vad är ett intranät och är det fortfarande relevant för din organisation?

intern kommunikation står i centrum för digital transformation idag. Och när företag använder mer och mer avancerade tekniska verktyg för att kommunicera med och engagera anställda, finns det ett växande ansvar för att effektivt nå frontlinjen och anställda på kontoret oavsett var de arbetar.

i en ny rapport fann vi att 57% av interna kommunikations-och HR-proffs är under större press för att utveckla ett sammanhängande tillvägagångssätt för medarbetarengagemang.

vad är ett intranät?

du kanske undrar: vad är ett intranät? Intranät är privata nätverk som används av organisationer för att distribuera kommunikation uteslutande till sina anställda, och de har använts i årtionden av företag för intern kommunikation.

vad är skillnaden mellan ett intranät och internet?

intranät uppstod i takt med internet på 1990-talet. skillnaden mellan internet och intranätet är enkel: internet är ett offentligt nätverk som inte ägs av någon enhet, medan ett intranät är privatägt och inte tillgängligt för alla som kan komma online.

se hur Boeing sätter vår moderna intranätlösning i verket med 70% av arbetskraften som besöker Boeing News Nu Över skrivbord, e-post och mobil.

vad är skillnaden mellan ett intranät och ett extranät?

du kanske också har hört talas om ett extranät. Skillnaden mellan ett intranät och ett extranät är att medan ett intranät är begränsat i åtkomst till en organisation, kan ett extranät nås av auktoriserade tredje parter som kunder, leverantörer eller partners.

intranät används främst av anställda för att söka efter information, kommunicera över en organisation och hantera arbetsflöden. Ett exempel på ett intranät är en webbplats som uteslutande används av ett flygbolag för att leverera uppdateringar och information till sin personal.

medan intranät började som byggbara exklusiva företagswebbplatser har de nu möjlighet att integrera med andra verktyg som plattformar och sociala medier för en robust intern kommunikationsupplevelse. SharePoint är till exempel ett populärt intranät från Microsoft Office.

fördelar och nackdelar med ett intranät

fördelar med ett intranät

trots att ny teknik utvecklas för att främja kommunikationsområdet, för många företag finns det fortfarande viktiga fördelar med att ha ett intranät gjort och förvaltat av ett dedikerat internt team. Här är tre strategiska fördelar med att ha ett företags intranät.

enkel lagring av filer och information

varje organisation har hundratals, om inte tusentals, olika formaterade filer som flyter bland e-posttrådar, Google Drive eller hårddiskar på bärbara datorer eller stationära datorer. Att ha ett företags intranät gör det enkelt att lagra och komma åt alla dina filer på en central plats. All kommunikation som sker på ett intranät sparas också så länge intranätet är uppe. Detta gör det lättare för individer att söka efter tidigare inlägg från sitt företags intranät.

enkla sätt att kommunicera mellan anställda

intranät har vanligtvis användarprofiler som liknar din LinkedIn-profil. De innehåller ett foto, jobbtitel och beskrivning och kontaktinformation. Alla anställda med tillgång till intranätet kan upptäcka nya kollegor och meddela dem via intranätet. Detta underlättar ökat samarbete och hjälper till att skapa ett arbetskraftsnätverk.

ett bra innehållshanteringssystem (CMS)

intranät började på 1990-talet som en enkel välkomstsida med gles information om ett företag. Sedan dess har de utvecklats till att inkludera diskussionsforum, bloggar och sociala funktioner. Detta har gjort det möjligt för interna kommunikatörer att använda sitt intranät för att dela viktiga meddelanden och organisatoriska uppdateringar. CMS intranät gör det möjligt för interna kommunikatörer att enkelt skapa och dela innehåll över hela systemet.

nackdelar med ett intranät

självklart kan verktyg som har använts i årtionden också känna sig klumpiga och föråldrade, särskilt om de inte uppdateras eller ändras för att hålla jämna steg med företagets behov. Här är fem vanliga nackdelar med att ha ett intranät för många företag.

Information är svår att hitta

intranät har traditionellt strukturerats i ett föråldrat format som tvingar anställda att söka igenom tusentals sidor eller mappar för att hitta den information de behöver. Intranät drar inte relevanta och aktuella berättelser på det sätt som vi är vana vid att ta emot information. Innehåll är ofta inaktuellt eftersom publicering till intranät kan vara svårt och tidskrävande. Dessutom kan du inte rikta dig till anställda eller anpassa Kommunikationen, så informationen är relevant och aktuell.

med information som är svår att hitta kan arbetare bli desillusionerade över att hålla jämna steg med intranätkommunikation. Detta påverkar medarbetarupplevelsen negativt och minskar effekten av dina meddelanden på bredare affärsmål.

