Modernisera äldre telefonsystem: hur och varför uppgradera?

många företag kämpar fortfarande med föråldrad kommunikationsinfrastruktur 2021.

äldre telefonsystem förlorar funktionalitet och värdeminskning över tiden. De kommer så småningom att kosta dig och ditt team värdefulla resurser och uppmärksamhet.

den goda nyheten är att det finns många alternativ för att modernisera äldre system. Att modernisera ditt telefonsystem kommer inte bara att minska kostnaderna utan kan också drastiskt förbättra effektiviteten i din affärsverksamhet.

Vad är ett äldre telefonsystem?

ett äldre system är en programvara, hårdvara eller applikation som bygger på föråldrad teknik, men som fortfarande används i kritiska affärsprocesser. Ett äldre telefonsystem är i huvudsak ett oflexibelt och föråldrat affärstelefonsystem som inte levererar moderna funktioner.

de vanligaste äldre telefonsystemen involverar T1-anslutningar, POTS-linjer, äldre operatörer och PRI-konfigurationer. En installation som fortfarande utnyttjar kopparbaserade ledningar eller analoga kanaler anses vara en “äldre system.”

Varför Ska Du Modernisera Ditt Äldre Telefonsystem?

äldre systemmodernisering kan ge många utmärkta möjligheter för ditt företag.

det vanliga ordspråket att “inte fixa det som inte är trasigt” gäller inte digital transformation. Företag idag måste ersätta äldre, ineffektiva system och anta modernare teknik för att förbli konkurrenskraftiga under det kommande decenniet.

7 Skäl att modernisera ditt telefonsystem

ditt äldre telefonsystem kommer att kosta dig på många olika sätt. Här är några av de vanligaste orsakerna till att modernisera ditt företags telefonsystem.

• höga kostnader

för att ställa in en old-school business telefonsystem, skulle du behöva köpa och installera clunky hårdvara. Det finns också ofta dolda avgifter för hårdvaruanvändning och teknisk support. Utöver det försöker äldre telekomföretag vanligtvis att låsa sina kunder i långsiktiga kontrakt.

• underhåll

att upprätthålla ett äldre telefonsystem kan vara tidskrävande. Uppdatering av programvara, hårdvara och underliggande infrastruktur kan konsumera värdefulla resurser som istället kan läggas till andra projekt.

reparationer är också en smärta eftersom tillverkaren kanske inte längre gör dina delar. Du kan behöva tillgripa att köpa begagnad hårdvara av tvivelaktig kvalitet.

felsökning av föråldrad teknik kan vara ännu mer huvudvärk. Underhåll kan kräva någon till hands som är ordentligt utbildad i att använda ditt specifika telefonsystem. När dina tekniksystem åldras kommer det att finnas färre kvalificerade ingenjörer och tekniker tillgängliga för att hjälpa.

• flexibilitet

pandemin 2020 visade vikten av flexibel infrastruktur som snabbt anpassar sig till ständigt föränderliga affärsbehov. Med ökningen av distansarbete och fjärrarbete bör anställda använda ett molnbaserat telefonsystem som gör det möjligt för dem att arbeta var som helst för att säkerställa kontinuitet i verksamheten.

en annan sak att tänka på är att byta kontor eller global expansion. Du måste avinstallera, transportera och installera om din utrustning. Detta kan vara en förvirrande och tidskrävande process. Moderna telefonsystem kan å andra sidan ställas in direkt.

• skalbarhet

vad händer när ditt växande företag behöver anställa nya anställda, öppna nya kontor etc.? Det är inte lätt att skala ett äldre telefonsystem.

för en, ett traditionellt företag telefonsystem kan bara stödja ett begränsat antal telefonlinjer. Om du överskrider det numret måste du lägga till ytterligare portar eller köpa mer utrustning.

på samma sätt, om du behöver stödja en större samtalsvolym, måste du köpa extra utrustning för att öka samtalskapaciteten. Om ditt äldre telefonsystem inte kan stödja inkommande samtalstrafik kommer de som ringer att träffa upptagna signaler och / eller överge sina samtal. Detta kan leda till förlorade intäkter.

