vad är EDI (Electronic Data Interchange)?

vad är EDI (Electronic Data Interchange)?

Electronic Data Exchange eller EDI är en teknik som hjälper handelsorganisationer och partners att få mer gjort snabbare genom att påskynda logistiktidlinjer och eliminera manuella fel genom automatisering av företagskommunikation. EDI tillåter organisationer som producerar, skickar, köper och säljer varor eller tillhandahåller tjänster som återförsäljare, tillverkare, försäkringsbolag, vårdgivare, flygbolag och mer.

EDI har varit i bruk sedan 1960-talet, men det är att hitta ny användning idag genom att möjliggöra supply chain automation och fungerar som en viktig del av arbetsflödet för business process automation. I slutet av detta blogginlägg bör du ha en ganska solid förståelse för EDI och en introduktion till grunderna för EDI-teknik.

data-till-dator-datautbyte

EDI är ett automatiserat dator-till-dator-utbyte av vanliga elektroniska affärsdokument som sker mellan affärspartners via en standardiserad och säker anslutning.

med dator till datorkommunikation behöver du inte lita på manuella alternativ som e-post, fakta och post. Dokument flyttas direkt från avsändarens datorprogram till mottagarens datorprogram. Till exempel kan en köpare skicka över en inköpsorder och leverantören skickar automatiskt över en faktura.

tusentals standardaffärstransaktionsdokument kan spenderas automatiskt med EDI. Vanliga exempel är inköpsorder (EDI 850), fraktstatus (EDI 214), fakturor tullinformation, betalningsbekräftelser (EDI 820) och inventeringsdokument.

standard EDI-format tillåter datorer att bearbeta EDI-dokument. Standarder beskriver varje datadel och formatet, såsom typ av dokument, berörda parter, datum vanligt och de åtgärder som ska vidtas. Användningen av standarder eliminerar företag till företag variationer så att varje affärspartner datorsystem talar ett gemensamt språk.

EDI-system använder en mängd olika standarder för olika regioner, använder burar och industrier. EDI-standarderna har olika versioner, så EDI-partners måste använda samma standard och version för att data ska flöda korrekt.

bland de mest populära standarderna är ANSI X12 som används i USA, UN/EDIFACT som används globalt och branschspecifika standarder, såsom HIPAA.

EDI använder en rad säkra protokoll för dokumentutbyte. Partners måste komma överens om protokollet att använda och se till att de använder samma protokoll innan de kan utbyta EDI-filer. Om de inte gör det måste de arbeta med en mellanhand för att underlätta utbytet mellan de två protokollen.

vissa EDI – säkerhetsprotokoll kräver mer teknik än andra, men att använda EDI-programvara som ESSBUS Connect kan underlätta en mängd olika utbyten utan större investeringar.

dessa protokoll sträcker sig från det sedan länge etablerade File transfer protocol (FTP) eller secure FTP (stfp) som används för att ladda upp innehåll till en värdserver för en webbplats, till API-baserade system som AS4, webbaserad via A2 och andra alternativ, inklusive mobil EDI.

även om EDI själv kan bli mycket teknisk, kommer investeringar i det för ditt företag att betala för sig själv på nolltid. Hastigheten med vilken du kommer att kunna behandla beställningar och fakturor kommer att förbättras dramatiskt, så att du kan sänka arbetskraftskostnaderna och fokusera arbetskraftsinsatser på andra mervärdesuppgifter.

EDI och Automation

EDI-meddelanden kan automatiseras med förkonfigurerade arbetsflöden. Till exempel, så snart en inköpsorder är märkt levereras, leverantören kan skicka en leverans anmälan, följt av en faktura.

generellt använder företag edi-översättare, antingen via en tjänsteleverantör eller programvara för att översätta EDI-dokumenten för användning med interna applikationer för att möjliggöra automatiserad behandling. Processer kan utökas för att fungera med arbetsflöden och integrationer inom ditt företag. Till exempel, när ett företag får en inköpsorder via EDI, genererar logistiksystemet automatiskt en uppgift för lagerpersonalen att flytta varorna från lager till frakt. När du har flyttat till frakt genereras en fraktetikett automatiskt och leveransinformationen skickas tillbaka till kunden som gjorde beställningen.

med EDI jämfört med traditionella manuella processer

med en traditionell metod som papper eller e-post kommer köparen att få ett meddelande om att göra en beställning eller kan bestämma att de måste göra en beställning efter att ha kontrollerat lagernummer.

köparen matar in information i ett inköpssystem för att skapa inköpsordern, och antingen skriver ut och skickar den till säljaren eller skickar den till dem.

säljaren tar emot PO, antingen dagar senare eller via e-post, tillsammans med annan kommunikation. När den väl har mottagits går säljaren manuellt in i sitt försäljningssystem.

säljaren skriver ut en faktura och inkluderar den antingen med leveransen eller skickar den separat, antingen via e-post eller post.

köparen matar in fakturan manuellt i leverantörssystemet.

