Articles /

Vad är corporate compliance, och varför är det viktigt?

definitionen av överensstämmelse är” åtgärden att följa ett kommando “eller” tillståndet för att uppfylla regler eller standarder.”I företagsvärlden definieras det som processen att se till att ditt företag och anställda följer alla lagar, regler, standarder och etiska metoder som gäller för din organisation och bransch.

Corporate compliance omfattar både interna policyer och förfaranden samt federala och statliga lagar. Att upprätthålla efterlevnad hjälper ditt företag att förebygga och upptäcka överträdelser av regler, vilket skyddar din organisation mot böter och rättegångar.

efterlevnadsprocessen bör vara pågående. Många organisationer etablerar ett program för att konsekvent och korrekt styra sin efterlevnadspolicy över tiden.

Vad är syftet med ett företagsöverensstämmelseprogram?

syftet är att skydda ditt företag. Det är så enkelt är det. Men avkastningen på investeringen kan vara betydande, vilket hjälper dig att undvika avfall, bedrägeri, missbruk, diskriminering och andra metoder som stör verksamheten och riskerar ditt företag.

ditt företags efterlevnadsprogram måste integreras med alla efterlevnadsinsatser i hela företaget, från hantering av externa regler och interna policyer till omfattande personalutbildning. Genom att se till att alla avdelningar och personal arbetar tillsammans för att upprätthålla standarder kan du minska risken för stora misslyckanden och överträdelser.

ett effektivt program förbättrar kommunikationen mellan ledarskap och personal. Det bör innehålla en process för att skapa, uppdatera, distribuera och spåra efterlevnadspolicyer. När allt kommer omkring kan anställda inte hållas ansvariga för regler och regler som de inte vet existerar.

men när de förstår förväntningarna kan din personal hålla fokus på organisationens bredare mål och hjälpa verksamheten att fungera smidigt. Dessutom, när anställda är ordentligt utbildade om efterlevnadskrav, är de mer benägna att känna igen och rapportera olaglig eller oetisk aktivitet.

att upprätthålla efterlevnad utrustar dina anställda att göra sina jobb bra, nå sina karriärmål och hålla kunderna nöjda. I sin tur kan ditt företag uppnå sina mål och växa snabbare.

powerdms-assets-photos-086-business-people-computers

i den olyckliga händelsen att din organisation står inför en rättegång, kommer ditt företags efterlevnadsprogram att hjälpa till i domstol.

som en rapport från Rutgers School of Law förklarade, ” en organisation som har gjort en robust insats för att förebygga och upptäcka lagöverträdelser av sina anställda och andra som agerar för det kommer att behandlas mindre hårt än en som var likgiltig för att följa lagen.”

hur man skapar en framgångsrik corporate compliance program

mycket få företag har råd att skjuta upp ett företags efterlevnadsprogram. Låt inte efterhand vara 20/20 för din organisation. Ha förutseendet att vidta åtgärder idag.

ditt program bör noggrant planeras och genomföras, med sammanfallande utbildningsprogram för att garantera personal är väl insatt i alla områden av efterlevnad.

här är några steg för att upprätta eller förfina ditt företags efterlevnadsprogram:

få ditt ledarskap ombord

ditt företags efterlevnadsprogram körs inte själv. En person bör tilldelas ansvaret för att hantera programmet dagligen.

beroende på storleken på din organisation kan du ha en compliance officer eller flera. Oavsett måste de som ansvarar för efterlevnadsprogrammet ha befogenhet att genomdriva reglerna och hålla personal på alla nivåer ansvariga.

de behöver också direkt tillgång till bolagets styrande organ, vilket kan innefatta ledande befattningshavare eller styrelsen.

tillgång till ledande befattningshavare och befogenhet att genomdriva regler är viktigt när potentiella efterlevnadsproblem uppstår, vilket ger dina tjänstemän möjlighet att reagera snabbt.

men kommunikation går åt båda hållen. Det är viktigt för det styrande organet att regelbundet bedöma effektiviteten i företagets efterlevnadsprogram.

powerdms-assets-photos-085-business-people-computers

Corporate compliance handlar om att främja en arbetsplatskultur som värderar integritet och etiskt beteende.

detta börjar högst upp.

för att programmet ska fungera måste dina ledare följa reglerna först. De bör uppmuntra etiskt beteende och öppet prata om vikten av efterlevnad.

företagsledare bör uppmuntra anställdas input och betona att de inte kommer att straffas för att rapportera olagligt eller oetiskt beteende.

justitiedepartementet skapade en checklista för utvärdering av företagsöverensstämmelsesprogram och föreslår att du ställer följande frågor:

  • hur har ledande ledare, genom sina ord och handlingar, uppmuntrat eller avskräckt typen av missförhållanden i fråga?
  • vilka konkreta åtgärder har de vidtagit för att visa ledarskap i företagets efterlevnad och saneringsinsatser?
  • hur övervakar företaget sitt ledande ledarskaps beteende? Hur har ledande ledarskap modellerat korrekt beteende för underordnade?

genomföra riskbedömningar

Corporate compliance handlar om att hantera risker.

för att bygga ett effektivt program måste du veta vilka efterlevnadsområden som utgör de högsta riskerna för din organisation. När du har identifierat dessa områden kan du fokusera dina resurser på att ta itu med dem.

federala och statliga regler, liksom industristandarder, utvecklas ständigt. För att undvika risk för bristande efterlevnad är det viktigt att göra regelbundna bedömningar. Association of Corporate Counsel (ACC) föreslår att man gör en riskbedömning en gång om året.

en formell bedömningsprocess, som den här som rekommenderas av ACC, kan hjälpa din organisation att vara proaktiv när det gäller att förhindra överträdelser av företagets efterlevnad:

  • revisionsresultat
  • senaste rättstvister
  • Compliance complaints
  • anställdas anspråk
  • Industry enforcement trends
  • Compliance policies i varje riskområde

upprätta och underhålla din uppförandekod, policyer och standarder

ditt företags efterlevnadsprogram behöver en väldefinierad uppförandekod. Varför? Eftersom det kan hjälpa till att definiera programmets syfte och ställa förväntningar på beteende.

uppförandekoden fungerar som en grund och bör förklara följande huvudpunkter:

  • Vem ansvarar för att hantera programmet
  • hur anställda ska rapportera oegentligheter
  • disciplinära åtgärder för brott mot uppförandekoden

din företagspolicy bör bygga vidare på den grunden genom att tillhandahålla riktlinjer för specifika områden för efterlevnad. De kan till exempel ta itu med vanliga överträdelser av företagets efterlevnad:

  • företagskorruption
  • mutor
  • skattepraxis
  • intressekonflikter
  • rekordhållning

listan fortsätter. Men de exakta områden du behöver ta itu med beror på din bransch.

när riskområden har identifierats och policyer har skapats bör du upprätta rutiner för att hjälpa anställda att genomföra policyer korrekt. Att skapa steg-för-steg-riktlinjer gör det lättare att följa procedurer och identifiera bristande efterlevnad.

riskområden i vissa branscher kan kräva ytterligare standarder. Till exempel kan Foreign Corrupt Practices Act kräva att du behåller detaljerade protokoll för screening av tredje parts affärspartners.

utbilda alla anställda korrekt

Efterlevnadspolicy och standarder är värdelösa om anställda inte följer dem.

när du har fastställt policyer och procedurer för ditt företags efterlevnadsprogram måste du sprida dem till alla anställda.

se till att företagets tjänstemän, anställda och tredjepartsleverantörer läser och loggar ut på alla policyer och procedurer för efterlevnad.

powerdms-assets-photos-087-business-people-computers

alla anställda och relevanta leverantörer bör utbildas i lagar, förordningar, företagspolicyer och förbjudet beteende. Beroende på storleken på din organisation kanske du vill genomföra utbildning skräddarsydd för specifika anställda i högriskområden.

ACC rekommenderar att du spårar, dokumenterar och följer upp träningen. Genom att implementera en efterlevnadspolicy och ett utbildningshanteringsverktyg kan du utföra detta och automatisera många av dina manuella processer. Med rätt programvara kan du distribuera policyer, genomföra onlineutbildning, skapa anpassade tester och mer.

förbättra ditt program med compliance management software

att skapa eller revidera dina compliance-policyer och utbildning kräver mycket arbete. Det är en pågående process som kräver konsekvent övervakning och uppdateringar. Men vänta inte tills en incident har inträffat för att vidta åtgärder.

om du och dina compliance officers redan är upptagna och tidsbegränsade kan det vara svårt att hitta rätt tid att implementera ett nytt program. Tricket är att hitta efterlevnadshanteringsprogramvara som hanterar det åt dig.

som en molnbaserad plattform för hantering av efterlevnad kan PowerDMS hantera policyer, utbildning och ackreditering i ett enda, sammankopplat system. Med PowerDMS kan du skapa, revidera, sprida och spåra efterlevnadspolicyer. Du kan skapa automatiserade arbetsflöden och samarbeta på dokument över avdelningar.

om du är redo att ta kontroll över efterlevnad och skydda ditt företag från risker, Läs mer om PowerDMS idag och upptäck hur vi kan hjälpa ditt företags efterlevnadsprogram.

Leave a Reply