Vad är P2P cykel? – 12 steg i SAP Procure-To-Pay-cykeln

en P2P-cykel är en process för hur en organisation eller ett företag handlar om att anskaffa varor och tjänster, betala leverantören och ta emot varorna.

cykeln börjar med att begära offerter från leverantörer innan du skapar inköpsorder som skickas till leverantörer. När de har mottagits görs kvalitetskontroller innan de utfärdar fakturor följt av betalning.

denna artikel diskuterar varje steg i P2P-cykeln i detalj.

Vad är P2P förfarande?

procure-to-pay-cykeln (P2PCycle) är de affärsprocessaktiviteter som uppstår när du skapar och accepterar inköpsorder, betalningar för varor eller tjänster.

detta inkluderar allt från inköp av produkter till betalande leverantörer efter att ha mottagit leverans av dessa varor; det kan till och med innebära omvända transaktioner där tidigare köpta varor returneras innan de skickas ut!

alla moderna ERP-system, inklusive SAP, upprätthåller goda P2P-processautomatiseringsfunktioner.

i det här inlägget tas p2p-cykeln SAP MM som referens.

steg i P2P-cykeln

du hittar de 12 stegen i SAP Procure-To-Pay-Cykelinformationen nedan.

processen för Procure-to-Pay eller P2P-cykeln börjar när en köpare finner ett behov av vissa varor eller tjänster.

Kravidentifiering

kravidentifiering är det första steget i P2P-cykeln.

när det finns brist på råvaror eller tjänster eller delar som behövs för att fortsätta verksamheten, kommer den ansvariga personen att identifiera materialets behov eller nytta.

materialet eller tjänstens behov informeras sedan till inköpsavdelningen genom att skapa en köpbegäran.

inköpsförfrågan kommer att skickas till inköpschefen.

godkänna inköpsordern

inköpschefen utvärderar den mottagna inköpsordern.

beroende på vikten och kostnaden för materialet eller tjänsten kommer det att skickas till ledande befattningshavare för revision.

här kan inköpsordern antingen godkännas eller avvisas.

Inköpsordergodkännande

Antag att inköpschefen får godkännande från sina seniorer. I så fall kommer han att godkänna inköpsordern och skicka PO till upphandlingsavdelningen.

upphandlingsavdelningen kontrollerar förfrågningsformuläret för att förstå kravet.

kortlista leverantörerna

beroende på typen av begäran kommer antingen en ny lista över leverantörer att listas, eller upphandlingsavdelningen kan direkt närma sig den befintliga leverantören för materialet.

kortlista av leverantörerna beror på deras trovärdighet, leverantörsklassificering, produktens eller tjänstens kvalitet och prissättning.

med citat från leverantörerna

här skickar köparen RFP till alla listade leverantörer för att förklara kraven. Försäljarna uppmanas sedan att ge sina offerter.

leverantörsval

här utvärderas leverantörens svar på RFP, villkor och citat förhandlas med leverantörerna.

säljaren vars offert och köparen accepterar villkoren är listade och avtalet kommer att undertecknas.

leveransmeddelande

när avtalet har undertecknats och PO har bekräftats skickar säljaren leveransmeddelandet till köparen. Meddelande som informerar om de varor eller tjänster som de tillhandahåller.

vid denna tidpunkt är vi halvvägs genom upphandlingscykeln. Leveransmeddelandet innehåller alla detaljer som en beskrivning av varorna, leveransdatum.

ta emot varorna

företaget tar emot varorna från leverantören. De erhållna materialen eller tjänsterna inspekteras för att kontrollera materialets kvalitet.

leveransteamet jämför PO med leveransmeddelandet för att validera om de två matchar. Om de matchar utfärdar företaget kvittot till säljaren.

men om det finns avvikelser kan företaget kontakta säljaren och begära återbetalning eller ersättning.

inspelning av fakturan

efter att ha mottagit kvittot från företaget skickar leverantören dem fakturan för betalning. Fakturan kommer att ha alla betalningsuppgifter relaterade till de levererade varorna.

