styrningsstruktur och styrgrupp i Projektledning

en styrgrupp (ibland kallad “projektstyrningsgrupp”) är en grupp människor som ansvarar för övervakning, drift och leverans av projekt, program och portföljer. De klargör beslut om hur den överenskomna omfattningen av arbetet kan uppfyllas.

styrgrupper övervakar leveransprocessen och fastställer projektstyrningspolicyer och rutiner för att hjälpa projektgrupper att se till att projekten håller sig på rätt spår och levererar önskade resultat. Det förenar skillnader och motstridiga frågor i intressenternas roller och ansvar och säkerställer att alla resultat är av kvalitet och uppfyller det överenskomna tillämpningsområdet. Ett projektstyrningsutskott är effektivt när det säkerställer en snabb och effektiv leverans av tillfredsställande resultat.

i den här artikeln definierar vi termen “styrgrupp” för projektledning och beskriver vilka roller och komponenter som vanligtvis är involverade i projektstyrningsstrukturer.

Vad är en styrgrupp i Projektledning?

en projektstyrningsgrupp (aka “projektstyrelsen”) är en ledande beslutande myndighet inom projektstyrningsstrukturen som består av toppledare och ledare som tillhandahåller, granskar och övervakar den strategiska inriktningen och policyvägledningen till projektgruppen och andra intressenter. Projektutskottet ger också rekommendationer om leveransmetoder och deltar i diskussionen om allmänna strategier och möjligheter till planering och genomförande.

vanligtvis är seniora intressenter och högnivårepresentanter för projektkunder medlemmar i en projektstyrningsgrupp. Inom ramen för projektstyrning är utskottets medlemmar strategiskt placerade för att effektivt främja målen för sina respektive organisationer. Mångfald kommer vanligtvis att göra projektledningen flexibel och förbättra beslutsfattandet.

Vem kan vara medlemmar i ett projektstyrningsutskott:

• Projektledare
• projektsponsor
• projektägare
• affärsanalytiker
• kundrepresentanter

styrgruppens medlemmars ansvar:

• strategisk planering och granskning
• verifiera ändringar i Business Case-dokumentet
• godkänna Projektstadgan för noggrannhet och efterlevnad av Business Case.
• övervaka och kontrollera projektet
• hantera förhållandet och konflikterna mellan leveransgruppen och andra projektintressenter
• definiera policyer och procedurer relaterade till projektleverans
• rekommendera justeringar av resurser och deras fördelning

projektcharter checklista

grunden för en styrgrupp läggs i allmänhet av ledande befattningshavare eller andra beslutsfattare inom en organisation. Ofta kommer detta att vara en representant från organisationen som har bidragit till den ursprungliga projektvisionen som kommer att leda Utskottet.

Vad är en Projektstyrningsstruktur?

en projektstyrningsstruktur är en ram för auktoritet och ansvarighet som bestämmer hur intressenterna i ett projekt ska fatta, kommunicera och genomföra strategiska beslut och lösa problem som uppstår under projektets livscykel.

effektiva projektstyrningsstrukturer hjälper projektledare att balansera motstridiga frågor och fatta välgrundade beslut. Dessa strukturer identifierar kommunikationslinjer, beslutsrättigheter och rapporteringsrelationer för de personer som godkänner begäran om ändringar i projektets omfattning, budget eller schema. Det finns tre typer av styrningsstruktur som används i projekt och program: centraliserad, distribuerad eller hybrid. Följande avsnitt beskriver dem vidare.

3 Projektstyrningsmodeller

1. Centraliserad

en centraliserad styrningsstruktur flödar alla beslut ner från styrgruppen till projektgruppen och intressenter, och i vissa fall också i motsatt riktning. Denna typ av styrning är mycket vanligt i stora projekt, där det finns lite tid för samordning och informationsutbyte mellan utskotten.

en annan anledning till att anta en centraliserad styrningsstruktur är att den ger konsekvent riktning under hela projektets livscykel. Det säkerställer att projektet är på rätt spår och följer den överenskomna omfattningen av arbetet. Ett annat plus är att det förenklar kommunikationen och minskar kostnader och risker.