Skrivbordslösa arbetare kan inte enkelt komma åt intranät

intranät är begränsade i sin förmåga att nå alla anställda eftersom de ibland bara är tillgängliga på skrivbordet. Distansarbetare, som detaljhandelsarbetare, sjuksköterskor, lagerpersonal och lastbilsförare, kanske inte har möjlighet att komma åt intranät. Frontline arbetare kanske inte har ett företag laptop, hem Tillgång till intranätet, eller regelbunden tillgång till internet. Även om dessa arbetare väntar tills de har en dator för att komma åt intranätet är informationen på intranätet ofta föråldrad eller oorganiserad, vilket gör det svårt för anställda att snabbt hitta det innehåll de behöver. För att nå varje arbetare måste du se till att dina kommunikationsverktyg stöder fjärr-och fältarbetare.

vi sammanställde direkt feedback från IT-ledare om denna fråga. Visar sig att 80% av IT-ledare tror att en brist på tillgång till information minskar frontlinjen produktivitet. För att nå varje arbetare måste du se till att dina kommunikationsverktyg stöder fjärr-och fältarbetare.

Dow Chemical använde Firstup för sitt moderna intranät och nådde 80% engagemang med kontorsarbetare och tillverkningsarbetare!

mobil stöds inte

det är ingen hemlighet att vi som samhälle är beroende av våra mobiltelefoner. Över 85% av millennials har sin egen smartphone. Många intranät stöder inte mobil eller behöver uppdateras med nästa mobilversion. Om du redan har ett intranät kan det vara frestande att vänta till nästa uppdatering som har en mobilfunktion istället för att förbinda sig till en kommunikationsmakeover. Men genom att vänta på att byta, förlorar du ett enkelt, tillgängligt sätt att kommunicera med hela din arbetskraft. Mobil kommunikation, särskilt inbyggda appar, är bekvämt för varje arbetare och mer benägna att hålla dem engagerade.

uppdateringar av intranät kan ta lång tid

kommunikationsteknik och programvara förbättras ständigt och utvecklas. Vi är vana vid regelbundna programuppdateringar, nya utgåvor och spännande nya funktioner. I jämförelse kan det ta år för nya intranätversioner att komma ut. Microsoft är till exempel på en treårig utgivningscykel. Denna fördröjning hindrar interna kommunikatörer med intranät från att få tillgång till de senaste strategierna för att hålla arbetarna informerade och uppdaterade. Med dessa stora nya utgåvor måste anställda lära sig komplicerade nya funktioner och anpassa sina gamla arbetsflöden. Nya utgåvor kanske inte integreras bra med annan programvara som du använder eller är tråkig att installera om du väntar för länge mellan utgåvorna.

intranätportallösningar är inte användarvänliga

om du funderar på en intranätuppdatering eller vänder dig till en intranätprogramvarulösning kanske det inte är den bästa investeringen. Detta är bara ett överlägg till ditt befintliga intranät, så alla dina samma problem är bara täckta med ett vackrare gränssnitt. Du kommer att fastna med samma dåliga sökning, föråldrad teknik och brist på mobilrespons.

“modernt intranät” skapades för att hjälpa till att lösa några av dessa problem.

var passar intranätet på den digitala arbetsplatsen?

intranät körs, skapas och uppdateras av ett dedikerat intranät eller digitalt arbetsplatsteam. Dessa team använder en mängd olika tvärfunktionella färdigheter för att köra intranätet. Spark Trajectory Intranet och digital Workplace skills matrix visar hur intranät och digitala arbetsplatsgrupper har en mängd olika färdigheter som härrör från teknik och IT-hantering, innehåll och kommunikation, användarupplevelse design, och social och samarbetshantering.

alla dessa färdigheter låter sig skapa ett verktyg som innehåller kommunikation, databashantering och design. Sparks skills matrix belyser också hur avdelningen och dess ansvar inte är lika fasta eller definierade som HR eller IT. Eftersom intranätteamet ansvarar för att både skapa, ladda upp till och hantera intranätet kan det vara svårt att upptäcka var exakt nya funktioner och verktyg behöver läggas till.

