteten av konsekvenserna kan variera beroende på beslutets Art, företagets storlek, eventuella lagöverträdelser och antalet intressenter som potentiellt påverkas av företagets beslut.

det är bäst att samråda med en företagsadvokat för att säkerställa att du behåller din företagsminutbok ordentligt för att undvika onödig risk.

Takeaways

företagets minutbok är den officiella posten för företagets historia sedan den införlivades.

företag är skyldiga att föra ett detaljerat register över företagsdokument, beslut och transaktioner.

vanligtvis hålls företagsboken på företagets protokoll på företagets huvudkontor.

företagets protokoll innehåller:

1. bolagsordning
2. register över styrelseledamöter och befattningshavare
3. styrelsens beslut
4. beslut av aktieägarna
5. styrelsens protokoll
6. aktiebok
7. Register över aktieöverföringar
8. regulatory arkivering dokument

och mer.

om du ordentligt underhåller ditt företags minutbok och ser till att innehållet är aktuellt, kommer du effektivt att minimera risken för företaget och de styrelseledamöter som driver företaget.

styrelsen kommer att ha tröst att deras beslut var väldokumenterade och förvarade i företagets register.

aktieägarna har försäkran om att de godkände alla beslut av styrelsen som det var nödvändigt enligt lag.

tredje parter som banker, investerare, regeringar, revisorer eller advokater kan snabbt se en detaljerad historia av företaget och ha tröst att företagets tidigare beslut och aktiviteter överensstämde med dess interna regler och lagen.

korrekt underhåll av minuten är avgörande för att ett företag ska kunna dokumentera sin historia.

har du en upplevelse som du vill dela med oss om corporate records book?

vi vill gärna höra från dig.