3-vägs matchning

när fakturan har mottagits från säljaren måste alla relaterade dokument som inköpsorder och leveransmeddelande granskas av företagets bokföringsavdelning.

göra en betalning till leverantören

Antag att kontoavdelningen hittar matchningen mellan alla dokument angående pris, kvantitet och villkor. I så fall kommer betalningen att göras till säljaren enligt de överenskomna villkoren.

rapportering

när säljaren gör betalningen dokumenteras hela processen och rapporter skapas.

fördelar med Procure-to-pay-cykeln

köp-till-betala-cykeln hjälper ditt företag att växa med följande fördelar.

förbättrar inköpsprocessen: upphandlingscykeln definierar tydligt stegen i inköpsförfarandet. Därför ökar den totala effektiviteten i inköpsprocessen.

minskar bearbetningskostnaderna: ERP-inköpsmodul hjälper till att minska inköpsprocedurens bearbetningskostnad genom att tillhandahålla lagerspårning utan pappersarbete.

dess onlinebeställningsförmåga hjälper användaren att ställa in lagernivåerna så snart order förvärvas.

ger öppenhet: Köp-till-betala-cykeln hjälper inköpspersonerna och leverantörerna att se var rekvisitionen är. På detta sätt ger det och ökar synligheten i försörjningskedjan.

ökar förhållandet med säljaren: inköp-till-betalning-processen säkerställer att beställningarna görs exakt och betalningar för leverantörerna skapas korrekt.

det gör det också möjligt för leverantörer och köpare att kommunicera och samarbeta enkelt för att lösa tvister snabbt. Dessa viktiga saker leder till att förbättra relationen med säljaren.

ger en chans att förhandla om priset: Eftersom det förbättrar förhållandet med säljaren kan köpare begära att förhandla om pris och avtalsvillkor.

gör datarapportering enkelt: när du har ett molnbaserat lagerhanteringssystem kan du enkelt hämta realtidsrapporter som lönsamhetsrapporter, kostnadsrapporter och avfallsrapporter.

denna information gör det möjligt för cheferna att ha ett fullständigt grepp om sitt kassaflöde och fatta lämpliga köpbeslut.

förbättrar produktiviteten: eftersom det optimerar inköpsprocessen bidrar det till att förbättra produktiviteten.

hjälper till att leverera i tid: när produktiviteten förbättras kommer du att leverera produkten eller tjänsterna i tid.

Hur förbättrar du upphandlingscykeln?

genom att följa nedanstående metoder kan du förbättra din köpprocess.

• behåll insynen i processen
• implementera den bästa programvaran för köp att betala
• öka leverantörsengagemanget
• har välorganiserad kontraktshantering
• förbättra lager

automatisera P2P cykel

köp-till-betala cykel omfattar många avdelningar i organisationen, liksom många leverantörer.

eftersom det är en lång process med mycket pappersarbete och administrativa uppgifter kräver det mycket pengar och tid.

genom att automatisera P2P-cykeln kan organisationer optimera hela processen med hjälp av teknik.

minskat pappersarbete och mänsklig inblandning genom att automatisera P2P-processen hjälper företag att minska driftskostnaderna.

parametrar för att välja programvara för procure-to-pay cykel

du måste välja den bästa tekniken för P2P processen. Tänk på följande parametrar när du väljer programvaran.

• hastighet av programvaran: Välj det program som fungerar snabbt så att det bidrar till att minska den tid det tar för processen och minska laget styrka.
• mjukvarans flexibilitet: Välj det program som kan uppfylla alla dina affärsbehov och följa affärsreglerna. Programvaran ska kunna uppgraderas till den nya versionen och enkelt anpassas efter dina behov.
• transparens: ansökan ska ge goda insikter för att göra ditt arbete. Det bör låta dig ha rätt information för att minska uppföljningar både inom och utanför företaget.
• även dela uppgifter: se till att din programvara delar uppgiften lika bland dina teammedlemmar. Programvaran ska ha möjlighet att skicka rekvisitioner automatiskt till säljaren beroende på tidigare köphistorik.
• Leverantörskommunikation: applikationen ska hjälpa dig att kommunicera med dina leverantörer, och det bör också göra det möjligt för leverantörerna att kontrollera fakturorna, offertgodkännanden, betalningar själva.

lista över procure-to-pay programvaruleverantörer

många leverantörer tillhandahåller programvaran på marknaden. Jag listar några bästa leverantörer.

• SAP Ariba
  • det ger enkel, snabb och användarvänlig teknik.
  • den integreras effektivt med andra ERP-system.
  • det erbjuder flexibla processer med budgetkontroll och godkännandehantering.
  • det ger absolut kvitto och Återförening process.
• GEP Smart
  • den är byggd av expertis i upphandlingsprocessen.
  • det ger omfattande teknik för direkta och indirekta upphandlingsprocesser.
  • det ger en molnplattform med enhetlig uppströms sourcing och nedströms upphandlingsprocess.
• Coupa BSM platform
  • det ger programvara som har fullständig synlighet och håller fast vid upphandlingsprocessen.
  • det ger en modern designupplevelse.

vilka är utmaningarna med en procure-to-pay-cykel?

vid bearbetning av inköp till betalning står en organisation inför många problem. Här kommer jag att lista ut utmaningar i upphandlingen att betala processen.

konsolidera systemet och processen

du vet att en organisation har många avdelningar, och varje avdelning kommer att ha sina system och verktyg. Det gör integrationen av data svår.

frånvaro av auktoritet och efterlevnad

vanligtvis påverkar styrning och efterlevnad flexibiliteten i upphandlingsprocessen.

Unconcern av ledningen

generellt anser ledningen att inköpsprocessen inte är en kritisk process. Så ledningen prioriterar mindre att förbättra processen med uppgraderad teknik.

frånvaro av adoption

vanligtvis utformar en person som vet mycket mer om inköp och dess komplexitet upphandlingsverktyg eller programvara.

därför kommer programvaran att vara helt fokuserad på dess funktioner, inte på användbarhet. Så ibland kan användare ha svårigheter när de använder upphandlingssystemet.

användare har inte tillräckligt med utbildning för att använda systemet korrekt. På grund av alla dessa frågor kommer flera företag inte att visa intresse för att anta Köp-till-betala-teknik.

brist på kommunikation

i många organisationer kommer förändringar som görs i hela organisationen inte att kommunicera med användarna eller personalen. Så ibland kommer organisationen att misslyckas med att välja rätt upphandlingsprogramvara för den.

därför kommer den valda tekniken inte att uppfylla och uppfylla användarkraven. Dessutom påverkar det kvaliteten och leverans i tid av produktionen.

hur hanterar man utmaningarna?

Följande är några förslag för att hantera ovanstående utmaningar som köpprocessen står inför.

automatisera processen

det är den bästa tanken att automatisera hela inköpsprocessen. Det bidrar till att öka effektiviteten och minska processkostnaden.

omvandling av inköpsrekvisition till inköpsorder sker automatiskt.

godkännandeprocessen, faktureringen och andra processer sker utan några komplikationer och avbrott. Därför är den lämplig för både leverantörer och organisationen.

detta automatiserade system gör det möjligt för inköpsteamet att koncentrera sig på mer värdefulla verk. Det gör det också möjligt för betalningsavdelningen att öka produktiviteten och minska kostnaderna.

tekniken betalar säljaren i tid. Därför finns det ingen risk för sen betalning. Det hjälper till att binda kunden och leverantören med ett bra band.

på grund av den tidiga betalningen kan du också få några rabatter, vilket hjälper till att minska kostnaden.

Tänk på användarupplevelserna

automatisera processen blir framgångsrik och värdig endast när den tjänar sitt syfte. Därför bör det vara till hjälp och lätt att använda för de anställda.

om de anställda har svårt när de använder systemet eller tekniken, är det ingen nytta att implementera den automatiska processen.

därför när du implementerar ett nytt system, överväga anställdas eller användarnas upplevelse.

Tänk på korrekt design

anta en arbetarcentrerad metod för att utforma upphandlingsprocessen. Det bidrar till att utveckla ett system som tar hänsyn till användare och användbarhet. Det blir lätt att använda för arbetaren när tiden går.

Adopt cloud system

du vet att för en organisation är master data security mycket viktigare. Molnteknik hjälper organisationen att standardisera affärsprocessen.

det ökar effektiviteten och minskar processutgifterna. Det gör det också möjligt för organisationen att ändra systemet snabbt och effektivt.

Håll processen flexibel

i den gamla inköpsprocessen gjordes processen endast internt med en eller två enheter.

numera börjar anställda fråga åtkomst var som helst, när som helst med oavsett enheter.

så det gör det möjligt för arbetstagaren att arbeta var som helst och när som helst och därmed förbättrar upphandlingsprocessen i full fart.

slutsats

det här blogginlägget har gett dig en grundläggande förståelse för de 12 stegen som är involverade i SAP Procure-To-Pay-cykeln.

Procure-to-Pay-cykeln är en process för att flytta varor från inköpsstället till leverans. Det sker i flera steg och kan effektiviseras genom automatisering.

framtida teknik kan vara blockchain i procure-to-pay för att förbättra transparensen.

blockchain är en öppen, distribuerad huvudbok som kan spela in aktiviteter mellan två parter verifierbara och oföränderliga.

inte bara SAP MM, p2p cycle Oracle apps, PeopleSoft och liknande företagsprogramvarulösningar ger P2P-funktioner.

du kommer också att gilla:

• lista över topp 7 ERP-moduler detalj
• ERP Inköpsmodul och dess funktioner
• Vad är årlig fysisk inventering?
• Vad är kundorder?
• Vad är Demand Management?