intranätet är inte den digitala arbetsplatsen. Målet är att bryta ner kommunikationsbarriärer och främja effektivitet, innovation och tillväxt. Det är inte en one-size-fits-all lösning utan snarare en best-in-class uppsättning plattformar och verktyg som gör arbetet ske sömlöst. En framgångsrik digital arbetsplats använder intelligenta arbetsflöden för att få allt att fungera på begäran och med mindre friktion.

en bra kommunikationsplattform är kärnan i den digitala arbetsplatsen—att leverera rätt information vid rätt tidpunkt till rätt medarbetare. Om ditt folk är oinformerade eller värre, aldrig informerade, dina bästa ansträngningar kommer att falla platt. Om de inte vet kan de inte göra det.

intranät bästa praxis

optimera effektiviteten och effektiviteten i ditt intranät innebär att du följer med bästa praxis. Eftersom intranät har funnits i årtionden kan de ofta vara svåra eller långsamma att uppdatera. För att tillhandahålla det bästa intranätet måste du göra följande.

se till att intranätet är dina anställdas föredragna kommunikationsmetod

är ett intranät det kommunikationssätt som dina anställda vill använda? Idag finns det ett tydligt tekniskt gap i företagskommunikation: endast 25% av kommunikatörerna använder sina företagsintranät för att kommunicera med anställda. Istället använder interna kommunikatörer ofta nyhetsbrev via e-post, företagsappar, digital skyltning eller fysiska inlägg och meddelanden.

du måste se till att ett intranät är ett föredraget medium för att nå din personal. Fråga dig själv:

• använder våra team verkligen intranätet?
• har varje arbetare tillgång till det?
• kan anställda hitta den information de behöver om det?

om du svarar nej på någon av dessa frågor kan det vara dags att ompröva din intranätstrategi för en flerkanalsmetod.

Vad är en omnichannel approach?

anställda har preferenser när det gäller hur deras företag kommunicerar med dem. Vissa har inte företagets e-post eller bärbara datorer, och de kanske gillar att använda sina företagsappar. Under tiden kan andra anställda hitta e-post eller intranät bekvämare.

det är upp till kommunikatörer att nå anställda där de är och på deras föredragna kanal. Det bästa sättet att uppnå detta är att integrera alla dina kommunikationskanaler i en kommunikationsplattform för arbetskraft.

detsamma gäller för intranätet. Överväg att ansluta ditt intranät till en workforce communications-plattform. Firstup-Innehållsförstärkaren Driver företagsnyheter och information till intranätet på ett sätt som håller anställda informerade och kommer tillbaka för mer. För att hålla din personal intresserad av dina meddelanden är det viktigt att du når anställda på den kanal som de föredrar. Att ha en lösning på plats som är lätt att använda och ytor relevant information kommer att uppmuntra anställda att engagera sig i din kommunikation.

Reach every worker

intranät skapades före uppkomsten av distansarbetare, vilket innebär att de ofta inte har uppdaterats med tillräckligt med nya funktioner och verktyg för att stödja detta växande arbetskraftssegment. Ditt intranät ska användas som ett verktyg för att ansluta alla dina anställda och hålla din personal i linje med organisatoriska mål.

för att dina meddelanden ska kunna påverka måste kommunikationen träffa arbetare om valet av enhet och kanal. Detta gäller särskilt för att engagera skrivbordslösa arbetare, eftersom de kanske inte har tillgång till ett skrivbord hela tiden. Att bara förlita sig på att posta till intranätet för all din kommunikation räcker inte för att engagera din personal.

att ha ett flerkanaligt tillvägagångssätt som inkluderar mobil är det bästa sättet att optimera räckvidden för din kommunikation. Flera kanaler maximerar antalet beröringspunkter och ser till att dina meddelanden ses. Detta tillvägagångssätt kan inkludera snabbmeddelanden, en nyhetsflödesfunktion och en mobilapp. En mobilapp hjälper särskilt till att nå frontlinjearbetare som är ansiktet på ditt företag.

på samma sätt är det mycket lättare att rikta in sig på olika medarbetarsegment genom att förstå hur de interagerar med innehållet du skapar. Arbetare är mer benägna att engagera sig med innehåll som är personligt och relevant. Om du till exempel är medveten om att frontlinjearbetare använder din företagsapp mer än de öppnar dina e-postmeddelanden kan du rikta en majoritet av meddelandena i appen för att fokusera på deras behov.

