Slutanvändarutbildning-allt du behöver för att göra det rätt 2021

Vad är det första som får dig att känna dig som hemma när du går någonstans ny?

man kan säga tröst, fred, kärlek.

men vi tror att det är information.

människor är programmerade att undra och lära sig. Läser du inte den här artikeln för att lära dig något nytt?

skulle du hålla dig till artikeln om den inte uppfyllde dina behov? Eller skulle du känna att du har slösat bort din tid?

oavsett om de är anställda eller kunder, känner dina slutanvändare bara samma sak om du inte ombord dem ordentligt.

för det mesta vet de inte ens vad de borde veta – inte alla detaljer åtminstone. Så när det finns en uppdatering, eller när någon ny kommer in, är det viktigt att träna dem ordentligt och smidigt.

i den här artikeln ska jag prata om :

• hur man utför användarutbildning
• Användarutbildningsexempel
• Top Business Training Software

innan allt detta, låt oss först se:

Vad är Slutanvändarutbildning?

Slutanvändarutbildning är att se till att målgruppen (mestadels anställda) är synkroniserad med företaget och dess behov. Slutanvändarutbildning kan genomföras på olika sätt, men det vanligaste sättet 2021 är att använda interaktiv vägledning på skärmen eller motsvarande inlärningsmetod.

som du kan gissa kan slutanvändarutbildning ske nästan när som helst på arbetstagarens eller användarens resa.

onboarding av anställda och Onboarding av användare är de vanligaste exemplen där Slutanvändarutbildning oftast krävs.

så i en värld där onboarding på distans blir det nya bästa att göra, blir praktiskt taget utbildning av slutanvändare allt viktigare.

här är varför:

Varför är slutanvändarutbildning viktigt?

skulle du anställa en författare som inte vet hur man skriver?

eller skulle du ha en mekaniker som aldrig har sett en bil i sitt liv?

detsamma gäller för slutanvändarutbildning. Slutanvändarutbildning är viktigt eftersom:

1. utbildning slutanvändare förbättrar den totala produktiviteten för dina anställda/användare. Eftersom alla slutanvändare arbetar synkroniserat ökar produktivitetsgraden snabbare.
2. slutanvändarutbildning ger mervärde till din organisation som helhet. Alla användare som är synkroniserade hjälper dig att bygga en bättre profil och få resultat lättare.
3. Slutanvändarutbildning förbättrar noggrannhetsnivåerna. Eftersom alla slutanvändare är välutbildade, ger de värde snabbare, vilket gynnar både dig och dem. Således tenderar noggrannhetsnivåerna att förbättras snabbare.

typer av användarutbildning

även om det finns många olika sätt att träna användare, kan vi sammanfatta dem under 3 huvudkategorier:

självinstruktionsutbildning sauc

denna metod kan känna att du lämnar användaren ensam strandsatt, för att förstå produkten för sig själva.

och du skulle vara exakt rätt!

den här metoden är den minst framgångsrika i användarutbildning helt enkelt för att den inte hjälper till att säkerställa användarnas framgång eftersom det kräver att de aktivt lär sig istället för att du hjälper dem.

ansikts-till-ansikte-träning bisexuell

inte lika hård som självbetjäningsmetoden kräver träningsmetoden ansikte mot ansikte mycket tid. Slutanvändaren utbildas med en instruktör, och det enda syftet med att en person blir att utbilda slutanvändare.

automatiserad online-utbildning (virtuell) IX

online-slutanvändarutbildning är bland annat den mest trendiga eftersom det inte nödvändigtvis kräver att en person instruerar alla slutanvändare en efter en.

virtuell träning kan enkelt göras genom att anta en online träningsprodukt.

hur man genomför användarutbildning på rätt sätt (5 Viktiga steg)

naturligtvis finns det många steg som du och dina slutanvändare bör ta för att få fullständig utbildning.

så låt oss samla alla dessa steg under 5 huvudkategorier:

1-lista ut varför dina slutanvändare behöver utbildas

Tja, du vet att slutanvändarna behöver ny information, men varför behöver de det?

är du:

• introducerar något helt nytt,
• går igenom förändringar,
• eller tränar nya människor?

varje anledning kan behöva olika eller lite olika tillvägagångssätt för att få bästa resultat.

• om du introducerar något helt nytt för befintliga slutanvändare behöver du inte bry dig om att introducera alla detaljer i ditt företag. Du kan bara fokusera på den nya aspekten.
  för att enkelt introducera en ny funktion eller plattform för befintliga användare kan du använda ett resurscenter för att informera dem om förändringen och träna dem med en checklista som utlöser interaktiva funktionsgenomgångar för den enklaste virtuella slutanvändarupplevelsen.

