Organisera kreditkort kvitton-Frank Buck Consulting

för många människor, hantering kreditkort kvitton är en övning i frustration. Som på så många andra områden är ett bra system svaret på att göra något frustrerande till något extremt enkelt. Här beskrivs nuts-and-blots av systemet vi använder i vårt hem.

1. märk en filmapp för varje kreditkort du har. Inkludera butik kreditkort samt stora kreditkort. Dessa mappar blir en del av ditt referensregister.
2. märk en filmapp “Kreditkortskvitton.”Den här mappen kommer att placeras i en tickler-filmapp. Jag gillar att använda en färgad mapp så att den är lätt att hitta.
3. märk en mapp “avdragsgilla kvitton.”Den här filmappen kan gå i din tickler-fil för den tid på året du kommer att sammanställa dina avkastningar.
4. på kvällarna, töm du fickor, portfölj, etc. av alla kreditkortskvitton som du har samlat in under dagen.
5. ta de lösa kvitton och lägg dem alla på baksidan av mappen för Kreditkortskvitton. Arkivering på baksidan av mappen håller mappen i kronologisk ordning och gör jobbet med att matcha objekt på uttalandet med motsvarande kvitton mycket enklare. Oroa dig inte att kvitton från olika kreditkort blandas ihop.
6. när kreditkortsutdraget kommer, kasta det i ticklerfilen för den dag du vill hantera räkningar. Lördag är vanligtvis en bra kandidat. När lördag kommer, du kommer utan tvekan att ha flera räkningar att betala, och du kommer att hantera dem alla på en gång.
7. dra mappen Kreditkortskvitton och börja med det första uttalandet. För varje rad på uttalandet, dra motsvarande kreditkortskvitto. Du bör ha ett kvitto för varje objekt på uttalandet. Alla saknade kvitto är en röd flagga som du bör ta på allvar. Det är ett tecken på antingen hål i ditt system eller bedrägliga avgifter. Om det är den första, shore upp dessa hål. Du kommer då att ha ett tillförlitligt sätt att avgöra när du debiteras för något du inte köpte. Finns det andra i din familj som också använder kreditkort? Om så är fallet, de måste vara flitiga om att få sina kvitton i mappen kreditkort kvitton.
8. när du matchar poster i uttalandet till kvitton, avsätta någon som kommer att vara avdragsgilla.
9. när du har matchat alla artiklar till kvitton och uttalandet har verifierats som korrekt, skriv kontrollen och riv av den del som ska returneras.
10. ta några av dina avdragsgilla kvitton och släpp dem i mappen avdragsgilla. Om du behöver skriva någon förklaring på någon av dem, är det dags att göra det.
11. ta de återstående kvitton och häfta dem till uttalandet.
12. arkivera uttalandet i sin mapp i dina referensfiler.

om du behöver gå tillbaka och hitta ett kvitto kan det bara vara på en av två ställen. Det kan häftas till uttalandet i mappen för det kreditkortet. Det kan vara i den avdragsgilla mappen. Det kan inte vara på något annat ställe. Om du behöver returnera en vara och behöver kvittot, tänk bara på den ungefärliga tiden köpet gjordes och med vilket kort. Det tar bara några sekunder att skanna uttalandet för den tidsperioden och hitta månaden när köpet gjordes. När du har rätt månad tar det bara några sekunder att bläddra igenom kvitton för att hitta rätt.

att ha ett bra system är nästan lika enkelt som att inte ha något system alls när det gäller den tid du kommer att spendera för att behålla det. Ett bra system är en enorm tidsbesparare för alla gånger du behöver hitta ett kvitto och pengarspararen när du behöver bestrida bedrägliga avgifter.