Håll innehåll engagerande och relatabelt

för att verkligen fånga dina anställdas uppmärksamhet måste ditt intranät ha mer innehåll som ger värde till hela din personal. Hur vi konsumerar innehåll har förändrats och de verktyg vi använder för att engagera vår personal måste återspegla hur vi kommunicerar online och utanför kontoret.

för att optimera din innehållsstrategi måste du se till att anställda enkelt kan komma åt och upptäcka dina meddelanden. Olika typer av innehåll på ditt intranät kan inkludera:

• händelser och konferensmeddelanden
• VD thought leadership pieces
• Vanliga frågor
• IT-handledning
• nyhetsflöden
• diskussionsforum
• en blogg
• videor och videor infographics
• offentligt erkännande av individuella prestationer

ditt intranät bör vara ett verktyg för att ge en fantastisk medarbetarupplevelse. Lag är mycket mer benägna att vara engagerade i ditt innehåll om du håller innehållet fokuserat på att uppmuntra arbetstagarnas deltagande istället för meddelanden uppifrån och ner.

ett intranät bör vara en plats för dialog mellan arbetsgivare och arbetstagare istället för en plats där arbetstagare bara konsumerar information snarare än deltar.

alla de bästa intranäten behöver dessa saker

återigen är intranät en äldre teknik, vilket innebär att företag måste vidta åtgärder för att hålla dem uppdaterade och arbeta på sätt som passar företagets behov. Även om intranät, genom design, är långsamma att uppdatera, svåra att komma åt för fjärr-och frontlinjearbetare, och inte riktigt byggdes för att ge aktuell information, betyder det inte att du inte kan övervinna dessa nackdelar. De bästa intranäten kan vanligtvis utrustas med de bästa verktygen för att göra det möjligt för dina anställda. Här är det viktigaste elementet ditt intranät behöver.

användarvänlig design

eftersom intranätteamet ansvarar för att ladda upp, skapa och hantera intranätet kan det ofta vara svårt att ta ett steg tillbaka och se till att intranätet är användarvänligt. Du borde fråga dig själv, varför använder arbetstagare intranätet? Använder de det för att samarbeta med kollegor, upptäcka ny information eller helt enkelt fylla i pappersarbete?

här är vad ditt intranät behöver om du vill göra det enkelt att använda och ge anställda de verktyg de behöver.

• Integrationsfunktionalitet: istället för att genomgå den tråkiga uppgiften att uppdatera intranätet innebär integrationsfunktionalitet att du kan få de senaste verktygen och funktionerna utan att behöva genomgå en hel uppdatering. Med integrationsfunktionalitet kan du automatiskt skicka nyheter och uppdateringar direkt till intranätet utan att behöva ta ett extra steg.
• sökfunktionalitet: ett av de största hindren för ett intranät är en föråldrad sökfunktion. Att se till att dina anställda får den information de behöver utan att spendera timmar på att gräva igenom sida efter sida är avgörande för att säkerställa en användarvänlig upplevelse.

ditt intranät bör vara det första stället dina anställda går för att få den information de behöver. Att optimera deras upplevelse innebär att se till att ditt intranät är byggt för att möjliggöra och stödja din personal.

Metrics

ditt intranät ska fungera som en plattform för intern kommunikation och hjälpa till att nå bredare affärsmål. Fråga dig själv, vilken roll spelar intranätet för att lösa strategiska organisationsmål, och är det anpassat för att hjälpa till att nå dem?

det enda sättet att veta om intranätet bidrar till ditt företags framgång är att mäta din interna kommunikationsprestanda. För att optimera din kommunikationsstrategi måste du veta vad som fungerar och vad som inte är. Genom att analysera dina kommunikationsmått kan du upptäcka hur olika anställda interagerar med dina meddelanden.

du måste först definiera vilka mätvärden du ska spåra för att analysera din prestanda. Oavsett om det handlar om att öka intranät adoption eller ge anställda att kommunicera via intranätet, identifiera viktiga resultatindikatorer hjälper dig att spåra dina framsteg. Genom att spåra dina mätvärden över tid kan du skapa handlingsbara insikter för att omdefiniera din kommunikationsstrategi.