• funktioner

många moderna UC-leverantörer erbjuder avancerade servicefunktioner och tillgång till samtalsdetaljer. Dessa kan bidra till att förbättra kundupplevelsen och den interna rapporteringen.

ditt nuvarande telefonsystem kan låta dig svara på samtal, men det kan saknas mycket funktionalitet som många molntelefonsystem erbjuder.

• säkerhet

äldre system har säkerhetsproblem, och om du fortfarande använder en, kan det vara ansvarigt för hack, cyberattacker etc. Om din IT-avdelning ständigt spenderar tid på att försöka lappa hål eller återhämta sig från säkerhetsbrott, kommer de inte att kunna fokusera på mer lönsamma projekt.

gör dig inte till ett mål. Bara under 2020 fanns det mer än 1000 dataöverträdelser.

genom att uppgradera till ett molntelefonsystem kan du implementera bästa praxis för VoIP-säkerhet för att säkerställa sekretessen för din affärskommunikation.

• integrationer

integrationer är alla raseri dessa dagar. Det är viktigt att synkronisera ditt företags telefonsystem med andra verktyg för att maximera arbetskraftens effektivitet. Äldre system erbjuder inte röstintegrationer eller andra funktioner som moderna system kan. Om de erbjuder en integration behövs sannolikt mycket anpassning.

äldre kontra moderna telefonsystem

du kanske tänker att det är dags att uppgradera ditt telefonsystem. Lyckligtvis visar molntelefonsystem ett bättre alternativ till äldre telekom.

• moderna telefonsystem är molnbaserade. Det betyder att du inte behöver någon extra utrustning. Du ansluter dem helt enkelt till ditt IP-nätverk.
• moderna telefonsystem är i allmänhet mycket billigare. Du är inte låst i ett långsiktigt kontrakt. Du kan alltid uppgradera eller nedgradera dina planer som du väljer.
• både äldre och molnkommunikation är mycket tillförlitliga. Moderna telefonsystem är i allmänhet säkrare och ger mycket bättre funktionalitet.

det finns helt enkelt ingen anledning att hålla fast vid ditt föråldrade telefonsystem. Om du inte har börjat uppgradera din äldre teknik är det dags. Men hur exakt kan du göra det?

uppgradera ditt äldre telefonsystem

innan du gör en stor förändring — som att uppgradera ditt befintliga telefonsystem — måste du utvärdera vad dina nuvarande system och bestämma de bästa sätten att gå vidare. Detta hjälper dig att övergå med begränsad stilleståndstid. Här är några faktorer att tänka på.

1. Arbetsbelastning och IT-arkitektur
för att förstå djupet av en uppgradering som behövs måste du först förstå hur ditt äldre telefonsystem fungerar och vilka anläggningar som moderniseras. Granska din teknik (hårddiskar, softphones, funktioner, etc.) och infrastruktur för att bestämma deras funktionalitet, värde och avkastning.

2. Operativa förändringar
i ett försök att optimera processer, arbetsflöde och produktivitet, tänk på strategier för att förbättra effektiviteten. Hur kan nyare teknik hjälpa dig att uppnå dessa mål? Dessa förändringar kan inkludera nya färdigheter, utbildning, programvara, Team etc. När du noterar dessa förändringar, håll kostnader och tidslinjer i åtanke.

3. Ekonomi
utvärdera dina företagsutgifter och budget och identifiera sätt och resurser för att stödja en sådan uppgradering. Medan de flesta företag är oroliga för kostnaderna för att uppgradera sina system kan det vara dyrare att hålla fast vid äldre system. Detta beror på att ditt företag måste investera i andra tjänsteleverantörer för att skala upp, vilket ökar kostnaderna över tiden. Dessutom tenderar underhåll och uppdatering av föråldrade äldre system att vara dyrare än att registrera sig för en ny.

