Vad Är Document Assembly?

jag frågade deltagarna på min Idaho State Bar prata om deras användning av dokumentmonteringsprodukter. Mycket få händer gick upp. Om du inte använder en dokumentmonteringsprodukt är du inte ensam.

vad är document assembly? Det är fancy fill-in-the-blank programvara. Det låter dig skapa en mall och fylla i variablerna med informationen för en specifik klient. Det är verkligen praktiskt för att producera rutindokument som du måste producera hundratals eller tusentals gånger genom åren.

programvaran är sofistikerad. Det kan göra saker som att fixa “barn” och “barn” baserat på hur många barn festerna råkar ha. Det guidar dig genom att samla in nödvändig information och vet att hoppa över frågor som inte är relevanta. Till exempel, om du svarar “ingen” på frågan om hur många barn parterna har, det kommer inte att ställa frågor om barnbidrag, vårdnad, etc. Det vet att fixa saker som” honom “och” henne”, och det är bara toppen av isberget.

Document assembly software är praktiskt även om du kör en liten praxis med ett begränsat antal klienter. Du behöver inte använda det för varje dokument eller ens för varje del av ett dokument. Vissa advokater använder det-i början, åtminstone-för att skapa domstolstexter och signaturblock. Senare tar de det till nästa nivå och lägger till olika bestämmelser i processen. De bygger ett steg i taget till ett fullständigt frågeformulär som leder till att ett helt dokument fylls i.

vissa dokumentmonteringssystem gör det enkelt att börja små och växa. Andra kräver ett mer omfattande tillvägagångssätt för systemdesign och kräver i huvudsak att du tänker igenom hela arbetsflödet innan du hoppar in i det första dokumentet. Vi har bosatt oss på Pathagoras. Det är tätt integrerat med Microsoft Word, och det gör det enkelt för oss att ta ett stegvis tillvägagångssätt för att lägga till bestämmelser och dokument i vårt system. Det är inte perfekt, men det är en fungerande lösning.

vi har använt dokumentmonteringsprodukter i flera år. Vi började med HotDocs (som försvann under en tid och nyligen har gjort en stark comeback) och GhostFill (som lämnade den lagliga marknaden). Pathagoras är enklare och mindre sofistikerad än några av de andra produkterna, men det fungerar för vår strategi. Det är viktigt för dig att hitta något som du ska använda snarare än att köpa något och lägga bort det för senare (som aldrig kommer).

Jag är fascinerad av ContractExpress( titta på intervjun), men jag har inte provat det ännu. Det är ett molnbaserat system och ser bra ut. Vanligtvis har stora företag varit målanvändarna för ContractExpress; först nyligen har programvaran fokuserat på små och medelstora företags behov. Jag gillar verkligen tanken på att hyra programvaran och låta den leva på någon annans server.

DirectLaw är en annan banbrytande produkt värd din uppmärksamhet. Det tar dokumentmontering till nästa nivå och gör att du kan montera dokumenten och sälja dem via sitt system direkt till kunder.

verkligheten i våra liv är att vi skapar massor av dokument. Rakning sekunder eller till och med många minuter av den tid det tar att skapa dessa dokument kan ha en dramatisk inverkan på vår bottenlinje. Dokumentmonteringssystem är mycket, mycket effektivare än att jaga efter en “go by” – form och klippa och klistra in. Document assembly hjälper dig att standardisera din inställning till dokument och ser till att hela ditt företag arbetar från samma kunskapsbas. När du förbättrar dina avtal och andra former förbättrar du dem för hela teamet.

ta en titt på webbplatserna för de olika dokumentmonteringsprodukterna och utvärdera dem. Många av dem erbjuder någon form av gratis provperiod. Om du inte har dabbled i document assembly tidigare är det dags att börja nu.