Employee empowerment

en framgångsrik organisation har en stark företagskultur som finns i alla avdelningar. Ett intranät kan fungera som ett fordon för att överföra ditt uppdrag och värderingar till hela din arbetskraft.

anställda ska känna sig bekväma att bygga och bidra till din företagskultur genom en livlig dialog på ditt intranät. Gör resurser tillgängliga som ger anställda möjlighet att bygga en stark företagskultur. Funktioner som medarbetarigenkänning, prestationsmål, en onboardingprocess och att uppmuntra arbetstagare att vara aktiva på intranätet kan bidra till att bygga en framgångsrik företagskultur.

hur jämför din digitala arbetsplats?

visste du, enligt McKinsey & företag, Effektiv intern kommunikation kan öka produktiviteten med 20-25%?

att hålla anställda engagerade och produktiva är ett stort mål för många företag. Att ha meddelanden som är lätta att komma åt och tillgängliga på olika enheter och kanaler är centralt för att hålla Team informerade.

det råder ingen tvekan om att arbetsplatsens produktivitet har testats i år som aldrig tidigare. Men finns det för många företagsappar som konkurrerar om dina anställdas uppmärksamhet? Läs vår rapport och se varför IT-ledare är överens-74% säger att den höga volymen av medarbetarengagemang kanaler har påverkat produktiviteten på arbetsplatsen.

när arbetare blir mer distribuerade måste kommunikationsverktyg kunna nå varje arbetare. De flesta intranät tar år att uppdatera och är ofta otillgängliga för anställda som inte arbetar vid ett skrivbord. Denna ineffektivitet hindrar arbetstagarnas förmåga att utföra sina roller. Medan en intranätuppdatering kan finnas på din att göra-lista, överväga att fråga dig själv om ett intranät ensam är den bästa lösningen för dina kommunikationsbehov. Du borde fråga dig själv:

1. är ett intranät fortfarande relevant för din organisation?
2. är dina meddelanden användarvänliga och frekventa?
3. kan din arbetsstyrka enkelt komma åt intranätet?
4. når du varje anställd på deras föredragna kanaler?
5. kan du rikta in dig på specifika medarbetarsegment med personlig information?
6. hur länge väntar du innan du kan uppdatera ditt intranät?
7. kan du noggrant mäta effekten av din kommunikation?

om du befinner dig ifrågasätter varför du fortfarande har ett intranät, kan det vara dags att ompröva din strategi och utnyttja en workforce communications-plattform för att integrera alla dina interna kommunikationskanaler för att verkligen engagera och anpassa dina anställda.

en internetuppdatering kommer inte att lösa de grundläggande strukturella problemen som hindrar anställda från att få den information de behöver i tid. Utnyttja hela potentialen i ditt intranät genom att hålla jämna steg med bästa praxis och integrera med de verktyg som kan hjälpa till att uppfylla dina affärsmål.

lär dig hur Firstup ger organisationer med den ledande kommunikationsplattformen för arbetskraft att verkligen nå, informera och engagera anställda att arbeta som en.

Vanliga frågor om intranät

fråga: Vad är ett intranät?
svar: Intranät är privata nätverk som används av organisationer för att distribuera kommunikation uteslutande till sina anställda, och de har använts i årtionden av företag för intern kommunikation.

fråga: Vad är skillnaden mellan internet och ett intranät?
svar: internet är ett offentligt nätverk som inte ägs av någon enhet, medan ett intranät är privatägt och inte tillgängligt för alla som kan komma online.

fråga: Vad är skillnaden mellan ett intranät och ett extranät?
svar: Skillnaden mellan ett intranät och ett extranät är att medan ett intranät är begränsat i åtkomst till en organisation, kan ett extranät nås av auktoriserade tredje parter som kunder, leverantörer eller partners.

fråga: varför skulle ett företag använda ett intranät?
svar: intranät används främst av anställda för att söka efter information, kommunicera över en organisation och hantera arbetsflöden. Ett exempel på ett intranät är en webbplats som uteslutande används av ett flygbolag för att leverera uppdateringar och information till sin personal.

fråga: Vad är intranät programvara?
svar: en intranät programvara tillåter företag att bygga ett privat, säkert nätverk som endast kan nås av företagets anställda. Detta intranät fungerar som portal för anställda att få tillgång till interna och externa resurser och gör det möjligt för arbetstagare att kommunicera, samarbeta och dela dokument och annan information.

fråga: Vad är en intranätsida?
svar: en intranätsida är en intern webbplats (eller portal) som hjälper anställda att hålla sig uppdaterade med sitt företag. Det fungerar som en webbplats, kommunikationskanal, kunskapshanteringsverktyg och samarbetsplattform. När företag använder mer och mer avancerade tekniska verktyg för att kommunicera med och engagera anställda, finns det ett växande ansvar för att effektivt nå frontlinjen och anställda på kontoret oavsett var de arbetar.