Vad är en besöksloggbok, och varför behöver du en?
varje anläggning – vare sig det är ett hotell, sjukhus, skola eller ett företagskontor — syftar till att hålla säkerheten som högsta prioritet. De flesta kontors ingångar är dock inte säkra och anledningen är användningen av manuella och pappersincheckningsblad för att registrera besökarnas data.
för att mildra säkerhetsproblem och risker är det absolut nödvändigt för organisationer att distribuera en digital besökarbok.
mer än någonsin är det viktigt att vara vaksam om arbetsplatssäkerhet – människor som kommer in & lämnar byggnaden. Säkerhet för egendom och personal är av största vikt, men den traditionella besöksloggboken är inte tillräcklig när det gäller säkerhetsriskerna.
Vad är en besöksloggbok?
en besöksloggbok är ett viktigt verktyg som hjälper till att fånga vem som kommer in och går ut på din kontorsanläggning. Det är en rekordbok som håller reda på besökarna på plats, deras identitet, företaget de representerar, vem de kom på besök, syftet med att komma in, kontaktuppgifter, time in och time out.
Besöksloggböcker kan vara både pappersbaserade och digitala. En pappersbaserad besöksloggbok i receptionen är en traditionell som kräver att gästerna fyller i ett formulär med sina kontaktuppgifter, tid och den person de besöker.
å andra sidan är en digital besöksloggbok en automatiserad och strömlinjeformad version där information infogas med hjälp av teknik. Det kan fånga statiska bilder av besökare, QR-koder drivs incheckningar, ID-kort skanning, biometriska fingeravtryck och mer som stöd för att göra arbetsplatsen säkrare.
dessutom upprätthåller en online besökarloggbok digitala register över varje besökare som kommer in och ut. Det genererar också meddelanden och varningar i händelse av en nödsituation för att informera de nuvarande besökarna på plats om någon fara.
varför behöver organisationer en besöksloggbok?
mer än någonsin är säkerhet högsta prioritet för varje anläggning, inklusive företagskontor. Arbetsgivarna har hållit säkerheten för både anställda och arbetsplatsen högst upp på listan. Att hålla kontorsanläggningen säker är oumbärlig för anställdas säkerhet på arbetsplatsen.
Visitor Management System marknaden förväntas växa under de kommande fem åren, vilket upprepar vikten av att distribuera en. Många skäl kan bidra till varför organisationer behöver för att hålla en besökare loggbok.
dessa inkluderar:
- säkerhet och säkerhet – åtkomstkontroll och ökar den totala arbetsplatssäkerheten
- Nödvakt – att känna besökarna på plats
- Besökaranalys – data för inkommande och utgående besökare som kan behövas för många ändamål
Låt oss gå djupare in i var och en.
säkerhet och säkerhet
besöksloggar är en integrerad del av ett besökshanteringssystem eftersom det säkerställer att personen som kommer in i lokalerna har giltiga referenser för att komma åt något, oavsett om det handlar om att besöka någon, eller Databas eller systemkontroll.
för att ha nödvändiga skyddsnät på plats är det absolut nödvändigt för organisationer att ha ett korrekt system och registreringsprocess som begränsar obehöriga besökares inträde och säkerställer arbetsplatsens säkerhet på alla sätt.
dessutom loggar en besökare In systemkontakter och ifrågasätter människorna som kommer in i de otroligt hjälpsamma lokalerna.
till exempel får en leveransperson inte flytta förbi receptionen. Men med en besökarloggbok kan de få lämpliga behörigheter via inloggning och gå vidare. På så sätt lagras kontaktinformationen och identifieringsuppgifterna i systemet om det behövs.
akut vaksamhet
besöksloggar kan ge viktig information om besökarna, inklusive deras namn, vem de kom för att träffa, vilket kan ge ledtrådar om byggnadsområdet besökaren befinner sig i. Till exempel, i händelse av en naturkatastrof eller brand nödsituation, det kan hjälpa till med evakuering snabbare och exakt.
