Vad är Absence Management? 6 sätt att minska frånvaro på jobbet

• “Var är Mark?”
• ” han tog sjukskrivning idag, tror jag.”
• ” Hmm, gick ni inte ut igår kväll?”
• ” Um..Ja, men jag tror att han åt något och fick matförgiftning.

kanske är Mark verkligen sjuk. Eller, kanske hade han en för många igår kväll.

via GIPHY

hur som helst, han är inte på jobbet idag.

frånvarohantering handlar exakt om situationer som dessa. Det är praxis att minska oplanerad nonendance på arbetsplatsen.

Frånvaro kostar den amerikanska ekonomin mer än 200 miljarder dollar i produktivitetsförluster varje år. Därför är det viktigt att din organisation har ett strukturerat sätt att hantera det.

det kan finnas många anledningar till varför en anställd kanske inte dyker upp till jobbet, allt från stress, mobbning på arbetsplatsen och låg moral till sjukdom eller personlig förlust.

här är 6 Viktiga tips för att stärka din organisations frånvarohanteringsstrategi:

Håll koll på närvaro, skapa policyer men automatisera inte straff

en av de första sakerna du behöver göra för att minska frånvaro är att skapa ett systematiskt sätt att spåra dina anställdas närvaro. Det finns många verktyg tillgängliga online som kan hjälpa till som Jibble, Clockify och BambooHR.

då, oavsett hur öppen och flexibel din företagskultur är, behöver du en formell frånvarohanteringspolicy. Det bör förklara vilken typ av oplanerade frånvaro är acceptabelt för företaget och som inte. till exempel, det bör innehålla information om:

• Hur tar en anställd sjukskrivning? Vem ska de meddela och när?
• efter hur många sjukskrivningar behöver anställda uppvisa ett läkarintyg?
• Hur vet en anställd att deras närvaro blir ett problem?

var medveten om lokala federala lagar när du skapar policyn för frånvarohantering. Många länder har lagar som skyddar anställda mot olika typer av oplanerade frånvaro.

behandla dock din formella policy som en uppsättning riktlinjer och inte lagar. Det betyder snarare än att ha en filtpolicy att straffa, du bör noggrant behandla varje enskilt fall separat. Till exempel, om en anställd är sjuk och du besöker dem på sjukhuset; det är inte meningsfullt att be om ett läkarintyg för att behandla sjukskrivningar.

Train managers in absence management

även om absence management i första hand faller under HR-domänen är det inte enbart deras ansvar. Linjechefer bör ta lika ägande av det. Men i många organisationer får de inte tillräcklig utbildning i frånvarohantering.

det är här HR kan gå in och coacha chefer (särskilt chefer på första nivå) i hur man förhindrar frånvaro i sina lag. Detta kan inkludera coachning chefer i att hantera situationer som:

• Hur hanterar man en anställd som ofta har börjat ta sjukskrivningar?
• När ska man tillämpa policy och när ska man göra ett undantag?
• När ska man eskalera frågor till HR?

när linjechefer antar en mer proaktiv roll i frånvarohantering ser du frånvaro ta en nosedive.

kom ihåg att presenteeism inte är målet

det är viktigt att notera att målet med frånvarohantering minskar frånvaro och inte uppmuntrar presenteeism.

det finns en enorm skillnad mellan de två.

Presenteeism är när en anställd tvingar sig att dyka upp till jobbet trots att han känner sig sjuk. Det kan finnas många orsaker bakom detta, allt från orimliga ledningsförväntningar till äkta hängivenhet mot sitt jobb.

du kanske tror hur kan fler arbetstider från anställda skada företaget? Bortsett från stress och utbrändhet kan det faktiskt påverka organisationens totala produktivitet. Även om det är svårare att kvantifiera de ekonomiska effekterna av presenteeism än frånvaro. Olika studier har visat att dess inverkan kan vara lika om inte sämre. En anställd som är sjuk kommer naturligtvis att göra sitt jobb med mindre effektivitet och riskerar också att påverka andra på jobbet.

därför bör du avstå från politik som främjar presenteeism, till exempel att belöna anställda för att inte ta sjuk/semesterblad eller låta dem tjäna pengar på väntande löv.

omfamna Flexibel arbetstid och distansarbete

enligt en studie från Sveriges Karolinska Institut kan Flexibel arbetstid minska frånvaro. En undersökning av flexjobs avslöjade att anställda (särskilt föräldrar) värderar flexibilitet ännu mer än lön.

det är förståeligt att flexibilitet på jobbet (att vara avlägsen, Flexibel arbetstid) beror på branschens och organisationens natur. Vissa jobb kräver närvaro på jobbet under specifika timmar. Men om ditt företag inte är en av dem, bör du överväga att erbjuda mer flexibilitet till ditt team.

anställda kan ringa in sjuk för arbete om de har vissa viktiga ärenden att köra under arbetstid-fastställande VVS, gå till barnens skola, etc. Om de kan justera sina scheman runt det, kommer de att vara mer benägna att dyka upp till jobbet.

en annan viktig del av flexibiliteten är fjärrarbete, som alltmer blir en av de mest populära företagskulturtrenderna. Fjärrarbete anses inte längre vara ett privilegium som erbjuds av några nya åldersföretag. Många anställda förväntar sig nu fjärrarbete när de letar efter ett nytt jobb. 90% av de som har arbetat på distans planerar att arbeta på distans resten av livet. Att låta människor arbeta på distans minskar avsevärt orsakerna till att en anställd kan överväga att ta sjukskrivning.

fjärrarbete blir alltmer bredare acceptans även bland mer traditionella företag på grund av den ökande populariteten hos online-samarbetsverktyg.

förbättra lagmoralen, innan det är för sent

har du märkt att samtalen om lagmoral vanligtvis kommer upp när något har gått fel? Ofta blir det bara ett övervägande för ledningen när det är på den nedåtgående spiralen.

att göra arbetsmiljön rolig och engagerande är kanske det enskilt viktigaste du kan göra för att begränsa frånvaro. Det bådar därför gott för hela organisationen att investera i att förbättra arbetsmoral även när det inte finns några röda flaggor runt.

bordtennisbord och HR-designade teambuilding-övningar kanske inte alltid är svaren. Det är viktigt att förstå pulsen i ditt team för att veta vad som skulle fungera för att öka deras moral. Vissa lag kanske föredrar utomhusaktiviteter tillsammans, vissa kan vara nöjda med några drinkar efter jobbet.

men det som utan tvekan fungerar för alla lag är att införa en erkännandekultur som bygger på frekvent feedback.

vidta snabba åtgärder mot dem som tar otillbörlig fördel

om du känner att alla tidigare 5 förslag är snedställda mot anställda och inte arbetsgivaren, har du rätt. Företaget är dock först och främst sina anställda. Genom att ta itu med kärnfrågorna som hindrar dem från att observera solid närvaro löses problemet för chefer ofta.

med detta sagt är det dock viktigt att vidta åtgärder mot de anställda som tar otillbörlig fördel av företagets policy. Oförmåga att göra det kan äventyra hela politiken och skada dem som följde den på ett ansvarsfullt sätt. En konstruktiv frånvarohanteringspolicy kräver förtroende mellan företaget och dess anställda.

om du till exempel upptäcker att en anställd har ljugit om att ta sjukskrivning (gå till en anställningsintervju istället som ett exempel), bör det behandlas omedelbart med en officiell skriftlig varning.