3. Distribuerad

i motsats till centraliserad styrning håller distribuerade styrningsstrukturer beslutsmyndigheten spridd bland alla berörda parter. Detta möjliggör större flexibilitet i projektbeslut samtidigt som ansvarsskyldigheten bibehålls.

i en distribuerad styrningsstruktur hålls beslutande myndighet i projektgruppens händer, med regelbundna granskningar utförda av styrgruppen. I ett distribuerat styrningssystem finns inga hinder för förändringar i omfattning eller budget.

3. Hybrid

en hybridstyrningsstruktur blandar de positiva elementen i centraliserade och distribuerade modeller. Styrgruppen för en hybridmodell fungerar som en intern styrgrupp; den stöds dock av en extern rådgivande grupp (eller panel).

hybridstrukturen används oftast i komplexa, flerfasprojekt som kräver centralt strategiskt beslutsfattande i senare faser av projektet. Huvudmålet för denna typ av styrning är att dra nytta av de bästa egenskaperna från andra typer samtidigt som man undviker allvarliga brister.

kritisk sökväg i Projektledning-Definition, metod, MS Excel exempel

6 Vanliga frågor och svar

här nedan ger vi dig svar på några av de vanligaste frågorna om ämnet.

1. Varför skapa en styrgrupp i projekt?

styrgrupper bildas för att göra det möjligt för projektledaren att kommunicera mer effektivt med viktiga intressenter och för att få mer aktuell och korrekt information om leveransprocessen än vad som uppnås i en traditionell top-down projektledningsstruktur.

2. Vad är den ideala storleken på projektstyrningsgruppen?

den ideala storleken på en styrgrupp för ett projekt är mellan 8-15 medlemmar, men det rekommenderas att storleken på Utskottet för något projekt inte ska vara mer än 10 personer.

3. Vad är styrgruppens möte?

styrgruppsmötet är ett regelbundet forumevenemang genom vilket projektledaren kommunicerar med de viktigaste intressenterna för att granska arbetets framsteg, scheman, utgifter etc., och att fördela ansvar bland teammedlemmarna.

4. Vad är syftet med ett projektstyrningsramverk?

en projektstyrningsstruktur behövs av två huvudskäl: (1) för att säkerställa att projekt levererar acceptabla resultat enligt tidtabell och (2) för att skydda sponsorer från risker som är förknippade med de tre stegen i alla projekt – planering, leverans och stängning.

5. Vad ska vara sammansättningen av en projektstyrningsgrupp?

sammansättningen av en styrgrupp kommer att variera beroende på typ av projekt, och det skulle baseras på följande:

• projektsponsor: detta är projektets ägare och ansvarar för att få åtaganden från sponsorer för att finansiera och genomföra projekt.
• Projektledare: projektledaren ansvarar för att genomföra de mål och visioner som sponsorn kommunicerat till handlingsbara uppgifter som kan slutföras i tid och inom budget.
• Projektportföljchef: den här personen ansvarar för att utvärdera kapitalprojekt mot deras förmåga att leverera affärsvärde. Han / hon ska kunna förstå affärsdrivarna för kapitalprojekt, fatta lämpliga avvägningsbeslut mellan projekt och acceptera eller avvisa nya projekt baserat på deras passform i portföljen. Denna roll är också ansvarig för att kommunicera strategiska prioriteringar till sponsorn och projektledaren.

6. Någon skillnad mellan projektstyrningsstruktur och projektledningskontor?

det finns ingen uppenbar skillnad mellan de två. Den förra har dock många betydelser. Det är mer troligt att den här artikeln beskriver vilken projektstyrningsstruktur som är och vad den kan användas till. Läs mer om PMO.