naturligtvis kommer besökare inte att känna till byggnadsområdena, så att de kan gå vilse, lämnas eller fångas på en okänd plats som kan riskera sina liv. Med en besökare loggbok, skulle du veta i vilka områden majoriteten av människor är och vilka som måste evakueras omedelbart.
och antar att det är en digital besökare loggbok. I så fall har den all besökslogg lagrad i systemet som kan varna människorna på plats med automatisk nödanmälan, så det gör evakueringsprocessen enklare och snabbare.
datadriven strategi
medan säkerhet är den viktigaste anledningen till att utnyttja en besökarloggbok, kan insikterna från en loggbok hjälpa organisationer med andra saker också.
med ett digitalt besöksloggsystem får du värdefulla insikter och analyser som kan hjälpa dig att strategisera ditt tillvägagångssätt i enlighet därmed.
Besöksloggböcker ger dig mycket data om besökarna i byggnaden. Denna information kan vara avgörande för dig eftersom du kan analysera data och mäta besökarnas mönster och den totala effektiviteten hos besökarnas loggböcker.
detta kan i sin tur hjälpa dig att fatta välgrundade beslut och vidta nödvändiga åtgärder för att skydda arbetsplatsen om det behövs.
Going digital: framtiden för besökare loggböcker
många företag har migrerat till en digital visor loggbok och har effektiviserat sina logga in och registerhållning processer. Den digitala besöksloggboken drivs av ett besökarhanteringssystem och erbjuder en mängd olika fördelar.
inte bara lågteknologisk besökslogg gör att din organisation ser föråldrad ut, men det misslyckas också med att skydda besökarinformationen eftersom den finns tillgänglig i det öppna för obehöriga användare.
här är några av de fördelar som du kan få med att byta till en digital besökare loggbok.
snabb och enkel incheckning, logga ut
ett digitalt loggbokssystem för besökare ger bekvämlighet samtidigt som säkerheten säkerställs. Det sparar tid och krångel som kommer med en manuell registreringsprocess. Dessutom tillåter besökare att logga in inom några sekunder med att skanna sina ID-kort eller en QR-kod (beröringsfri incheckning).
besökarnas detaljer, till exempel deras syfte, namnet på personen de vill besöka och annan information kan enkelt fångas och lagras med sitt foto för enkel åtkomst.
med Sines digitala besöksloggbok kan du få kontaktlösa lösningar. Dessa inkluderar QR – koddrivna incheckningar som säkerställer gästernas säkerhet samtidigt som du låter dig anpassa besökarnas flödeshantering.
förbättrad säkerhet och säkerhet
till skillnad från en pappersbaserad journalföring, en digital besökare loggbok fångar automatiskt all känslig information om en besökare under registreringsprocessen. Du kan enkelt känna igen och begränsa inmatningen av svartlistade eller obehöriga besökare.
Dessutom kan du också övervaka besökarnas vistelse. Vilket innebär att systemet också varnar dig om eventuella överskridande besökare. Att ge tillgång till uppgifter om den enskilde att se till att de är tillåtna att vara på plats.
ett besökarhanteringssystem som sinus underlättar olika alternativ som ökar arbetsplatssäkerheten. Såsom ansiktsigenkänning, fånga besökarens foto-ID, förbereda och varna personalen med bevakningslistor. Framför allt är sine GDPR-kompatibel, vilket skyddar hela företaget och dess besökares information samtidigt som man främjar en säker arbetsplats.
molnbaserad lösning
när det gäller datasäkerhet kan pappersloggböcker inte skydda dina besökares konfidentiella information som en digital molnbaserad loggbok kan.
varje anställd eller gäst kan komma förbi och kontrollera besökarnas register på pappersloggen. Exponera deras kontaktinformation, vilket är en invasion av privatlivet.
å andra sidan lagrar en digital besöksloggbok automatiskt information om Gästens ankomster och avgångar. Allt medan du skyddar informationsåtkomsten från obehöriga användare och andra människor.
dessutom är det mycket lättare att hämta informationen från det digitala systemet. Du kan få tillgång till anpassade data med bara några klick på ett visst datum och tid. Borta är dagarna med att bläddra igenom hundratals sidor för att hitta en viss individs data.
Leave a Reply