Steg som är involverade i personalplanering / bemanning / ledning

följande punkter belyser de fem huvudstegen som är involverade i arbetskraftplanering. Stegen är: 1. Jobbanalys 2. Skill Inventering 3. Personalprognoser 4. Sysselsättningsplan 5. Utbildning och utveckling av personal.

Steg # 1. Jobbanalys:

alla personalplaneringsprogram är kunskap om befintliga jobb i organisationen. Informationen behövs för att utveckla anställningsplaner, för att välja och utbilda anställda, för att ge lämplig ersättning och för att utveckla giltiga prestationsbedömningar. Jobbanalys ger denna information.

det är identifieringen av de specifika aktiviteter som ska utföras i ett jobb och personens egenskaper, arbetssituationen och de material eller utrustning som krävs för att utföra jobbet effektivt. Jobbanalys är det förfarande genom vilket fakta med avseende på varje jobb säkras, organiseras och kombineras.

jobbanalys kan definieras som en process för att upptäcka och identifiera framträdande information om arten av ett visst jobb. Det är bestämningen av uppgifter som omfattar jobbet och de färdigheter, kunskaper, förmågor och ansvar som krävs av arbetstagaren för att jobbet ska lyckas. Det handlar i huvudsak om datainsamling och sedan analysera data.

jobbanalys:

huvudsyftet med denna analys är att beskriva och definiera skillnaden mellan olika jobb i organisationen och deras relationer.

det ger analytikern grundläggande uppgifter om specifika jobb när det gäller uppgifter, ansvar, färdigheter, kunskaper etc. För att citera William Spriegel, “jobbanalys är processen att kritiskt utvärdera verksamheten, arbetsuppgifterna och förhållandet mellan jobbet”.

Edwin Flippo. “Jobbanalys är processen att studera och samla in information om driften och ansvaret för ett visst jobb.”

jobbanalys syftar i grunden till att ge information om sju huvudområden:

(i) Jobbidentifiering:

titeln på jobbet.

(ii) typ av jobbet:

detta inkluderar egenskaperna hos jobbet, dess plats, fysisk inställning, övervakning etc.

(iii) operationer som är involverade i att utföra jobbet:

vad arbetstagaren gör, specifika operationer och uppgifter som utgör uppdraget, deras relativa tidpunkt och betydelse, enkelhet, rutin eller komplexitet i uppgifterna.

(iv) material och utrustning som ska användas för att utföra jobbet.

(v) personliga attribut som krävs för att göra jobbet. Detta är relaterat till utbildning, träning, fysisk styrka, mentala förmågor.

(vi) hur jobbet utförs.

(vii) förhållande till andra jobb.

(viii) andra som möjligheter till avancemang, mönster för befordran, relation till andra jobb i organisationen.

de tre omedelbara resultaten till jobbanalys är:

(a) arbetsbeskrivning

(b) jobbspecifikation

(C) jobb utvärdering.

(a) arbetsbeskrivning:

det är en organiserad saklig redogörelse för jobbinnehåll i form av uppgifter och ansvar för ett visst jobb. Detta ska förberedas innan en ledig tjänst annonseras. Det betonar arbetskraven. Dokumentet är beskrivande och utgör ett register över jobbfakta på ett organiserat sätt. Jobbanalytikern är att förbereda dokumentet på ett objektivt sätt efter att ha fått rapporter från anställda på olika nivåer som arbetare, förmän och id-handledare.

innehållet i arbetsbeskrivningen är:

befattning, plats, jobb sammanfattning, arbetsuppgifter som ska utföras, maskiner, verktyg och material, Relation till andra jobb, typ av tillsyn och arbetsmiljö.

(b) jobbspecifikation:

detta är ett dokument som anger de minsta acceptabla mänskliga kvaliteterna som krävs för att utföra en jobbegenskap. Det anger krav som söks hos en person som ska väljas eller utses för att utföra jobbet.

det är en mätstång av personal och den kombinerar de egenskaper som krävs för acceptabelt utförande av ett jobb som formell utbildning, psykologisk inställning, fysiska mätningar etc. Bedömningen av dessa egenskaper registreras på jobbspecifikationsdokumentet. Detta kan innebära ett element av subjektivitet. Den korrekta bedömningen av dessa egenskaper beror på många människors värderingsbedömningar.

(c) jobb utvärdering:

det är en analytisk och systematisk metod för att bestämma lönesatser för jobb. Det är ett försök att bestämma och jämföra de krav som den normala prestationen av vissa jobb gör i genomsnitt arbetare, utan att ta hänsyn till arbetstagarnas individuella förmåga att utföra. Det är uppgiften att bestämma kraven när det gäller ansträngningar och förmåga som det normala utförandet av ett jobb gör på en normal arbetare.

Dale Yoder definierar jobbutvärdering, “som en praxis som syftar till att ge en grad av objektivitet vid mätning av det jämförande värdet av jobb inom en organisation och bland organisationer.”

syftet med jobbutvärderingen är att mäta det relativa värdet av olika jobb i organisationen. Det betygsätter jobbet och inte mannen. När värdet av jobbet bestäms, är det lätt att bestämma och fastställa löne-eller lönenivå som kommer att vara rättvis och körbar.

så jobbutvärdering gör tre saker:

(i) det ger standarder som gör det möjligt för ett företag att agera enhetligt i alla frågor som rör lön och löneadministration.

(ii) Det ger en ordnad hantering av alla jobb i företaget när det gäller deras bidrag.

(iii) det tar hänsyn till marknadsräntorna genom att jämföra gemenskapens lönenivå med organisationsnivån.

så det underlättar ledningen för att utveckla en rationell och konsekvent löne-och lönestruktur. Det ger också kriterierna för fastställande av löner och löner. Det tenderar att eliminera löneskillnader inom organisationen. Hjälper till med korrekt urval och rekrytering av anställda.

