Vad är extrem projektledning och är det rätt för ditt Team?

dagens projekt skiljer sig från projekten för 10 eller 20 år sedan. För det mesta tack vare introduktionen av internet och efterföljande molnbaserad programvara, liksom begreppet vad som är en professionell tjänst som spelar in, har vårt sätt att arbeta-och därmed våra projekt — genomgått en revolution.

hur projekten står nu: projektkraven kan förändras dagligen och ansvariga team förväntas hantera dessa situationer flytande. Intressenter vill ha mer engagemang i projekt medan de fortfarande är i process, vilket innebär att de kan ändra sig (och skapa extra arbete för team) när som helst. Nyheter om politiska, ekonomiska eller miljömässiga problem bryter 24/7, och lag måste växla för att svara i enlighet därmed.

traditionell Projektledning (TPM) är vanligtvis inte utrustad för att hantera denna nya era av projekt. Steg-för-steg-arbetsflödet (t.ex. vattenfallsmodellen), styva tidslinjer och strikta krav har svårt att anpassa sig till behovet av förändring halvvägs genom ett projekt. Uppdateringar av planen kräver att teammedlemmarna hoppar igenom hoops och konsulterar flera chefer innan de får slutligt godkännande. Dessa begränsningar flaskhalsar framsteg och slutar driva TPM-projekt över budget och tidigare tidsfrister.

dagens projekt är ofta bättre lämpade för extrem Projektledning.

Vad är extrem Projektledning?

Extreme project management (XPM) är kort och flexibel där traditionell Projektledning inte är. Traditionell Projektledning innebär att skapa en plan och hålla fast vid den, vanligtvis för långsiktiga projekt. XPM låter dig ändra din projektplan, din budget och ditt slutliga resultat för att passa förändrade behov, oavsett vilket stadium projektet befinner sig i, och involverar vanligtvis projekt som bara varar några veckor eller till och med bara dagar.

XPM är tänkt att hjälpa dig att hantera det okända — de variabler som ändras och dyker upp när ett projekt fortskrider. I slutet av ditt projekt handlar det om att leverera önskat resultat, inte bara det ursprungligen planerade resultatet. De människor som inser halvvägs genom ett projekt att den ursprungliga produkten inte är idealisk har utrymme att ändra planen. Lag som använder XPM måste vara villiga att göra flera försök att få det rätt, istället för att helt enkelt fokusera på att slutföra allt efter det första försöket.

är extreme project management rätt för dig?

Hur vet du om ditt projekt kräver extrem Projektledning? Här är några vanliga egenskaper hos extrema projekt:

• snabbt arbete
• mycket komplexa projektbehov och resultat
• frekventa ändringar av projektkraven när projektet fortskrider
• Trial-and-error approach för att se vad som fungerar
• Självkorrigeringsprocess när saker går fel för att komma tillbaka på rätt spår
• ett steg bort från hierarki i beslutsfattande
• folkdrivna projekt, istället för processdrivna (människor anpassar inte sina projekt för att passa modellen, de anpassar modeller för att passa projektet)

om detta låter som ditt arbete, överväga XPM och hur du kan anta detta tillvägagångssätt.

hur man utför Extreme Project Management

Extreme project management är tänkt att vara snabb och smidig. Börja med att samla ett team av människor runt dig som är villiga och redo att omfamna denna smidiga tankesätt. Om dina teammedlemmar föredrar långsamt arbete och får varje beslut godkänt av högsta ledningen, fungerar det inte.

när du har monterat ditt stjärnlag, följ dessa steg:

1. skapa en projektplan med extrem projektledning i åtanke. Det innebär att man förväntar sig förändring, erkänner att tidslinjer kan förändras och lämnar utrymme för fel.
2. för att säkerställa framgång, se till att din plan svarar på alla dessa frågor (från boken eXtreme Project Management av Doug DeCarlo):
   —Vem behöver vad och varför?
   – Vad krävs för att göra det?
3. Schemalägg arbete i korta cykler — några veckor vid max.
4. har ett projekt kick-off möte för att ge alla den fullständiga genomgång av arbetet, och få folk glada att få arbeta på en stor, nytt projekt. Svara på alla frågor och kommunicera förväntningarna tydligt. Gör projektets synlighet till en prioritet från och med Dag 1.
5. kommunicera ofta med din klient, lyssna noga på deras önskemål och behov och vidarebefordra deras feedback till ditt team omedelbart.
6. Följ upp arbetscykler med incheckningar, granskningssessioner och omjusteringsmöten om projektet verkar komma ur spår.
7. när projekt eller cykler slutar, fira varje vinst. Få team att känna sig uppskattade för att hålla dem glada över det krävande arbetet. Överväg att starta varje möte med att lista lagets prestationer sedan det senaste mötet, eller gå runt för att få alla att lista en prestation de är stolta över.

Ställ inte in fler processer än du behöver för att slutföra projektet. Extreme project management rekommenderar att kyssa dina projekt-håll det enkelt, dumt. Varje projekt kommer förmodligen att kräva olika steg och olika mallar, så anpassa varje projekt för att passa dina behov. Om ditt team insisterar på att du gör processer för komplicerade, klipp ut extra steg.

Extreme Project Management för att ändra projekt

om du identifierade dig med problemen med traditionell projektledning eller egenskaperna hos extreme-projekt, överväg att läsa mer om XPM för ditt team. Jag föreslår boken som nämns ovan, eXtreme Project Management av Doug DeCarlo. Det går in i detalj om allt du bör veta för att komma igång med XPM, inklusive tips för föreslagna möten, hantera intressenter, och lösa projekt vägspärrar.

gjorde övergången från TPM till XPM framgångsrikt-eller till och med utan framgång? Berätta om din erfarenhet och vad som fick dig att ta språnget i kommentarerna nedan. Vi vill gärna lära oss från ditt förstahandskonto.