4. Säkerhet och risker
slutligen överväga potentiella risker som ditt företag kan möta. Detta innebär möjliga stilleståndstider, effekter på processer,tidslinje för uppgraderingen etc. Tänk också på riskerna med att hålla ditt äldre system som det är. Om du väljer att modernisera ditt äldre system planerar du att skydda dina system och data före, under och efter processen. Detta är för att skydda dataförlust, upprätthålla överensstämmelse, minska stilleståndstid och uppgradera smidigt.

När ska du uppgradera ditt telefonsystem?

så, hur vet du när det är dags att uppgradera ditt telefonsystem? Det är dags att överväga att modernisera ditt äldre system om du behöver:

1. uppdatera föråldrad teknik.
2. sluta betala för mycket för grundläggande tjänster och funktioner.
3. möta ökningen av kundernas krav.
4. underlätta en enkel övergång till ett nytt kontor plats.
5. om du implementerar en hybrid arbetskultur.
6. få tillgång till bättre funktioner och röstkvalitet.
7. Förbered dig för katastrof.
8. skydda mot cyberattacker och skydda data.
9. öka flexibiliteten och rörligheten.
10. skala effektivt utan överbudgetering.

hur du uppgraderar ditt äldre telefonsystem

modernisering av ett äldre telefonsystem innebär att du uppdaterar och omvandlar din arkitektur för att förbereda dig för ny teknisk utveckling. För företagstelefontjänster och affärskommandon innebär det att du migrerar ditt telefonsystem till molnet och antar UCaaS för att förbereda dig för digitalisering. Detta möjliggör samarbete, fjärrarbete och ökad effektivitet. De bästa sätten att modernisera äldre system och uppgradera ditt telefonsystem är:

1. Totalförnyelse
detta innebär att ta ner ditt befintliga system och teknik och ersätta det med molnkommunikation

2. Gradvisa eller inkrementella förändringar
detta innebär att vissa delar av ditt befintliga äldre system ersätts en i taget. Även om denna metod kan verka kostnadseffektiv, kan du sluta med mer och mer föråldrade system som bygger över varandra, vilket leder till ytterligare komplexitet.

3. Mindre Patch-ups
detta tillvägagångssätt letar efter snabba korrigeringar och lösningar för att göra systemet funktionellt. Även om detta tillvägagångssätt kan lägga till ytterligare funktioner och funktionalitet, förbättrar det inte systemets övergripande prestanda.

4. Förbättra befintliga system
denna metod är den överlägset mest kostnadseffektiva och effektiva. Det handlar om att göra förbättringar och uppgradera ditt befintliga äldre telefonsystem för att fungera tillsammans med ny teknik och programvara. Integrationer, programvara utan kod och API: er kan hjälpa till att förbättra sådana system.

Global vidarekoppling kan hjälpa

ett äldre telefonsystem kan vara svårt att uppgradera på grund av dess betydelse i kritiska dagliga operationer. Det finns dock företag som är specialiserade på modernisering av äldre telefonsystem.

Global vidarekoppling är ett av dessa företag. Vi erbjuder ett moln PBX som kommer att förbättra effektiviteten och lönsamheten för ditt företag eller avdelning.

• en lösning utan kod som är enkel att implementera.
• högre röstkvalitet för lägre kostnader. Mycket pålitlig.
• tillgång till användarvänlig programvara (online kontrollpanel, tillgänglig var som helst).
• ökad geografisk räckvidd och täckning (företagstelefonnummer för mer än 160 länder globalt).
• tillgång till moderna funktioner och tjänster som internationell vidarekoppling, avancerade samtalsdirigeringsalternativ, automatiserat röstsvar etc.
• snabb skalbarhet med flera uppsägningar och låg stilleståndstid.

och när du har dessa nyckelfunktioner på plats kan ditt företag förbättra kundupplevelsen och medarbetarnas tillfredsställelse. Ditt företag kan vara i nivå med konkurrenterna och till och med få en konkurrensfördel med moderna, pålitliga lösningar!

beroende på ditt företag kan det vara en snabb process eller det kan ta lite tid. Kontakta oss idag för att lära dig mer om att uppgradera ditt äldre telefonsystem och flytta till molnet.