Outlook Anywhere: ett gammalt verktyg med nytt liv i fjärrarbetet

arbete hemifrån och arbete från var som helst är inte längre bara snygga termer, utan en verklighet idag och förväntas också vara ett sätt att leva i framtiden. Denna trend kräver lite out-of-the-box tänkande och behovet av verktyg som Outlook Anywhere som hjälper anställda och organisationer att hitta en balans mellan flexibilitet och säkerhet. Och eftersom många anställda som arbetar hemifrån fortfarande använder äldre versioner av Microsoft Outlook, är det här Outlook Anywhere kan vara särskilt användbart.

Vad är Outlook någonstans?

Outlook Anywhere är en funktion som erbjuds av Microsoft för att tillåta användare av Microsoft Outlook 2010, 2003 och 2007 att komma åt sina e-postmeddelanden och kalender utanför deras respektive företagsdomän utan att behöva använda ett virtuellt privat nätverk.

med andra ord kan anställda komma åt sina företags e-postmeddelanden via en Internetanslutning utan att oroa sig för säkerhetskompromisser. Det kräver inte VPN eller andra säkra nätverk för att få tillgång till e-post på distans.

Hur fungerar Outlook någonstans?

nu när du vet vad det är, låt oss ta en kort titt på den underliggande tekniken för att förstå hur den fungerar.

generellt sett använder Outlook-klienten i en företagsmiljö Fjärrprocedursamtal (RPC) med TCP / IP för att kommunicera med Exchange-servern för att skicka och ta emot meddelanden, kalendrar, uppgifter och mer. Detta är ett snabbt och effektivt sätt att kommunicera mellan Outlook-klienten och Exchange server.

vad händer när Outlook-klienten är utanför företagets nätverk?

vanligtvis använder du VPN för att ansluta till ditt företagsnätverk och komma åt dina e-postmeddelanden. Med en VPN kan du faktiskt komma åt inte bara e-post utan också andra säkra tjänster i ditt företagsnätverk eftersom anslutningen går igenom organisationens brandvägg.

men Outlook Anywhere kräver inte en VPN för att ansluta, och du kan komma åt Exchange-servern via en Internetanslutning. Detta är möjligt eftersom Outlook-klienten använder RPC via HTTP för att ansluta.

Exchange 2007 och 2010 kräver dock manuell konfiguration för att konfigurera Outlook var som helst. Om du har Exchange 2013, 2016 eller senare behöver du inte oroa dig för att konfigurera något eftersom de använder RPC över HTTP som standard.

så, hur kan du ställa in det?

ställa in Outlook var som helst

det är enkelt att ställa in Outlook var som helst och innan vi går in i detaljerna, här är förutsättningarna.

• Microsoft Windows XP SP2 eller senare.
• Microsoft Exchange Server 2003 eller om du har 2007-versionen måste den köras på Windows Server 2003.
• en Exchange-administration för att ställa in konfigurationer manuellt i servern för att tillåta anslutningar via HTTP.

Låt oss hoppa till de konfigurationer som ska göras av både en användare och en Exchange-administratör med allt detta på plats.

Användarkonfiguration

användare har inte många konfigurationer att hantera eftersom de flesta saker tas om hand av Exchange-administratören.

så, en användare här är en steg-för-steg-guide om vad du ska göra.

• i din Microsoft Outlook, gå till Verktyg – > kontoinställningar.
• Välj Exchange-kontot och leta efter ett alternativ som heter “Ändra.”Klicka på den.
• på den här fliken anger du Microsoft Exchange-namnet och ditt användarnamn om de inte redan är konfigurerade och klickar på knappen “Fler inställningar”.
• navigera till fliken “anslutning” och markera alternativet “Anslut till Microsoft Exchange med HTTP”. Obs! Om det här alternativet inte är tillgängligt betyder det att ditt konto inte är konfigurerat för Outlook någonstans, så kontakta din Exchange-administratör.
• när du har markerat alternativet klickar du på knappen “Exchange Proxy Settings” nedanför.
• i anslutningsinställningarna anger du webbadressen som anges av din Exchange-administratör.
• kontrollera alternativen “Anslut endast med SSL” och “anslut endast till proxyservrar som har detta huvudnamn i sitt certifikat” om din administratör ber dig eftersom det beror på Exchange-serverkonfigurationen.
• skriv “msstd”i textrutan nedan: följt av webbadressen du angav tidigare.
• för proxy-autentiseringsinställningarna väljer du “Grundläggande autentisering” eller “NTLM-autentisering”.
• klocka OK ut ur alla fönster.

Anslut Outlook till Exchange-servern och se om det fungerar. Kontrollera annars om du har följt stegen korrekt och kontakta din Exchange-administratör om det behövs.