vid denna tidpunkt har papperssystemet lagt till en vecka eller mer fram och tillbaka leveranstid till processen. Både papper och e-post är mycket känsliga för fel, vilket ökar ordertiden.

med en EDI-process genererar och skickar köparens EDI-aktiverade upphandlingssystem automatiskt en EDI-formaterad PO när inventeringen når den förinställda nivån för att utlösa systemet. Inom några minuter får leverantörens försäljningsordersystem, utrustat med EDI-programvara, PO.

leverantörens system varnar automatiskt lagerpersonalen för att packa och skicka varorna. När de är packade och redo att skickas genererar fraktsystemet Advanced Ship Notice (ASN) och skickar det till köparens mottagningsavdelning. Därifrån skapar leverantörens ERP-system en EDI-faktura som går in i köparens leverantörsskuldssystem.

hela processen tar ungefär en timme, snarare än en vecka eller mer.

fördelar med EDI

EDI erbjuder en mängd fördelar för alla organisationer som använder den.

EDI kan påskynda dina konjunkturcykler med 61%. Tekniken gör att transaktioner kan ske på några minuter snarare än dagar eller veckor. Genom att automatisera pappersbaserade uppgifter frigörs din personal för högre värdeuppgifter så att de kan vara mer produktiva. Genom att automatisera datautbytet över dina försörjningskedjor säkerställs att kritiska data skickas i tid och spåras i realtid. Förkorta din orderhantering och leveranstider kan du minska lager.

användning av EDI minskar transaktionskostnaderna eftersom det inte längre finns något behov av att betala för papper, bläck, kopior, arkivering och lagring, Porto och dokumenthämtning. Detta kan hjälpa ditt företag att spara mer än 35% på transaktionskostnader ensam. Om du hanterar en hög volym transaktioner kan detta också hjälpa dig att spara miljontals dollar årligen till följd av rabatter på tidig betalning. Att använda EDI-teknik eliminerar också fel som kan kosta mycket pengar, till exempel förlorade beställningar, felaktigt tagna telefonorder, datainmatningsfel eller oläsliga fax.

EDI hjälper till att förbättra leverantörsrelationerna eftersom säljare drar nytta av minskade order till kontantcykler och förbättrat kassaflöde att minska fel sparar din partners tid och frustration vid hantering av datatvister.

EDI ger också ett antal strategiska fördelar för ditt företag eftersom du har insyn i Transaktionsstatus i realtid vilket gör det lättare att fatta datadrivna beslut snabbare. EDI effektiviserar också processen att komma in i nya territorier på grund av det gemensamma globala affärsspråket som det använder.

EDI-tekniken främjar hållbarhet och minskar koldioxidutsläppen genom att ersätta pappersbaserade processer med digitala alternativ. På grund av den ökade operativa effektiviteten finns det också mindre energiavfall.

hur EDI fungerar

EDI kräver tre steg:

• Förbered dokumenten.
• översätt dem till ett EDI-format.
• överför dem till en partner.

med inköpsorder som exempel förbereder köparen sin inköpsorder genom att samla in och organisera all data, så det fungerar med EDI. I stället för att skriva ut en inköpsorder skapar systemet en elektronisk fil med all information som krävs för att bygga ett EDI-dokument.

när dokumentet har skapats måste det matas via EDI-översättningsprogramvaran för att konvertera dina interna data till EDI-standardformatet. Om du inte har EDI-programvara internt kan du skicka data till en EDI-tjänsteleverantör för att översätta dokumentet till rätt EDI-format för dig.

efter att PO har översatts till standard EDI-inköpsorderformat överförs det till leverantören. Leverantören använder EDI med olika dokument, det avancerade fraktmeddelandet och fakturan, till exempel för att meddela köparen att beställningen har skickats och att be köparen om betalning.

implementera EDI i din organisation

för att säkerställa EDI-överensstämmelse måste du konfigurera din EDI-Infrastruktur, anpassa din EDI-inställning till dina handelspartners och följa gemensamma standarder.

för att komma igång med EDI måste du ha:

• EDI programvara för kommunikation
• Internetkommunikation, VAN, som krävs av dina olika partners
• den nödvändiga på plats hårdvara inklusive en server eller PC, kommunikationsenheter och kringutrustning,
• säkrade kontorslokaler med övervakade säkerhetsdata säkerhetskopior och redundant ström så att systemet kan köras på ett tillförlitligt sätt
• programvara för att integrera någon av de funktioner som krävs edi-transaktioner med dina back-office-system för enkel edi-integration
• kartor för varje edi-dokumenttyp som byts ut med partners för att mappa edi-poster till användbar verksamhet dokument.

din EDI är bara lika värdefull som dina integrationer med dina partnersystem. Du måste bestämma vilka IDI-protokoll du ska använda för att skicka och ta emot dokumenten. Du väljer och implementerar utbyten för rätt dokument eller transaktion. Du vill också spika ner användningsfallen där du skickar och tar emot varje EDI-dokument.

kommunicera med leverantörer och ditt IT-team för att bestämma nödvändiga steg för att vidta för EDI-implementering i din organisation.