• om du går igenom en förändringsperiod måste du själv veta om förändringshantering och utbilda slutanvändarna i enlighet därmed. Detta är precis vad RAM gjorde med deras IT-systembyte.

om du tränar nya slutanvändare måste du följa en längre väg, eftersom det finns mycket att lära. Först bör du introducera grunderna med ett meddelande i appen, då ska du gå runt dem med ett interaktivt genomgång, och du bör ge dem ytterligare hjälp med en checklista eller ett hjälpcenter.

2-Gör en lista över vad slutanvändaren behöver

dykning rakt i praktiken utan en plan brukar bli en börda, eller hur?

för att undvika det, lista ut vad dina slutanvändare behöver ha och lära sig.

när det gäller materiella nödvändigheter:

• har de tillgång till alla plattformar?
• har de nödvändiga kontona redo?
• är deras dokument redo?
• är deras utrustning redo?
• är deras träningsprogram redo att utföras?

och något specifikt för ditt företag.

också, lista ut vad du bör inkludera i utbildningen:

• förklaras alla funktioner?
• fungerar alla virtuella verktyg?
• har de framstegsfält där de kan kontrollera deras framsteg?
• vet de vad som kommer nästa i framstegen?
• har de tillgång till ytterligare hjälp?

3- Se till att träningsprogrammet är detaljerat

detaljer är det som gör något perfekt, säger de.

det är mest för mode men ändå är detaljer Det som gör slutanvändarträning perfekt.

till exempel tränar jag dig om hur du tränar slutanvändare med den här artikeln, eller hur?

skulle du känna dig nöjd om jag bara gav dig rubrikerna och lät dig räkna ut resten själv?

sätt dig själv i en ny slutanvändares position, vad skulle du behöva veta? Vad skulle vara en överbelastning?

precis som när du startar en produkt, be folk att testa träningsprocessen och ge feedback innan du sätter den i process.

du kan också anställa människor för att hjälpa dig att skapa bästa möjliga utbildning.

• om du introducerar något nytt eller om du välkomnar någon ny kan du få hjälp av en onboarding specialist.
• om du går igenom förändringar kan du få hjälp av en förändringshanteringsspecialist.
• eller helt enkelt, Du kan få en 3: e parts verktyg som kan göra både för dig.

4- Låt slutanvändaren veta hur man får ytterligare hjälp

att inte ange vad man ska göra när det finns ett problem kan vara det vanligaste misstaget när man tränar slutanvändare.

det är inte lätt att ta reda på vem eller när man ska kontakta om en slutanvändare behöver hjälp.

att sätta en” ytterligare hjälp ” – knapp är ganska lättare, och det gör dig också mer tillförlitlig.

5- Be om Feedback i slutet av processen

precis som alla andra processer kan en träningsprocess inte nå sin nirvana om du inte samlar in feedback från dina slutanvändare om deras erfarenheter.

• hade de problem med att få träningen?
• hade de några problem under träningen?
• kan de slutföra processen enkelt?
• var allt tydligt förklarat?
• finns det något som kan förbättras?
• hur skulle de Betygsätta processen på en skala från 10?

att värdera slutanvändarens röst kommer inte bara att få dem att känna sig säkra men kommer också att göra dig mer trovärdig.

Användarutbildningsexempel – hur RAM lyckades med ny mjukvaruimplementering

RAM är en kurir som tillhandahåller service, baserad i Sydafrika.

företaget grundades 1988 och genomgick många förändringar. En av dessa förändringar var att anpassa sig till den moderna världen och migrera till en modern IT-tjänst.

därför behövde företaget en lösning för att utbilda alla sina +1000 anställda. Som du kanske gissar var det nästan omöjligt för företaget att träna dem alla ansikte mot ansikte. Att låta dem lära sig systemet var inte ett val, eftersom det kan orsaka kaos.
inte alla är en mastermind när det gäller IT-saker.

därför antog RAM en användarbaserad programvara, UserGuiding, för att göra jobbet för dem.

vi använder UserGuiding för att vägleda användare (interna och externa) runt vår nya plattform, ge dem hjälp/vägledning medan de utför sina dagliga uppgifter, träna dem och certifiera dem när de har slutfört vissa guider och praktiska erfarenheter.

Steven Friedman, deras Chief Information Officer

RAM använde nästan alla nödvändiga funktioner för att se till att slutanvändarna är ordentligt utbildade.

de inkluderade:

• en interaktiv guide,

• checklistor,

• verktygstips,

• och ytterligare hjälpalternativ.

Top Business Training Software i 2021

för att praktiskt taget träna dina slutanvändare enkelt, kommer dessa 4-programvara att vara dina nummer ett hjälpare.

1. UserGuiding
2. WalkMe
3. Iorad
4. Dokit

låt oss börja med vår första produkt:

UserGuiding

UserGuiding är all-i ett-lösning för slutanvändarutbildning, driftsvägledning och användarsupport. Genom ett lättanvänt gränssnitt, kan de följa fördefinierade vägar eller händelser med bara ett klick eller tryck.

höjdpunkten i UserGuiding är att det är mycket kundorienterad: oavsett om du är en tjänsteleverantör eller slutanvändare kan du vägleda dina användare genom de mest komplexa processerna på ett begripligt och enkelt sätt med Användarguide.

funktionerna i denna produkt är:

• skapa en sökväg för någon programvara/webbplats utan kodning krävs
• skapa en fördefinierad rutt
• samla in data från varje steg
• inklusive videor
• skapa handlingsbara interaktiva checklistor
• resurscentra
• NPS-undersökningar

userguiding är också ett av de mest prisvärda verktygen som erbjuder alla viktiga funktioner när det gäller slutanvändarutbildning.

oavsett om du vill träna dina slutanvändare eller förenkla deras arbete: UserGuiding är rätt val för dig.

WalkMe

låt oss nu ta en titt på WalkMe. De är ett företag som specialiserat sig på digitala genomgångar och användarvägledning.

deras produkter kan användas för att vägleda användare via en webbplats eller mjukvarulösning, samt för att förbättra användbarheten av dina nuvarande applikationer.

WalkMe låter dig anpassa dina digitala genomgångar, vilket ger dig lätthet att se hur mycket användare som guidas under hela resan.

ändå är produkten inte lätt att installera alls. För att kunna använda WalkMe måste du ha teknisk kunskap eller en reservutvecklare.

WalkMe kräver också en enorm budget. Det är ett av de dyraste verktygen, jämfört med konkurrenterna, även om det har liknande funktioner med Användarguide.

iorad

iorad är ett program som låter dig bygga steg-för-steg-handledning när du går igenom processen.

du kan spela in både video och ljud, såväl som din skärm, med Iorad. Om det behövs kan du också ge beskrivningar och rubriker för varje åtgärd, samt en introduktion och en bilaga. Iorad låter dig också markera eller suddiga områden på skärmen för att göra handledningen mer exakt.

om du bara vill ha det för personligt bruk är Iorad ett bra verktyg; annars är priserna för mycket för en produkt med endast en användning.

enkelt sagt, iorad fungerar som en demonstration hjälpcenter, men det är inte gratis.

Dokit

Dokit är en produkt som erbjuder att skapa interaktiva handledning och skriva ut dem som redigerbara PDF-filer. Det är ett verktyg för att skapa enkla, lättanvända och effektiva genomgångar.

för oss är Dokit väldigt intuitivt: det har en miljö som gör att du enkelt kan hantera dina projekt och hur de ser ut.

Vad gör Dokit annorlunda än resten?

det är väldigt enkelt att lägga till videor och bilder samt anteckningar. Denna programvara erbjuder det mest intuitiva gränssnittet, vilket gör det enkelt att användas av någon.

Dokits pris är en av dess huvudfunktioner: det låter dig skapa enkla tutorials under 5 per månad.

slutsats

slutanvändare, oavsett om anställda eller användare är det som ger värde till ditt företag. Och det som gör slutanvändarna mer kvalificerade är bra slutanvändarutbildning.

du kan behöva slutanvändarutbildning för att anställa nya anställda, eller du kan gå igenom en förändringsperiod.

så viktigt som det är, bör slutanvändarens träningsperiod inte vara en börda. Det finns verktyg som hjälper dig som är både enkla att använda och prisvärda, till exempel Användarguide.

Vanliga frågor:

varför utbildar du anställda?

anställda och slutanvändare bör utbildas för att få en korrekt och stabil tillväxt inom ett företag. Även de bästa medarbetarna skulle inte kunna fungera ordentligt om de inte var anpassade till företagets system och krav.

vad ingår i en träningsplan?

att anpassa medarbetaren till företagets värderingar, ombord på dem på de vanliga plattformarna och introducera företagets metoder är de tre viktigaste sakerna som ett företag bör inkludera i en slutanvändarutbildningsplan.