Projektbedömning-Definition och steg

när en organisation vill hitta en lösning på ett visst affärsproblem och identifiera det bästa sättet att implementera den lösningen måste den planera och utveckla ett projekt som kan ge en effektiv handlingsplan för att ta itu med problemet genom att implementera lösningen.

denna organisation måste göra en bedömning av det potentiella projektet för att se till att projektet verkligen är effektivt eftersom det stöder rätt lösning och löser det nödvändiga problemet. I detta sammanhang fungerar projektbedömningshantering som den viktigaste processen för att analysera och godkänna projektet.

i den här artikeln kommer jag att skriva om projektbedömningsprocessen och dess viktigaste steg. Jag hoppas att min artikel hjälper dig att lära dig att utvärdera och utvärdera projekt. I slutet av artikeln ger jag en länk till projektbedömningsmallen, som är ett mer strukturerat sätt att förklara bedömningsprocessen.

Vad är projektbedömning? – Definition

innan vi pratar om definitionen av projektbedömning skulle jag vilja berätta en intressant historia från mitt liv. Här är den historien.

eftersom jag är en PMP och har en bred erfarenhet av att hantera olika typer av projekt undrade jag alltid hur min granne, som är lastbilschaufför och därmed inte har erfarenhet av projektbedömningshantering, kunde göra alla dessa “projekt” utan preliminär bedömning och analys av det ursprungliga konceptet, problemet och lösningen. Med “projekten” menar jag de aktiviteter som min granne gjorde när han byggde garaget i sin trädgård, renoverade köket, reparerade sin lastbil, till och med pratade med brevbäraren och så vidare. Mitt under var att den här personen inte har någon aning om projektbedömning och ledning men han kan göra framgångsrika “projekt”, även utan att förstå att det här är projekt.

en dag tog jag alla dessa tankar med mig och gick till min granne. Jag ville ta reda på hur han nådde framgång utan att använda projekt, bedöma eller vad som helst annat som jag kan betrakta som utvärderingsprocessen. När jag träffade honom i hans renoverade kök blev jag förvånad över att se att han skapade en preliminär plan för sitt nästa projekt: att köpa ny bil. Han satt vid det lilla köksbordet och skrev något på ett stort ark med någon tidning (“Daily News” om han var mer exakt). Jag gick nära bordet och såg många ord och meningar understrukna och korsade, med flera pilar och cirklar på pappersarket. “Vad gör du,” – det är vad jag frågade. “Förstår du inte? Jag försöker planera mitt nya köp. Kom ihåg den stora Mercedes jag visade dig förra månaden i Lastbilschaufförens tidning. Jag har bestämt mig för att köpa den. Och nu vill jag planera allt framåt, för att undvika misslyckande, du vet”.

jag satt vid bordet nära min granne och han berättade om sina planer. Jag fick reda på att han alltid gjorde en plan innan han gjorde något viktigt eller ovanligt för sitt dagliga liv, till exempel garagebyggnad eller köksrenovering. Han använde aldrig dokument och mallar utan bara ett blad av en tidning eftersom, som han sa med ett leende, “tidningar ljuger alltid men mina poster och planer kommer att göra verkligheten mer “realistisk” och pragmatisk” (jag kan fortfarande inte helt förstå vad han menade verkligen).

jag kommer inte att irritera dig genom att återberätta vår konvertering i den här texten. Jag vill bara fokusera dig på nyckeltanken bakom den här historien: ofta använder människor omedvetet metoder och tekniker för projektbedömning och utvärdering för att bestämma chanserna att lyckas med sina ansträngningar. Innan jag såg i grannens kök hur tidningar kunde användas för bedömningsprocessen trodde jag att endast formella dokument och papper var verktygen för att bedöma ett professionellt projekt. Men nu vet jag säkert att varje person kan göra en bedömning; det enda att komma ihåg är att varje typ av projekt kräver lämplig nivå av kunskap och kompetens för att skapa en bra projektbedömningsrapport. Och det är allt… låt oss ge definitionen av projektbedömning.

definiera projektbedömning

projektbedömning är en konsekvent process för att granska ett visst projekt och utvärdera dess innehåll för att godkänna eller avvisa detta projekt, genom att analysera problemet eller behöver åtgärdas av projektet, generera lösningsalternativ (alternativ) för att lösa problemet, välja det mest genomförbara alternativet, genomföra en genomförbarhetsanalys av det alternativet, Skapa lösningsdeklarationen och identifiera alla personer och organisationer som berörs av eller påverkas av projektet och dess förväntade resultat. Det är ett försök att motivera projektet genom analys, vilket är ett sätt att bestämma projektets genomförbarhet och kostnadseffektivitet.

att bedöma ett projekt innebär att utvärdera den föreslagna lösningen mot dess förmåga att lösa det identifierade problemet eller behovet. Vissa PM-metoder och guider (t.ex. PMBOK) betraktar den tekniska och finansiella projektbedömningen som en del av initierings-eller förplaneringsfasen. PRINCE2 föreslår att utveckla business case som är en form av projektformulering och bedömning. Metoden 123 (MPMM, som bygger på PMI-och PRINCE2-standarder) använder också business case för att förbereda ett föreslaget projekt för genomförbarhetsanalys och bedömning.

projektvärderingshantering är ett viktigt steg i alla projekt, oavsett dess natur, typ och storlek. Detta steg representerar den första punkten i förplanerings-eller initieringsfasen. Utan att ha bedömt ett projekt är det ekonomiskt och tekniskt orimligt att fortsätta med vidare planering och utveckling. Oavsett om du ska köpa en ny bil (t. ex. min grannes projekt), bygga en byggnad, förbättra en affärsprocess, uppdatera ett nätverkssystem, genomföra en marknadsföringskampanj, bygga ett garage eller något annat initiativ, bör du göra en preliminär bedömning och bedömning av ditt företag för att vara säker på att att du kommer att göra en nödvändig och nödvändig förändring av din miljö.

projektbedömning: viktiga steg

olika PM-metoder använder olika metoder och tekniker för att utveckla en projektbedömning. I min praktik använder vi någon metod som betraktar utvärderingsprocessen som en serie av 4 steg som har en rad delsteg och uppgifter. I den här checklistan kan du se hela hierarkin med detaljerna. Jag kommer att ge en översikt över stegen. Om du vill bli djupare, läs checklistan.

Steg #1. Konceptanalys

det första steget kräver att du (som projektbedömare eller analytiker) genomför en rad analyser för att bestämma konceptet för det framtida projektet och tillhandahålla Beslutspaketet för ledningen (projektsponsorer) för godkännande. Det betyder att du måste utföra problemlösningsanalysen som bestämmer problemet/behovet som ska åtgärdas och lösningen som ska användas för att hantera problemet. Lösningen ska analyseras med kostnadseffektivitet och genomförbarhet (olika projektbedömningsmetoder och tekniker kan användas). Du måste också identifiera intressenter (de personer och organisationer som är involverade i eller påverkas av problemet och/eller lösningen) och analysera deras behov (hur de relaterar till problemet och/eller lösningen). När allt kommer omkring måste du utveckla ett beslutspaket som innehåller problemförklaringen, lösningsförslaget, intressentlistan och finansieringsbegäran. Detta paket kommer sedan att skickas till sponsorn för godkännande (eller avslag). Om sponsorn godkänner projektkonceptet kan du gå vidare till nästa steg.

steg # 2. Concept Brief

i det här steget måste du utveckla en sammanfattning av projektkonceptet för att definiera mål, mål, bred omfattning, tidsperiod och beräknade kostnader. Alla dessa data kommer att användas för att utveckla konceptet kort. Du måste utveckla ett projektförklaringsdokument som anger projektets uppdrag, mål, mål och vision. Då kan du skapa en bred omfattning uttalande som anger gränserna, levererar annonskrav för din strävan. Slutligen gör du en preliminär schema mall som bestämmer en beräknad varaktighet för projektet, och sedan utveckla en kostnad projektion dokument baserat på kostnadsberäkningar och beräkningar.

steg # 3. Projektorganisation

du använder Konceptbriefen för att bestämma en organisationsstruktur för ditt projekt. Denna struktur bör utvecklas och förklaras i projektets organisationsschema. Dokumentet täcker sådana frågor som styrningsstruktur (roller och ansvar), lagkrav och sammansättning, genomförandestrategi, prestationsmått, annan information. Tanken bakom projektets organisationsschema är att skapa en visuell representation av roller, ansvar och deras relationer och vilka människor/organisationer som tilldelas vilka roller och uppgifter inom projektet.

steg # 4. Projektgodkännande

det sista steget kräver att du granskar alla tidigare steg och samlar dem i ett enda dokument som kallas projektbedömning. Detta dokument sammanfattar alla uppskattningar och utvärderingar som gjorts för att motivera projektkonceptet och verifiera att den föreslagna lösningen löser det identifierade problemet. De ekonomiska, kostnadseffektiva och genomförbarhetsanalyserna kommer att fungera som metoder för projektbedömning för att godkänna projektet. Dokumentet ska skickas till snooper-intressenterna (kunden, sponsorn) för granskning och godkännande. Om bedömningen godkänns, går projektet till nästa fas, planeringen.

typer av projektbedömning

projektbedömning använder följande två huvudtyper:

• resultatorienterad bedömning
• finansiella bedömningar (kostnads – / nyttoanalys)

1. Resultatorientering

det görs i början av ett projekt innan några pengar eller andra materialkostnader uppstår.

resultatorientering projektbedömning fokuserar på att identifiera och förutsäga risker och deras inverkan på att leverera de resultat som planerades för i projektplanen och kontraktet. Denna typ av bedömning innefattar identifiering av risker baserat på projektledningsprocesser som att initiera processer, planeringsprocess, exekvera process och styra process.

resultatorientering projektbedömning fokuserar också på anpassningen av faktiska och prognostiserade resultat och se till att de alla överensstämmer med projektets mål och mål.

2. Finansiell bedömning (kostnads-nyttoanalys)

denna typ av projektbedömning görs för att bedöma om en finansieringsbegäran (eller en investering som gjorts) kan motiveras av förutsagda besparingar eller intäkter efter det att den har slutförts.

kostnadsnyttoanalys är ett planeringsverktyg som hjälper dig att avgöra om en investering har en tillfredsställande avkastning för din organisation. Den jämför investeringen eller förändringen med dess alternativ enligt ett eller flera kriterier som kostnader, tekniska faktorer, tjänster, resursutnyttjande etc.

kostnads – / nyttoanalys beaktar alla resurser som investerats i ett projekt och jämförs med de förväntade fördelarna. Fördelarna med ett projekt mäts vanligtvis genom att jämföra de kostnader som skulle ha uppstått om ett projekt inte genomfördes.

enligt denna metod accepteras projekt som visar en balans mellan fördelar och kostnader, de med överskott av kostnader över fördelar avvisas och de som visar överskott av fördelar över kostnader skjuts upp för vidare övervägande.

i praktiken använder vissa organisationer ett annat tillvägagångssätt där projekt med beräknade nytta / kostnad-förhållanden som är större än en accepteras, de med förhållanden mellan noll och en som gränsfall för vidare övervägande och de under noll som avslag innan ytterligare investeringar i planer eller arbete med planer görs.