Exchange administrator configuration

om du är Exchange-administratör måste du göra mycket fler konfigurationer som:

• Ställ in Autodiscover-funktionen om den inte är aktiverad som standard.
• köp ett SSL-certifikat för ditt domännamn och installera det på din IIS-server.
• använd Serverhanteraren för att lägga till funktionen RPC över HTTP.
• Använd ett testverktyg för fjärranslutning för att kontrollera om fjärranslutningar fungerar.
• kontrollera om din brandväggsrouter har port 443 öppen för att skicka trafik till din e-postserver.

Låt oss nu gå igenom varje objekt på listan.

konfigurera inställningarna

som ett första steg, konfigurera inställningarna på din server för att göra det gynnsamt för Outlook var som helst. För att göra detta:

• öppna Exchange Management Console och navigera till serverkonfiguration -> Klientåtkomst.
• på den högra rutan, leta efter “konfigurera extern klient” under klientåtkomstfönstret.
• detta öppnar en guide och här lägger du till din server så att externa klienter kan komma åt den.
• nästa, titta på en underruta på höger sida mitten, och du hittar ett alternativ som heter “Aktivera Outlook Anywhere” klicka på det för att aktivera det här alternativet. Om du redan har aktiverat det ser du alternativet “Inaktivera Outlook var som helst” istället.
• för att aktivera, ange det externa värdnamnet, och det här är samma som du använder för SSL-certifikatet. Välj också autentiseringstypen (basic eller NTLM).

Kontrollera också om det finns en Autodiscover-post i din DNS-server. För att kontrollera detta, gå till Serverhanteraren, DNS-server- > framåtriktad zon – > din URL. I den mellersta rutan letar du efter Autodiscover-posten. Om du inte hittar det, lägg till det här alternativet.

för detta:

• • gå till DNS-hanteraren för din domän och navigera till åtgärd > CNAME.

i

• en dialogruta öppnas och här lägger du till Autodiscover som typ och autodiscover.outlook.com som CNAME-adress. Klicka på OK .

köp SSL-certifikatet

när du har konfigurerat det, köp SSL-certifikatet nästa. Även om du inte behöver göra det direkt efter konfigurering, är det fortfarande något du måste göra för att aktivera Outlook var som helst.

• nästa steg är att köpa SSL. Eftersom detta är baserat på ett offentligt-privat nyckelpar måste du ange serverns nyckel. För att hitta den här nyckeln, gå till Serverhanteringskonsolen, välj din server och leta efter alternativet “Skapa certifikatbegäran” längst upp till höger. I det nya fönstret anger du detaljer som servernamn, plats och organisation.
• detta genererar en textfil med din nyckel, och ladda nu upp den här nyckeln till webbplatsen där du köper SSL-certifikatet. I sin tur skapar leverantören ett certifikat och skickar det till ett e-post-ID på din domän.
• när du har fått certifikatet installerar du det på din server. För att göra detta, gå tillbaka till serverhanteringskonsolen och leta efter ett alternativ som heter “Complete Certificate Request” längst upp till höger. Ladda upp certifikatet från SSL-leverantören, och du är klar.

lägga till RPC över HTTP

nästa steg är att lägga till RPC över HTTP. För detta:

• gå till Serverhanteraren och bläddra ner till fliken Funktioner.
• klicka på “Lägg till funktioner i den högra rutan.”
• i popup-fönstret bläddrar du igenom funktionerna och kontrollerar “RPC över HTTP-proxy.”Klicka på Installera, och du är klar.

testa fjärranslutning

när du har gjort alla steg, kontrollera om fjärranslutningen fungerar. Det finns många verktyg, och det vi ska prata om här är Fjärranslutningsanalysatorn.

• gå till Exchange Management console och bläddra ner till “Toolbox” på din vänstra ruta.
• leta efter Fjärranslutningsanalysatorn i mittrutan. Detta öppnar en webbläsare och på den väljer du Outlook. På Nästa sida anger du e-postadressen och lösenordet. När du anger autentiseringsuppgifterna försöker det här verktyget ansluta till Exchange-servern via Internet.
• det här verktyget testar automatiskt dina DNS-inställningar, SSL-certifikat, RPC över HTTP och autodiscover-konfigurationer.

med detta är din organisation redo för Outlook var som helst.

Outlook Anywhere är ett bra alternativ för de äldre versionerna av Microsoft Outlook eftersom det tillåter användare att säkert komma åt företagets Exchange-server via Internet. Det tar bort behovet av VPN och ger användarna flexibilitet att arbeta var som helst.

utvalda bilder: