Vad är en förändringskontrollprocess och hur använder du den?

en förändringskontrollprocess är ett sätt för projektledare att skicka in förfrågningar till intressenter för granskning, som sedan godkänns eller nekas. Det är en viktig process för att hantera stora projekt med flera rörliga delar.

när det gäller att hantera flera projekt kan saker bli komplicerade. Från att samordna arbetstidslinjer till att spåra mål och resultat är det sista du vill hantera en stor projektförändring. Men med en förändringskontrollprocess på plats är det enkelt att skicka in projektändringsförfrågningar.

förändringskontrollprocessen är avgörande för stora initiativ där många lagkamrater arbetar tvärsektoriellt. Låt oss dyka in i processen och konkreta exempel för att hjälpa dig att implementera en egen förändringskontrollprocedur.

vad betyder förändringskontrollprocessen?

Change control är en process som används för att hantera ändringsförfrågningar för projekt och stora initiativ. Det är en del av en förändringshanteringsplan som definierar rollerna för att hantera förändringar inom ett team eller företag. Även om det finns många delar i en förändringsprocess är det enklaste sättet att tänka på det att det handlar om att skapa en ändringslogg där du spårar projektändringsförfrågningar.

i de flesta fall kan alla intressenter begära en ändring. En begäran kan vara så liten som en liten redigering av projektschemat eller så stor som en ny leverans. Det är viktigt att komma ihåg att inte alla förfrågningar kommer att godkännas, eftersom det är upp till viktiga intressenter att godkänna eller neka ändringsförfrågningar.

eftersom förändringskontrollprocessen har många rörliga delar och skiljer sig från företag till företag, är det användbart att implementera verktyg som kan hjälpa livscykelprocessen att flyta smidigt. Verktyg som arbetsflödeshanteringsprogramvara kan hjälpa dig att hantera arbete och kommunikation på ett ställe.

Change control vs. change management

förvirrad av skillnaden mellan change control och change management? Vi klandrar dig inte. Det finns många skillnader mellan förändringskontroll och en förändringshanteringsplan. Förändringskontroll är bara en av de många delarna av en förändringshanteringsstrategi.

• Förändringskontroll: en förändringskontrollprocess är viktig för alla organisationer och kan hjälpa informationsflödet när det gäller projektändringar. En framgångsrik process bör definiera framgångsmått, organisera ditt arbetsflöde, göra det möjligt för team att kommunicera och ställa in ditt team för framtida framgång.

• Change management: en förändringshanteringsplan består av att samordna budget, schema, kommunikation och resurser. Så medan en förändringskontrollprocess består av ett formellt dokument som beskriver en begäran om förändring och förändringens inverkan, är förändringshantering den övergripande planen.

som du kan se är en förändringskontrollprocess bara en liten del av en större förändringshanteringsplan. Så medan de är relaterade är de två termerna olika.

Läs: Vad är change management? 6 steg för att bygga en framgångsrik förändringshanteringsprocess

vilka är fördelarna med en förändringskontrollprocess?

att implementera en förändringskontrollprocess kan hjälpa till att organisera ditt team med stöd av organisationsprogramvara och effektivitet kring projektleveranser och förfallodatum. Det är också viktigt när man överväger konsekvenserna av förändring som inte hanteras effektivt.

en förändringshanteringsprocess kan hjälpa dig att utföra en resurshanteringsplan eller andra arbetshanteringsmål. Här är några ytterligare fördelar med att implementera en förändringskontrollprocess.

ökad produktivitet

en förändringskontrollprocess kommer att eliminera förvirring kring projektleveranser och låta fokus ligga på att utföra snarare än att samla in information. Detta resulterar i ökad produktivitet och effektivitet, särskilt med hjälp av produktivitetsprogramvara.

utan en process på plats kan produktiviteten lida på grund av tid på arbete om arbete. Med begränsad bandbredd tillgänglig för det viktigaste arbetet missas över en fjärdedel(26%) av tidsfristerna varje vecka.

effektiv kommunikation

korrekt dokumentation av förändring kan hjälpa till att lindra kommunikationsproblem. När mål och mål är tydligt definierade kan teamkommunikation blomstra. Tänk på att en förändringskontrollprocess inte löser alla kommunikationsproblem. Det kan vara bra att även införliva arbetshanteringsprogramvara för att hålla kommunikationen om projekt på ett ställe.

en förändringskontrollprocess kan sedan också delas med verkställande intressenter för att enkelt ge sammanhang för ändringsförfrågningar.

Läs: 12 tips för effektiv kommunikation på arbetsplatsen

bättre lagarbete och samarbete

inte bara är effektiv kommunikation en fördel i sig, men det kan också bidra till att förbättra samarbetet. Med tydlig kommunikation om projektförändringar är det lättare att samarbeta och arbeta tillsammans.

till exempel, när förändringar tydligt kommuniceras första gången, har intressenter mer tid att fokusera på kreativitet och lagarbete. Utan effektiv kommunikation tvingas intressenter att spendera tid på att sammanställa information istället för att arbeta kreativt med teammedlemmar.

vill du förbättra samarbetet ytterligare? Koppla ihop din förändringskontrollprocess med ärendehanteringsprogramvara för att ställa in ditt team för framgång.

de fem stegen i en förändringskontrollprocess

i likhet med de fem projektledningsfaserna finns det fem viktiga steg när det gäller att skapa en förändringskontrollprocess. Även om vissa processer skiljer sig något, innehåller de alla några viktiga element. Från initiering till implementering hjälper var och en av dessa grundläggande steg ändringsförfrågningar att röra sig effektivt genom rörledningen och förhindra onödiga förändringar.

prova Projektledning med Asana

vissa föredrar att se proceduren i ett förändringskontrollprocessflöde, vilket kan vara lättare att visualisera. Oavsett hur du väljer att titta på det kommer resultatet att bli ett slutgiltigt beslut om huruvida en ändringsförfrågan godkänns eller nekas.

Låt oss dyka in i de fem stegen som gör en effektiv förändringskontrollprocess och vad som ingår i varje.

initiering av ändringsbegäran

i initieringsfasen av förändringskontrollprocessen begärs en ändring. Det finns många anledningar till varför du kan begära en ändring. Till exempel tar en kreativ leverans längre tid än väntat. En begäran skulle då göras för att justera leveransdatum. Medan en begäran kan vara mer benägna att komma från en intressent eller projektledare, kan en föreslagen ändring begäras av vem som helst.

en teammedlem som vill göra en förfrågan ska skicka in en via ett ändringsförfrågningsformulär. Som projektledare bör du lagra ändringsloggen på en plats som är lätt att hitta och alla har tillgång till.

när förfrågningsformuläret har fyllts i kommer du att uppdatera ändringsloggen med ett namn, en kort beskrivning och alla andra detaljer som du tycker är lämpliga, till exempel datum och namn på begäran. Loggen är ett register över alla projektändringar, vilket kan vara fördelaktigt för att hantera flera projekt som sträcker sig över många månader.

här är ett exempel på olika fält som du kan inkludera i ett ändringsförfrågningsformulär.

• Projektnamn

• datum

• begär beskrivning

• begärd av

• Ändra ägare

• prioritet

• påverkan av förändring

• tidsfrist

fälten du inkluderar beror på hur noggrann du vill att din ändringslogg ska vara och vilken typ av ändringar du stöter på.

bedömning av ändringsbegäran

när begäran har fyllts i och det ursprungliga formuläret har skickats in och godkänts kommer begäran att bedömas. Detta skiljer sig från den ursprungliga formulärinsändningen eftersom bedömningen är när den faktiska förändringen kommer att utvärderas.

bedömningsfasen är inte nödvändigtvis där ett beslut fattas, utan snarare granskas för grundläggande information. Informationen kommer sannolikt att bedömas av ett projekt eller avdelningsledare, som kommer att granska detaljer som de resurser som behövs, effekten av begäran och vem begäran ska vidarebefordras till.

om ändringsbegäran passerar den ursprungliga bedömningen kommer den sedan att vidarebefordras till analysfasen där ett faktiskt beslut kommer att fattas.

Change request analysis

change impact analysis fas är där det kommer att finnas ett slutligt beslut om huruvida begäran godkänns eller avslås av lämplig projektledare. Även om du också kan ge input om beslutet, är det bra att få officiellt godkännande från en ledare också. I vissa fall kan det till och med finnas ett förändringskontrollkort som har kontroll över eventuella ändringsgodkännanden.

en godkänd ändringsbegäran kommer att kräva signoff, och därifrån meddelas laget och fortsätter genom resten av femfasprocessen. Det ska dokumenteras i förändringsloggen och någon annanstans projektkommunikationsliv för att säkerställa att alla projektintressenter förstår de förändringar som behövs.

om ändringsbegäran nekas ska den också dokumenteras i ändringsloggen. Det är inte nödvändigt att kommunicera en nekad begäran till teamet, men det kan vara till hjälp för att förhindra förvirring.

genomförande av ändringsbegäran

om ändringsbegäran godkänns går processen vidare till genomförandefasen. Det är där du och projektets intressenter kommer att arbeta för att göra projektet förändring.

att genomföra en förändring kommer att se annorlunda ut beroende på vilket skede projektet befinner sig i, men det består vanligtvis av att uppdatera projekttidslinjer och resultat samt informera projektgruppen. Då kan det faktiska arbetet börja. Det är bra att utvärdera projektets omfattning för att säkerställa att eventuella ändringar i tidslinjen inte kommer att få stor inverkan på projicerade mål.

det är bäst att sprida information om begäran i en delad arbetsyta och ändringsloggen för att säkerställa att produktiviteten inte går förlorad genom att försöka leta efter ny information. Du kanske till och med vill skicka ut ett reviderat affärsfall för att täcka alla dina baser.

ändringsbegäran stängning

när begäran har dokumenterats, spridits och implementerats är begäran klar att stängas. Medan vissa lag inte har en formell stängningsplan på plats, är det bra att ha en för att lagra information på en plats som alla teammedlemmar kan referera till i framtiden.

i slutfasen bör all dokumentation, ändringsloggar och kommunikation lagras i ett delat utrymme som kan nås senare. Du bör också lagra det ursprungliga ändringsformuläret och eventuella reviderade projektplaner som du skapade under vägen.

när dokumenten är på rätt plats kan du stänga alla öppna uppgifter och arbeta med att slutföra ditt projekt. Vissa projektledare är också värd för ett obduktionsmöte innan de officiellt stänger projektet.

prova Projektledning med Asana

Change control processexempel

nu när du förstår de fem stegen i en förändringskontrollprocess är det dags att sätta dem i handling. Vi har sammanställt ett exempel för att ge dig en konkret plats att börja.

innan du sätter ihop din egen plan är det viktigt att utvärdera dina nuvarande processer och verktyg för att säkerställa att de är rätt för ditt team. Du kanske till och med vill skapa ett Business case eller projektplan för att presentera för företagets intressenter.

posterna du tar med i ändringsloggen kan variera beroende på vilka typer av ändringar du ofta stöter på och hur komplicerade projekten är. Medan komplicerade projekt som sträcker sig över månader kan stöta på fler ändringsförfrågningar, kanske mindre engångsprojekt inte behöver så detaljerat som en ändringslogg.

här är ett exempel på ändringslogg för att ge dig en uppfattning om vad du ska inkludera och hur du formaterar din egen. Detta exempel på ändringskontroll inkluderar:

• Projektnamn

• uppgiftsnamn

• förvärvare

• förfallodatum

• prioritetsstatus

• status för framsteg

• ändra typ

detta enkla format är en bra utgångspunkt för en ändringslogg, men du kan välja att lägga till ytterligare fält beroende på projektets komplexitet.

för att skapa din egen ändringslogg kan du skapa en anpassad mall eller se vårt galleri för projektmallar.

när du ska använda en förändringskontrollprocess

det är bra att notera när du ska använda en förändringskontrollhanteringsplan så att du är beredd när tiden kommer. Det finns många olika typer av förändringar som du kan stöta på, beroende på nya initiativ och verktygen på plats.

vanliga ändringar kan inkludera förfrågningar om att förlänga tidslinjer, omorganisation av information eller en ändring av leveranserna. Här är några ytterligare instanser där du kanske vill använda en förändringskontrollprocess.

• Over scope: du kanske vill överväga att använda den här processen när ett projekt går över scope, även känt som scope creep.

• inkonsekvenser i projekt: om du märker inkonsekvenser under ett projekt kan en begäran om ändring hjälpa dig att undvika att behöva omarbeta resultat senare.

• branta mål: i vissa fall kan okr vara utom räckhåll och det är bra att flagga dessa problem innan projektet är klart.

• nya verktyg: Om det finns nya processer eller verktyg på plats kan förändring vara oundviklig medan du tränar nya problem under dina första projekt.

prova Projektledning med Asana

begär din väg att ändra

medan förändringar är oundvikliga, är den goda nyheten att en förändring inte behöver spåra ditt nästa projekt. Genom att implementera en förändringskontrollprocess kan du säkerställa att projektet håller sig på rätt spår och att kommunikationen är tydlig och effektiv. Detta kommer att stärka produktiviteten och minska förvirringen om dina projektleveranser.

om du stöter på förändring är det lugnande att veta att du har rätt processer på plats för att hantera situationen. När du har en förändringshanteringsplan redo att gå, kan du mildra de negativa effekterna i samband med en förändring i strategin och fortsätta att fokusera på att leverera effekter.