Jobbutvärdering innebär utvärdering av olika jobb när det gäller vissa faktorer.

normalt är de viktiga faktorerna som ska beaktas för arbetsutvärdering:

i. mentala och manuella färdigheter,

ii. erfarenhet,

iii. ansträngningar och initiativ,

iv. ansvar som ska vidtas,

v. arbetsmiljö och

vi. övervakning behövs.

det finns ingen standardklassificering av faktorer som ska beaktas för arbetsutvärdering. Listan över faktorer som ska antas för utvärdering beror på vilken typ av jobb som ska utvärderas.

det finns fyra grundläggande metoder för att bestämma värdet av jobb.

de är:

(a) Rankningsmetod

(b) jobbgraderingsmetod

(c) Faktorjämförelsemetod

(D) Punktmetod.

(a) Rankningsmetod:

i denna metod utarbetas listan över jobb i storleksordning som börjar med det viktigaste jobbet till det minst viktiga jobbet på kontoret. Betydelsen bestäms utifrån faktorer som diskuterats ovan. Denna metod är lämplig för små organisationer.

(b) Arbetsklassificeringsmetod:

annan namnklassificeringsmetod. Jobbklassificering syftar till att bestämma betyget för varje jobb. Jobben klassificeras på grundval av förutbestämda nivåer av färdigheter som krävs för varje klass av jobb. För varje klass eller klass finns en annan löneskala. Det är en användbar metod för jobbutvärdering. Men den största svårigheten uppstår i att definiera de olika betygen.

(c) faktorer jämförelse metod:

i denna metod ett antal faktorer som mentala krav, fysiska krav, ansvar och arbetsförhållanden utgör grunden för utvärderingen. Dessa faktorer är listade på ett ark i kolumnform. Lönen för varje nyckeljobb fördelas på olika faktorer som är relaterade till varje jobb. Varje nyckeljobb utvärderas med avseende på var och en av de givna faktorerna och anges i faktorkolumnen mot lämpligt lönindex. Lönekomponenterna för varje faktor läggs till för att få lämplig lönenivå för varje nyckeljobb. Jobben rankas i förhållande till rangordning av jobb.

(D) Punktmetod:

i denna metod görs en kvantitativ utvärdering av olika jobb i termer av olika faktorer. Varje arbetsfaktor som beaktas tilldelas maximala poängvärden. Varje jobb tilldelas poäng för var och en av faktorerna. Den lämpliga lönenivån för varje jobb fastställs på grundval av de totala poäng som görs av den.

steg # 2. Kompetensinventering:

varje organisation måste vara medveten om sin personalpotential inom organisationen för sin långsiktiga framgång. Organisationen ska vidta systematiska åtgärder för att säkerställa att reservoaren av talang måste vara kontinuerlig inom organisationen.

för detta ändamål är ledningen att känna till inventeringen av arbetskraftsresurser, utveckla och utvärdera sina chefer, utarbeta förvaltningsplaner och beräkna de ersättningar som kommer att behövas på grund av pensionering och andra orsaker.

Skill inventering behövs för att förstå vilken typ av rekrytering och utvecklingsproblem. Ledningen måste försöka utveckla i förväg begåvade medarbetare för att uppta ledande befattningar i framtiden.

steg # 3. Personalprognoser:

annat namn Manpower prognoser. Det handlar om två aspekter.

de är:

(a) arbetsbelastningsanalys

(b) arbetskraftsanalys.

(a) Arbetsbelastningsanalys:

Arbetsbelastningsanalys används för att bestämma hur många anställda av olika slag som krävs för att uppnå produktionsmål. På samma sätt görs planer av varje del av organisationen om hur mycket arbete som ska utföras under det kommande året. Det är nödvändigt att bestämma arbetsbelastningen i vissa konkreta enheter så att den kan översättas till arbetstimmar som krävs per enhet. Denna arbetsbelastningsanalys är lämplig för kortsiktiga prognoser av man-effektbehov.

(b) Arbetskraftsanalys:

detta är användbart för långsiktiga prognoser av man-effektbehov. Denna analys fokuserar på arbetskraftens förmåga och dess problem. Detta kommer att underlätta att veta styrka och svaghet i organisationen. Fokus ligger mer på problemsidan av arbetskraften med syfte att förbättra prestanda. Arbetskraftens största problem är frånvaro och arbetskraftsomsättning.

frånvaro innebär att arbetstagaren inte rapporterar för tjänst. Överdriven frånvaro innebär en betydande förlust för företaget eftersom det påverkar arbetsscheman och resulterar i förseningar.

för att slutföra arbetet i tid ska detta begränsas. Arbetskraftsomsättning: förhållandet mellan antalet personer som ansluter sig till organisationen och lämnar på grund av avgång, pension eller avsked till det genomsnittliga antalet på lönelistan. Ledningen är att kontrollera den höga arbetskraftsomsättningen genom att minska de undvikbara orsakerna till omsättningen.

steg # 4. Sysselsättningsplan:

detta avser behovet av att förbereda program för rekrytering, urval, utbildning, överföring och befordran att personalbehov av olika avdelningar i organisationen är uppfyllda.

Steg # 5. Utbildning och utveckling av personal:

utarbetandet av kompetensinventering hjälper till att identifiera organisationens utbildnings-och utvecklingsbehov. Utbildning för att lära sig nya färdigheter och för att uppdatera minnet är nödvändigt inte bara för nya anställda utan också för gamla anställda. Verkställande utvecklingsprogram måste utformas för utveckling av ledande personal.